Questa pagina contiene tutto il necessario per scaricare e compilare un fac-simile di verbale di consegna chiavi ufficio in formato Word e PDF. Il documento, disponibile nei due formati, serve a formalizzare la consegna di chiavi fisiche o strumenti di accesso elettronici a dipendenti, collaboratori o terzi autorizzati e a definire chiaramente responsabilità, modalità di utilizzo e procedure da seguire in caso di smarrimento o uso non autorizzato.
Fac simile verbale consegna chiavi ufficio Word
Il modello in formato Word è pensato per essere facilmente compilabile e personalizzabile secondo le esigenze della vostra azienda: potete inserire i dati dell’azienda, del consegnatario, la lista dettagliata delle chiavi e le condizioni di utilizzo. Scaricatelo, compilatelo e conservatene una copia cartacea e una digitale secondo le policy aziendali.
Fac simile verbale consegna chiavi ufficio PDF
Il modello in PDF è ideale per chi desidera stampare immediatamente il verbale e raccogliere le firme autografe. È perfetto per la conservazione cartacea e per allegare una copia del documento di identità del consegnatario. Utilizzate il PDF se preferite distribuire moduli non modificabili o se dovete archiviare versioni firmate fisicamente.
Esempio verbale consegna chiavi ufficio
VERBALE DI CONSEGNA CHIAVI UFFICIO
Protocollo n. _____________
Data consegna: _____________
Luogo consegna: _____________
Dati dell’azienda/consegnante
Ragione sociale: _____________
Sede legale / Indirizzo: _____________
Referente consegnante (nome e ruolo): _____________
Contatto (telefono/email): _____________
Dati del consegnatario
Nome: _____________
Cognome: _____________
Ruolo / Mansione: _____________
Matricola / Codice dipendente (se applicabile): _____________
Reparto / Ufficio: _____________
Contatto (telefono/email): _____________
Documento di identità (tipo e numero): _____________
Elenco chiavi e dispositivi consegnati
Numero | Tipo (chiave fisica / badge / smart card / credenziale / altro) | Descrizione/Localizzazione | Codice identificativo / Numero | Quantità | Note
1) _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________
2) _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________
3) _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________
4) _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________ | _____________
(Altre voci se necessarie) _____________
Condizioni di utilizzo e custodia
– Il/la sottoscritto/a dichiara di aver ricevuto in consegna gli strumenti/chiavi sopra elencati e si impegna a conservarli con diligenza e a non cederli a terzi non autorizzati. Accetto le seguenti condizioni: _____________
– L’uso è consentito esclusivamente per svolgere le mansioni connesse al ruolo aziendale. Eventuali usi impropri devono essere evitati. Eventuali restrizioni specifiche: _____________
– In caso di necessità di duplicati o sostituzioni, è obbligatorio richiedere autorizzazione scritta all’azienda. Procedura per richieste: _____________
Obblighi in caso di smarrimento, furto o uso non autorizzato
– In caso di smarrimento o furto il/la consegnatario/a si impegna a darne immediata comunicazione scritta al referente aziendale e a compilare la dichiarazione di smarrimento entro _____________ ore/giorni dalla scoperta. Modalità di segnalazione: _____________
– L’azienda valuterà eventuali misure di sicurezza, inclusa la disattivazione di badge/smart card o la sostituzione delle serrature. Eventuali responsabilità economiche a carico del dipendente (se previste): _____________
Trattamento di chiavi digitali e credenziali
– Le credenziali digitali, i codici di accesso e gli account assegnati sono considerati strumenti di lavoro e devono essere custoditi secondo le policy aziendali. Policy/Note: _____________
– Non è consentita la condivisione delle credenziali. In caso di necessità di accesso temporaneo a terzi, procedura autorizzativa: _____________
Conservazione del verbale e allegati
– Si allega copia del documento di identità del consegnatario: Sì ___ No ___
– Il presente verbale verrà conservato presso: _____________ (cartaceo/digitale; indicare posizione archivio e responsabile)
– Validità del verbale fino a restituzione delle chiavi o cessazione rapporto di lavoro: Data prevista/condizioni: _____________
Restituzione
– Al termine del rapporto di lavoro o in caso di cessazione della necessità d’uso, il/la consegnatario/a si impegna a restituire le chiavi/dispositivi entro _____________ giorni e a firmare la ricevuta di avvenuta restituzione.
Data restituzione: _____________
Elenco chiavi restituite (annotare eventuali mancanze o danni):
1) _____________ | Stato: _____________ | Note: _____________
2) _____________ | Stato: _____________ | Note: _____________
Dichiarazione del consegnatario
Dichiaro di aver letto e compreso le condizioni sopra riportate e di accettarle. Mi impegno a rispettare le procedure aziendali relative alla custodia e all’uso delle chiavi e dei dispositivi consegnati.
Firma consegnatario: ___________________________ Data: _____________
Dichiarazione del consegnante (azienda)
Dichiaro di aver consegnato quanto sopra indicato e di aver fornito le informazioni sulle modalità di uso, custodia e segnalazione in caso di smarrimento/furto.
Firma consegnante (nome e ruolo): ___________________________ Data: _____________
Sezione per annotazioni aziendali e note interne
Annotazioni: ________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Sezione per la registrazione in archivio
Ricevuto in archivio da: _____________ Data archiviazione: _____________ Riferimento file: _____________
Firma di ricevuta restituzione finale (se diversa dalla prima restituzione)
Firma consegnante: ___________________________ Firma consegnatario: ___________________________ Data: _____________
Come scrivere un verbale consegna chiavi ufficio
Scrivere un verbale di consegna chiavi ufficio richiede chiarezza nella descrizione degli elementi essenziali e attenzione alle responsabilità che si intendono attribuire. Il documento deve aprirsi con data e luogo della consegna, seguiti dai dati identificativi dell’azienda e del referente che effettua la consegna, quindi dai dati anagrafici e di ruolo del consegnatario; queste informazioni permettono di ricostruire in modo inequivocabile chi ha avuto la disponibilità delle chiavi in un determinato periodo.
È fondamentale riportare in modo dettagliato l’elenco degli strumenti consegnati: per ogni voce andranno indicate la tipologia (chiave fisica, badge, smart card, credenziale digitale ecc.), il codice o numero identificativo eventuale, la quantità e una breve descrizione della localizzazione o dell’accesso associato. Nella parte dedicata alle condizioni d’uso occorre definire in termini semplici ma precisi le regole di custodia, il divieto di cessione a terzi non autorizzati, le limitazioni d’uso correlate alle mansioni e la procedura per richiedere duplicati o sostituzioni, specificando chi autorizza e come si richiede l’intervento.
Il verbale deve inoltre prevedere una sezione chiara sugli obblighi in caso di smarrimento, furto o uso non autorizzato: bisogna indicare i tempi e le modalità di comunicazione al referente aziendale, l’eventuale obbligo di compilare una dichiarazione di smarrimento e le possibili misure che l’azienda potrà adottare, come la disattivazione di badge o la sostituzione delle serrature. Quando gli strumenti consegnati comprendono credenziali digitali o account, il verbale dovrebbe richiamare le policy aziendali sul trattamento delle credenziali, il divieto di condivisione e le modalità di custodia sicura, così da considerare esplicitamente questi strumenti alla stregua degli altri strumenti di accesso. È buona prassi allegare copia del documento di identità del ricevente e specificare dove e come verrà archiviato il verbale, indicando la modalità di conservazione (cartacea o digitale), il responsabile dell’archivio e i riferimenti per la ricerca del file.
Infine, il verbale deve prevedere la procedura di restituzione al termine del rapporto di lavoro o al cessare della necessità d’uso, con l’obbligo di restituire le chiavi e di firmare la ricevuta di avvenuta riconsegna; questa sezione dovrebbe consentire di registrare eventuali mancanze o danni. Le firme del consegnante e del consegnatario certificano la presa visione e l’accettazione delle condizioni; mantenere copie sia cartacee sia digitali facilita audit, verifiche interne e eventuali indagini successive. Pur non essendo un documento imposto da una norma specifica, il verbale rappresenta una prassi consolidata e altamente consigliata per tutelare sia l’azienda sia il personale, riducendo il rischio di contestazioni e fornendo prove documentali in caso di eventi rilevanti.