In questa pagina vi forniamo un modello di lettera di consegna delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti. Questo è uno strumento utile e professionale per i leader aziendali, i manager o i proprietari di piccole imprese che cercano un modo formale ed efficace per gestire la consegna delle chiavi dell’ufficio ai nuovi dipendenti o a quelli esistenti. Il modello è disponibile in formato Word e PDF, rendendo facile l’adattamento e la personalizzazione secondo le specifiche necessità della vostra organizzazione. Basta scaricare, compilare i dettagli e stampare o inviare via email. Questo non solo vi farà risparmiare tempo, ma garantirà anche la coerenza e la chiarezza in ogni interazione professionale.
A cosa serve il modello lettera consegna chiavi ufficio ai dipendenti
La lettera di consegna delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti è un documento formale utilizzato per registrare e formalizzare la consegna fisica delle chiavi di un determinato ufficio o spazio di lavoro a un dipendente specifico. Questa lettera spesso serve come prova documentale del trasferimento di controllo fisico e responsabilità di uno spazio di lavoro da un individuo o entità a un altro, in questo caso, al dipendente.
Lo scopo principale di questa lettera è di garantire che entrambe le parti (l’azienda e il dipendente) comprendano chiaramente le loro responsabilità riguardo allo spazio di lavoro. Serve anche come un importante documento legale in caso di dispute future riguardanti danni allo spazio di lavoro o perdita delle chiavi.
Inoltre, la lettera di consegna delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti può anche servire come un documento informativo per il nuovo dipendente, poiché può contenere ulteriori informazioni sull’edificio, le sue strutture e le sue politiche di sicurezza.
Infine, è importante notare che questa lettera dovrebbe essere firmata e datata sia dal dipendente che riceve le chiavi che dal responsabile dell’azienda che le consegna. Entrambe le parti dovrebbero conservare una copia della lettera per i propri archivi.
Come compilare la lettera consegna chiavi ufficio ai dipendenti
Una lettera di consegna delle chiavi dell’ufficio è un documento importante che stabilisce un accordo tra il datore di lavoro (o l’amministratore dell’edificio) e il dipendente che riceve le chiavi. Questa lettera dovrebbe contenere le seguenti informazioni:
-Informazioni di base: A inizio lettera dovrebbero essere presenti le informazioni di base come il nome e l’indirizzo del datore di lavoro o dell’amministratore dell’edificio, il nome del dipendente a cui vengono consegnate le chiavi e la data della lettera.
-Descrizione della chiave: La lettera dovrebbe descrivere chiaramente la chiave o le chiavi che vengono consegnate. Questo potrebbe includere il numero di serie della chiave, il numero di chiavi che vengono consegnate e la specifica porta o le porte che la chiave può aprire.
-Termini e condizioni: La lettera dovrebbe dettagliare le condizioni per l’uso della chiave. Questo potrebbe includere l’orario in cui il dipendente può accedere all’edificio, le regole per la duplicazione della chiave, le regole per la perdita o il furto della chiave, e le politiche per la restituzione della chiave quando il dipendente lascia l’azienda o cambia posizione.
-Responsabilità del dipendente: La lettera dovrebbe chiarire che il dipendente è responsabile per la sicurezza della chiave e per qualsiasi danno o perdita che potrebbe derivare dal suo uso improprio. Potrebbe anche includere la politica dell’azienda riguardo alla responsabilità per le spese in caso di perdita o furto della chiave.
-Firma: La lettera dovrebbe avere uno spazio per la firma del datore di lavoro o dell’amministratore dell’edificio e del dipendente. Questo serve ad accertare che entrambe le parti hanno letto e capito le condizioni per l’uso della chiave.
-Allegati: Se necessario, la lettera può includere allegati come una copia della politica dell’azienda riguardo all’uso delle chiavi o altri documenti pertinenti.
È importante ricordare che questa lettera ha valore legale e può essere utilizzata come prova in caso di controversie o problemi relativi all’uso della chiave. Pertanto, dovrebbe essere scritta in modo chiaro e preciso, e entrambe le parti dovrebbero conservare una copia per i propri archivi.
Esempio lettera consegna chiavi ufficio ai dipendenti
Consegna standard (chiavi postazione/ufficio)
Oggetto: Consegna chiavi ufficio e istruzioni d’uso
Alla/Al Sig.ra/Sig. [Nome Cognome] – [Ruolo/Reparto]
Con la presente Le consegniamo il seguente set di chiavi per l’accesso agli uffici di [Azienda]:
ID chiave/mazzo: [codice/numero] – Serratura: [porta/ufficio/armadietto]
Ulteriori dotazioni: [badge, portachiavi numerato, armadietto n. …]
Le chiavi sono personali e non cedibili; è vietata la duplicazione senza autorizzazione scritta della Direzione/Facility. In caso di smarrimento o furto dovrà darne immediata comunicazione a [referente]. Le chiavi vanno custodite con diligenza e utilizzate esclusivamente per finalità di servizio, nel rispetto del Regolamento aziendale e delle norme di sicurezza.
Alla cessazione o variazione delle mansioni, le chiavi dovranno essere restituite integre.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo] – [Azienda]
[Contatti]
Ricevuta di presa in carico
Io sottoscritto/a [Nome Cognome] dichiaro di aver ricevuto il set sopra indicato e di accettare le condizioni.
Firma dipendente __________________ Data ________ Firma consegnante __________________
Consegna temporanea (accessi straordinari/turni)
Oggetto: Consegna temporanea chiavi per accessi fuori orario
Per esigenze operative del progetto [nome], Le viene affidato in via temporanea il set chiavi:
ID: [codice] – Aree abilitate: [ingresso, sala server, archivio, ecc.]
Periodo di validità: dal [data] al [data] – Fasce orarie: [es. 6:00–22:00].
È vietata la permanenza oltre gli orari autorizzati, nonché la cessione a terzi. Al termine del periodo indicato, le chiavi dovranno essere riconsegnate a [ufficio/portineria] entro [ora/data]. Restano valide le regole su custodia, divieto di duplicazione e segnalazione immediata di smarrimento.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo] – [Azienda]
Ricevuta di presa in carico (temporanea)
Io [Nome Cognome] ricevo il set [codice] con scadenza [data] e accetto le condizioni.
Firma dipendente __________________ Data ________ Firma consegnante __________________
Consegna in sostituzione per smarrimento/furto (con note su addebiti)
Oggetto: Consegna sostitutiva chiavi – smarrimento/furto n. [ticket/pratica]
Alla/Al Sig.ra/Sig. [Nome Cognome] – [Reparto]
A seguito della Sua segnalazione di [smarrimento/furto] del set chiavi [codice precedente] in data [data], Le consegniamo il nuovo set:
ID: [nuovo codice] – Aree abilitate: [elenco].
La duplicazione non autorizzata è vietata. In base alla policy [nome policy/procedura], l’eventuale addebito dei costi di sostituzione serrature/chiavi è pari a € [importo] (ove previsto), che Le sarà comunicato dall’Amministrazione. Restano obbligatorie le misure di custodia e la segnalazione immediata di ogni anomalia.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Facility/HR/Security] – [Azienda]
Ricevuta sostitutiva
Dichiaro di ricevere il set [nuovo codice] in sostituzione del [vecchio codice] e di essere informato/a delle condizioni e degli eventuali addebiti.
Firma dipendente __________________ Data _______ Firma consegnante __________________
Consegna chiavi “Master/Area sensibile” (con obblighi aggiuntivi)
Oggetto: Consegna chiavi Master/Area riservata – obblighi di sicurezza
Alla/Al Sig.ra/Sig. [Nome Cognome] – [Ruolo]
Per esigenze di servizio Le affidiamo le chiavi [Master/Area riservata: es. sala CED/archivio legale]:
ID: [codice] – Livello: [Master/Limited] – Aree: [elenco].
Uso esclusivamente professionale; accessi da registrare su [registro/app]; divieto assoluto di duplicazione/cessione e di lasciare le chiavi incustodite. In caso di assenza prolungata, le chiavi vanno depositate presso [security/armadio blindato]. Ogni violazione può costituire infrazione disciplinare e comportare responsabilità civil/penale.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Responsabile Sicurezza/IT/Facility] – [Azienda]
Ricevuta e impegni
Io [Nome Cognome] ricevo le chiavi [codice] e mi impegno a rispettare le regole di sicurezza sopra riportate.
Firma dipendente __________________ Data ________ Firma consegnante __________________
Consegna chiavi per nuova assegnazione sede/postazione (con inventario)
Oggetto: Consegna chiavi per nuova assegnazione ufficio/postazione
Alla/Al Sig.ra/Sig. [Nome Cognome] – [Nuovo reparto/sede]
In relazione al Suo trasferimento/nuova assegnazione a [sede/ufficio] dal [data], Le consegniamo:
Chiave ingresso sede [codice];
Chiave ufficio [n. stanza];
Chiave armadio/cassetto [n. postazione];
Badge [ID] (se applicabile).
Le chiavi restano di proprietà dell’azienda; è vietata la duplicazione e la cessione. Eventuali anomalie (serrature difettose, chiavi non funzionanti) vanno segnalate entro [n] giorni a [referente]. Alla cessazione della mansione o al trasferimento le chiavi devono essere restituite con verbale di riconsegna.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo] – [Azienda]
Ricevuta inventario chiavi
Io [Nome Cognome] ricevo i dispositivi sopra elencati e ne assumo la custodia.
Firma dipendente __________________ Data ________ Firma consegnante __________________
Fac simile lettera consegna chiavi ufficio ai dipendenti editabile da scaricare
Nel prossimo paragrafo, si presenterà un modello di lettera pensato per la consegna delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti. Questo documento, strutturato in maniera chiara ed efficace, è pensato per facilitare la comunicazione tra la direzione e il personale, risolvendo in maniera pratica e professionale l’atto formale della consegna delle chiavi. Il modello sarà disponibile in due formati, Word e PDF, per garantire la massima accessibilità e facilità di utilizzo secondo le preferenze individuali. Si potrà scaricare e personalizzare secondo le esigenze specifiche dell’azienda o dell’organizzazione.
