In questa pagina proponiamo un modello lettera di diffida pagamento da scaricare.
Come Scrivere una Lettera di Diffida Pagamento
Una lettera di diffida al pagamento serve a mettere formalmente il debitore in mora e a dargli un ultimo termine per adempiere prima di avviare azioni legali. Nel nostro ordinamento la costituzione in mora ha effetti concreti: fa decorrere gli interessi moratori, cristallizza la prova dell’inadempimento e interrompe la prescrizione quando integra i requisiti di una richiesta scritta idonea. La base giuridica generale è l’articolo 1219 del codice civile, mentre per i rapporti tra imprese opera anche la disciplina speciale del D.Lgs. 231/2002 sugli interessi di mora commerciali; in ogni caso, se il credito è certo, liquido ed esigibile, la diffida è lo strumento più lineare per tentare un recupero stragiudiziale ordinato.
Il contenuto deve essere chiaro, completo e verificabile. All’inizio conviene identificare con precisione mittente e destinatario usando i dati anagrafici o societari corretti, includendo codici fiscali o partite IVA e i recapiti utili. Subito dopo è opportuno inquadrare il rapporto da cui nasce il credito, richiamando il contratto, l’ordine, la fattura o il titolo che lo fonda, con la data e gli importi originari. È importante indicare l’ammontare dovuto alla data della diffida distinguendo capitale, eventuali interessi maturati fino a quel giorno e spese documentate; se si applicano interessi legali si può richiamare l’articolo 1284 del codice civile, se si tratta di un ritardo in obbligazioni pecuniarie l’articolo 1224 disciplina gli interessi moratori oltre al maggior danno, mentre tra operatori economici si indicano il saggio di mora e l’eventuale indennizzo forfettario previsti dalla normativa sulle transazioni commerciali.
La richiesta di adempimento deve contenere un termine perentorio e ragionevole, espresso in giorni certi a partire dalla ricezione. L’indicazione di un termine breve ma realistico, per esempio sette o dieci giorni, evita contestazioni e valorizza l’effetto della messa in mora. Nella stessa frase è utile precisare il mezzo di pagamento preferito, l’IBAN completo in caso di bonifico, la causale da riportare e l’obbligo di comunicare tempestivamente l’avvenuto versamento allegando la contabile; se si offrono modalità alternative, come assegno circolare o pagamento in contanti entro i limiti di legge presso un determinato ufficio, bisogna indicare luogo, orari e referente.
Il tono della lettera deve essere fermo e professionale ma non aggressivo. È bene evitare formule vaghe o minacciose e preferire un linguaggio giuridicamente pulito che metta il debitore nelle condizioni di comprendere come estinguere correttamente l’obbligazione. La diffida dovrebbe anche avvisare, con misura, che in caso di mancato riscontro entro il termine indicato il creditore tutelerà i propri diritti nelle sedi competenti, chiedendo interessi, spese e ogni ulteriore danno, senza necessità di ulteriori avvisi. Questa avvertenza ha lo scopo di prevenire contestazioni sul difetto di preavviso quando si passerà alla fase giudiziale o all’affidamento ad un legale o ad una società di recupero nel rispetto delle regole.
La prova dell’invio e della ricezione è decisiva. Per i rapporti con soggetti tenuti alla posta elettronica certificata l’invio tramite PEC all’indirizzo tratto da registri pubblici è la via più solida, perché le ricevute di accettazione e consegna attestano l’avvenuta comunicazione e la data certa. In alternativa o in aggiunta si può usare la raccomandata con avviso di ricevimento; nei casi in cui non sia possibile raggiungere il destinatario con questi mezzi, l’uso di un corriere tracciato o la consegna a mano con sottoscrizione per ricevuta possono aiutare, ma è sempre preferibile la tracciabilità “forte” di PEC o raccomandata. Se il rapporto è tra consumatore e professionista, e specialmente quando si tratta di crediti di modesta entità, è prudente conservare anche la corrispondenza pregressa, le fatture, gli ordini e qualsiasi e-mail che provi l’esigibilità.
Quando il credito dipende da condizioni sospensive, da contestazioni tecniche o da prestazioni reciproche ancora da eseguire, la diffida deve esplicitarlo per non risultare prematura. Se il debitore ha sollevato eccezioni, vale la pena confutarle sinteticamente e allegare i documenti rilevanti, indicando perché la somma sia comunque dovuta. Se vi è disponibilità a una definizione bonaria, la lettera può aprire a un piano di rientro, a una dilazione con interessi o a una riduzione condizionata al pagamento entro un termine, chiarendo che l’offerta è senza riconoscimento di ulteriori pretese e non comporta rinunce definitive finché non interviene il pagamento.
Una volta decorso infruttuosamente il termine, si può passare alla fase successiva senza inviare ulteriori solleciti. A seconda del titolo, della documentazione e dell’importo, le strade tipiche sono l’ingiunzione di pagamento con decreto ingiuntivo, la negoziazione assistita quando obbligatoria o opportuna, la mediazione civile per le materie in cui è condizione di procedibilità, o l’azione ordinaria. In ambito B2B la diffida ben redatta e tracciata è spesso sufficiente per ottenere un riscontro, soprattutto se accompagna la richiesta con il calcolo trasparente degli interessi di mora ex D.Lgs. 231/2002 e l’indicazione dell’indennizzo fisso.
Esempio Lettera di Diffida Pagamento
Modello standard (privati o piccole forniture)
Oggetto: Diffida al pagamento di € [____] – fattura/nota [n. _] del [__]
Mittente
[Nome Cognome / Ragione sociale] – [CF/P.IVA]
[Indirizzo] – [CAP Città (Prov.)] – [Email/PEC] – [Telefono]
Destinatario
[Nome Cognome / Ragione sociale] – [CF/P.IVA]
[Indirizzo] – [CAP Città (Prov.)] – [Email/PEC]
Io sottoscritto/a, con riferimento alla fattura/nota n. [_] del [__] relativa a [fornitura/prestazione], ad oggi scaduta e impagata, La diffido a versare € [____] entro e non oltre [__] giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico su IBAN [IT__ ____ ____ ____ ____ ____ ____] (causale: [____]). In difetto, mi vedrò costretto/a ad adire le vie legali per il recupero coattivo del credito, con aggravio di interessi e spese ai sensi degli artt. 1219 e 1224 c.c.
Resto in attesa di pronta prova del pagamento (contabile) o di eventuali osservazioni documentate.
[Luogo], [Data]
Firma __________________________________
Allegati: copia fattura/contratto/DDT
B2B – Transazioni commerciali (D.Lgs. 231/2002)
Oggetto: Diffida ad adempiere – credito commerciale € [____] + interessi ex D.Lgs. 231/2002
Mittente
[Ragione sociale] – P.IVA [] – PEC []
Destinatario
[Ragione sociale] – P.IVA [] – PEC []
Facciamo seguito alla fattura n. [_] del [__] per [fornitura], scaduta il [____], tuttora insoluta. Con la presente diffidiamo a corrispondere € [____] oltre interessi moratori ex D.Lgs. 231/2002 a decorrere dal [giorno successivo alla scadenza] e indennizzo fisso di € 40, entro [10] giorni dal ricevimento. Pagamento a mezzo bonifico IBAN [IT__ ____ ____ ____ ____ ____ ____]; inviare contabile a [email].
Trascorso inutilmente il termine, procederemo a decreto ingiuntivo/azioni giudiziali con richiesta di ulteriori spese e competenze legali.
[Luogo], [Data]
[Il Legale Rappresentante – firma]
Allegati: fattura, ordini/contratto, estratto scadenziario
Professionista/impresa → consumatore (tono formale, trasparenza importi)
Oggetto: Diffida al pagamento – saldo pratica/servizio € [____]
Mittente
[Studio/Azienda] – [CF/P.IVA] – [Indirizzo] – [PEC]
Destinatario
[Nome Cognome] – [Indirizzo] – [Email]
In relazione al contratto/ordine del [____] per [prestazione/servizio], risulta scaduto il saldo di € [____] così composto: capitale € [____], interessi legali maturati al [data] € [____], spese vive documentate € [____] (prospetto allegato).
La invitiamo e diffidiamo a versare l’importo complessivo di € [____] entro [7] giorni mediante [bonifico/assegno circolare/altro]. In mancanza, il credito sarà affidato a legale per il recupero giudiziale con ulteriore aggravio di costi. Eventuali osservazioni vanno inviate per iscritto entro il medesimo termine.
[Luogo], [Data]
Firma __________________________________
Allegati: dettaglio calcoli/interessi, copia contratto/fattura
Ultimo avviso con apertura a piano di rientro (stragiudiziale)
Oggetto: Diffida finale e proposta di definizione bonaria – € [____]
Mittente
[Nome/Ragione sociale] – [Contatti/PEC]
Destinatario
[Nome/Ragione sociale] – [Contatti/PEC]
Nonostante i precedenti solleciti del [date], permane insoluto l’importo di € [____] relativo a [fattura/contratto]. Con la presente La diffidiamo a saldare entro [5] giorni su IBAN [IT__ ____ ____ ____ ____ ____ ____].
Qualora sussistano difficoltà temporanee, valuteremo un piano di rientro fino a [__] rate mensili con addebito di interessi al tasso legale; in tal caso, ci contatti entro [3] giorni per formalizzare un accordo scritto. In difetto di riscontro, avvieremo il recupero giudiziale del credito senza ulteriori preavvisi.
[Luogo], [Data]
Firma __________________________________
Allegati: estratto scadenze, recapito referente
Diffida inviata da legale (impostazione “studio legale”)
Oggetto: Diffida e messa in mora – € [____] per [causa del credito]
Mittente
Studio Legale [____] per conto di [Assistito] – PEC [] – Tel []
[Indirizzo studio]
Destinatario
[Nome/Ragione sociale Debitore] – PEC [____] – [Indirizzo]
Lo Studio scrivente, nell’interesse di [Assistito], La diffida e mette in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c. per l’immediato pagamento della somma di € [____] relativa a [fattura n. ___ del ___ / contratto del ___ / altra causa], oltre interessi moratori e spese sino al saldo.
Le intimiamo di adempiere entro e non oltre [7] giorni dal ricevimento, mediante bonifico su IBAN [IT__ ____ ____ ____ ____ ____ ____] intestato a [Assistito], con causale [____], inviandone contabile a [PEC dello studio].
Decorso infruttuoso il termine, riceverà decreto ingiuntivo/azionamento giudiziale senza ulteriore avviso, con aggravio di spese e compensi legali.
[Luogo], [Data]
Avv. ____________________________
Allegati: mandato, documentazione del credito
Fac Simile di Lettera di Diffida Pagamento
Di seguito è possibile trovare il modello lettera di diffida pagamento.
