In questa guida è disponibile un modello prima nota da scaricare e compilare.
Prima Nota
Con prima nota si indica il registro interno che annota cronologicamente incassi e pagamenti, spesso distinto in prima nota cassa e prima nota banca. Non è, di per sé, un libro contabile “codificato” dal legislatore come obbligatorio con un formato tipico; è però uno strumento di tenuta e controllo che consente di rispettare gli obblighi generali di corretta contabilità imposti agli imprenditori dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile, di ricostruire i fatti di gestione e di dimostrare la provenienza dei dati trasfusi nei registri fiscali. In altre parole, anche quando la legge non impone espressamente una “prima nota”, la sua tenuta diligente diventa la prova organizzativa che rende attendibili i saldi di cassa e le riconciliazioni bancarie, riducendo il rischio di contestazioni in sede ispettiva o giudiziale.
Sul piano fiscale, la prima nota dialoga con i registri IVA e con le scritture rilevanti ai fini delle imposte dirette. Nei regimi ordinari a partita doppia, la funzione è di presidio: fotografa giornalmente entrate e uscite, lega ciascun movimento al giustificativo (fattura, documento commerciale, distinta POS, bonifico, quietanza) e consente la quadratura con mastri, scadenzari e estratti conto bancari. Nei regimi semplificati “per cassa”, introdotti e poi stabilizzati a partire dal 2017, l’imposizione è agganciata al momento di incasso e pagamento: la registrazione tempestiva dei movimenti finanziari diventa sostanziale e la prima nota è, di fatto, la dorsale dei prospetti che provano il momento in cui un ricavo è stato effettivamente riscosso o un costo pagato, inclusi i componenti non rilevanti ai fini IVA ma fiscalmente deducibili. Per i contribuenti in forfettario, pur in assenza di obblighi contabili “pieni”, una prima nota essenziale resta consigliabile per tracciabilità e per gestire correttamente incassi elettronici, rimborsi e storni.
Dal punto di vista contenutistico e probatorio, una prima nota efficace riporta sempre data dell’operazione, causale comprensibile, riferimento al documento giustificativo, indicazione del mezzo di pagamento, segno e importo dell’entrata o dell’uscita, saldo progressivo e, quando si adotta un piano dei conti, il conto economico o patrimoniale interessato. La presenza di un saldo progressivo, specie per la cassa, è decisiva: se il saldo aritmetico risulta negativo, la contabilità perde attendibilità e possono emergere rilievi su presunti ricavi non dichiarati o su uscite prive di giustificativo. Per la banca, la riconciliazione periodica con l’estratto conto è il momento di verifica formale: le differenze si spiegano con bonifici in transito, valute, commissioni, storni e devono essere annotate con puntualità. Quando circolano contanti, è prudente collegare la prima nota cassa al registro dei corrispettivi o al flusso del Documento Commerciale; nei settori con POS diffuso, la corretta imputazione delle distinte e delle commissioni evita squilibri fra incassato e fatturato.
La forma può essere cartacea o digitale. Se è cartacea, occorre garantire integrità e continuità dei fogli, numerazione e conservazione ordinata per dieci anni insieme alle “pezze” giustificative. Se è digitale, rientra nel perimetro del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle regole tecniche di conservazione: il file va gestito in ambienti che assicurino autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo, preferibilmente con un sistema di conservazione a norma che apponga marcature temporali e consenta esibizione probatoria. In ogni caso valgono i principi di immodificabilità sostanziale e di tracciabilità delle correzioni: errori materiali si rettificano con registrazioni di storno o con annotazioni evidenti, non cancellando retroattivamente. Se la prima nota è integrata nel gestionale, è opportuno attivare profili di accesso per ruolo, log delle modifiche e blocchi di periodo dopo le chiusure. L’integrazione con gli adempimenti antiriciclaggio e di controllo interno aggiunge un tassello. In attività a rischio contante o con incassi misti, la prima nota è il luogo dove regole interne su limiti, autorizzazioni e riconciliazioni diventano evidenze verificabili; in gruppi societari e realtà soggette a modelli 231, la documentabilità delle movimentazioni di cassa e la segregazione dei compiti nella gestione dei pagamenti sono elementi tipici dei protocolli organizzativi. Per associazioni e enti non profit, la prima nota agevola la rendicontazione verso soci, finanziatori e PA e sostiene la distinzione tra attività istituzionale e commerciale, soprattutto quando si opta per regimi agevolati ma occorre dimostrare la corretta destinazione delle risorse.
Sul fronte privacy, la prima nota contiene dati personali quando individua controparti persone fisiche, dipendenti o professionisti: si trattano per obbligo legale e per esecuzione del rapporto, con conservazione nei termini civilistici e fiscali, limitando l’accesso ai soli incaricati e evitando note descrittive eccedenti rispetto alla causale contabile. In presenza di rimborsi spese o anticipazioni, è buona norma non riportare dettagli sensibili nei campi liberi ma allegare la documentazione giustificativa con oscuramento delle parti non pertinenti.
Modello Prima Nota Excel
Di seguito è possibile trovare un fac simile prima nota Excel da scaricare.
