La prima nota non è altro che un registro utilizzato a discrezione del contabile per registrare i movimenti finanziari relativi ad una qualsiasi attività.
Pur non essendo obbligatoria, è sicuramente uno strumento molto utile dato che è in grado di restituire un quadro complessivo della situazione finanziaria, comprendendo anche la documentazione relativa a fatti esterni alla gestione ufficiale.
Pur non esistendo un modello standard, è possibile acquistare una serie di modelli preconfigurati presso cartolerie e negozi che vendono materiale da ufficio. In alternativa, si può benissimo utilizzare un foglio excel o un semplice documento di word e produrre un documento che abbia caratteristiche personalizzate in base alla propria azienda.
Esistono anche alcuni programmi a pagamento che sono in grado di creare la prima nota in maniera organizzata.
Durante la stesura di una prima nota, è necessario riportare i seguenti dati
Data
Vari riferimenti
Documentazione
Relativi importi
Descrizioni delle operazioni
Naturalmente, la compilazione deve risultare molto precisa e la trascrizione di tutte le operazioni deve avvenire in rigoroso ordine cronologico.
La prima nota, una volta compilata, deve essere inoltrata al proprio commercialista, allegando anche tutte le fatture emesse e quelle relative agli acquisti.