In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile di nota di accredito e spieghiamo come funziona.
Come si Compila la Nota di Accredito
Con “nota di accredito” si indica il documento con cui il fornitore rettifica in diminuzione una precedente fattura, restituendo in tutto o in parte corrispettivi e imposta addebitati. Sul piano fiscale la sua “vera” natura è la variazione in diminuzione prevista dall’art. 26 del DPR 633/1972: è lo strumento che consente di ridurre l’IVA precedentemente assolta quando l’operazione viene meno, si riduce o risulta inesigibile secondo le ipotesi tipiche di legge. In pratica si emette una nota di credito quando il contratto è annullato, risolto o rescisso, quando si praticano sconti o abbuoni concordati dopo la fattura, quando si restituiscono beni o si correggono errori materiali, e – nei casi tassativi di sopravvenuta inesigibilità – quando il corrispettivo non viene incassato a seguito di procedure concorsuali o di infruttuosa esecuzione forzata. La nota può essere totale o parziale e deve correlarsi alla fattura rettificata: in ambito elettronico si richiamano numero e data del documento originario e si dettaglia la porzione che si intende stornare.
Nell’era della fatturazione elettronica la nota di credito è una e-fattura con tipo documento TD04, veicolata tramite SDI come qualsiasi altra fattura. Deve riportare gli stessi elementi obbligatori della fattura (cedente/prestatore, cessionario/committente, base imponibile e imposta, natura operazione, causale della variazione) e soprattutto il riferimento puntuale alla fattura oggetto di rettifica. Se l’operazione originaria era in reverse charge, in non imponibilità, in esenzione, in scissione dei pagamenti o con regimi particolari, la nota riproduce il medesimo “trattamento IVA” in diminuzione: non si inventa una nuova natura, si specchia quella della fattura rettificata. Per operazioni con soggetti esteri si emette comunque un TD04 verso SDI, valorizzando i campi previsti per clienti senza codice destinatario italiano; ai soli fini contabili resta un documento di variazione, ai fini doganali o extra-UE non sostituisce eventuali rettifiche di dichiarazioni all’import/export.
Quando l’oggetto è un reso o un annullo verso consumatore finale con “documento commerciale” (scontrino telematico), il canale corretto non è la nota di credito IVA ma il documento commerciale di reso/annullo, che genera la variazione nei corrispettivi; se in origine hai emesso fattura anche in B2C, allora la rettifica passa invece da una TD04. Per gli esercizi che operano sia con corrispettivi telematici sia con fatture, è essenziale usare il binario giusto perché corrispettivi e liquidazioni IVA tornino.
La gestione dell’inesigibilità merita cautela: l’art. 26 consente la variazione in diminuzione dell’IVA quando il mancato pagamento è “definitivo” secondo le vie tipiche (apertura della procedura concorsuale del debitore o esito negativo di un’esecuzione, entro i limiti e i tempi che la norma stabilisce). In assenza di questi presupposti non si può emettere una nota di credito “per mancato incasso” al solo maturare del ritardo: sul piano civilistico puoi contabilizzare il credito come dubbio o svalutarlo ai fini delle imposte dirette secondo le regole ordinarie, ma l’IVA resta dovuta finché non maturano i requisiti per la variazione. Quando invece interviene il fallimento, il concordato o altra procedura concorsuale, la nota di accredito per inesigibilità diventa lo strumento per recuperare l’imposta versata; ove successivamente incassassi una quota del credito, si effettua la variazione in aumento per la parte riscossa.
Dal punto di vista delle imposte dirette la nota di accredito impatta ricavi e costi in coerenza con la competenza e con l’avvenuta variazione del corrispettivo: per il cedente riduce il ricavo imponibile o rettifica un errore; per il cliente riduce il costo e l’IVA detratta se già esercitata. Se la rettifica nasce da errore materiale della fattura (prezzo, aliquota, quantità), la nota di credito corregge l’errore senza dover riprendere tutte le scritture, purché la correlazione sia chiara; se l’errore è strutturale o coinvolge più documenti, è preferibile coordinarsi con il consulente per un set di rettifiche organiche, evitando disallineamenti tra SDI, contabilità e dichiarazioni.
In contabilità la registrazione è speculare e trasparente: chi emette rileva una variazione in diminuzione di ricavi e IVA a debito, chi riceve registra la riduzione del costo e la rettifica dell’IVA a credito. Nei rapporti continuativi conviene tenere un registro di raccordo fra fatture e relative TD04 per facilitare riconciliazioni, bloccare doppi storni e documentare la causale (reso, sconto postumo, errore, procedura concorsuale). Quando sono in gioco premi di fine anno o sconti condizionati, la prassi corretta è pattuire contrattualmente le condizioni e poi emettere note di accredito cumulative con riferimento alle fatture interessate, così da sistemare IVA e imposte dirette in un colpo solo e con prova documentale solida.
Esistono limiti e buone prassi da non trascurare. La nota di accredito non è un mezzo per “azzerare” operazioni inesistenti: se una fattura è stata emessa per errore radicale a cliente sbagliato o per operazione mai avvenuta, la rettifica deve essere totale e tempestiva, con una causale chiara che consenta all’Amministrazione finanziaria di ricostruire la sequenza; l’uso disinvolto di note di accredito parziali può apparire elusivo. Nei regimi senza IVA (forfetari) la “nota di accredito” resta uno strumento solo commerciale-contabile: si rilascia un documento di storno che rettifica il corrispettivo e gli incassi, ma non ha effetti di detrazione/versamento dell’imposta. Se c’è imposta di bollo dovuta sulla fattura originaria, la rettifica può incidere sul computo dei bolli dovuti nel periodo: in caso di annullo totale si corregge il conteggio, in caso di parziale non si riduce il bollo già assolto sulla fattura originaria salvo casistiche particolari.
Fac Simile Nota di Accredito
Di seguito è possibile trovare un modello nota di accredito da scaricare.
