Modulo Rimborso Chilometrico Excel

I rimborsi chilometrici devono essere riconosciuti a tutti quei dipendenti che, per spostamenti di lavoro, usano la propria auto.
Questo tipo di rimborso è soggetto ad attento controllo e, naturalmente, è regolamento da una serie di norme che ne consentono una documentazione precisa.

Rimborso Chilometrico

Con rimborso chilometrico si intende l’indennità che il datore di lavoro o il committente riconosce a chi utilizza un veicolo proprio per una missione di lavoro. È la forma “analitica” più ordinata per rimborsare l’uso del mezzo privato senza trasformare l’indennità in retribuzione: invece di rimborsare solo carburante o scontrini vari, si riconosce un importo per chilometro che incorpora i costi medi di esercizio dell’auto impiegata. Nel lavoro subordinato, se il rimborso è costruito correttamente, non concorre al reddito del dipendente e per l’impresa è un costo deducibile; nei rapporti professionali e negli addebiti al cliente, invece, il chilometrico confluisce di regola nel compenso imponibile, salvo che si tratti di un vero “uso di veicolo del committente” o di anticipate in nome e per conto, casi rari nel concreto.

Il riferimento tecnico più utilizzato sono le tabelle dei costi chilometrici dell’ACI, aggiornate periodicamente per marca, modello, alimentazione e potenza fiscale. La logica è semplice: si individua il veicolo effettivamente usato, si rileva il costo chilometrico tabellare e lo si moltiplica per i chilometri percorsi per lavoro su un tragitto determinato e documentabile. Il risultato è un importo che rappresenta il costo medio di percorrenza, comprensivo di carburante, manutenzione, pneumatici, assicurazione e quota di ammortamento. È buona prassi indicare nella policy interna che i rimborsi si basano sulle tabelle ACI in vigore alla data della missione, specificando che ogni chilometro è rimborsato al valore corrispondente al veicolo dichiarato dal dipendente e che eventuali cambi di auto devono essere comunicati prima della trasferta. In alcune realtà si applica anche un tetto massimo di potenza/alimentazione rimborsabile per evitare che la scelta di un veicolo particolarmente costoso scarichi costi eccessivi sull’azienda.

La corretta esclusione da tassazione per il dipendente richiede tracciabilità della trasferta. Servono sempre l’ordine o la richiesta di missione, lo scopo del viaggio, la data, la tratta percorsa con partenza e destinazione, i chilometri complessivi e il mezzo utilizzato; pedaggi e parcheggi si rimborsano a parte, su giustificativi. Quanto riconosciuto oltre il valore calcolato con il chilometrico ACI può assumere natura retributiva e diventare imponibile, mentre un rimborso inferiore resta comunque legittimo ma può non coprire il costo effettivo del lavoratore. Per chi riceve il rimborso come dipendente non c’è IVA né ritenuta perché non c’è fattura; per l’azienda il costo segue le regole generali del lavoro dipendente ed è deducibile se inerente e correttamente documentato.

Nei rapporti con professionisti, collaboratori e amministratori la prospettiva cambia. Se il professionista fattura al cliente anche il chilometrico, quel rimborso entra nel corrispettivo e sconta IVA, ritenuta d’acconto (se dovuta) e contributi previdenziali secondo il regime applicato; non è un’“anticipazione in nome e per conto” perché il contratto d’uso del veicolo è del professionista, non del cliente. In contabilità il cliente lo rileverà come costo del servizio, non come costo “vivo” transitato, e ai fini IVA si applicheranno le stesse regole del compenso principale. Se invece il professionista riceve un rimborso chilometrico da un committente senza emissione di fattura (es. collaborazioni occasionali), la corretta qualificazione del rapporto e dei relativi oneri va valutata con attenzione, perché l’assenza di una cornice contrattuale e fiscale chiara è fonte tipica di rilievi.

La sovrapposizione con le auto aziendali va evitata. Se l’azienda mette a disposizione un’auto in uso promiscuo o esclusivo, non si rimborsa di regola il chilometrico per le tratte lavorative svolte con quel mezzo: in quel caso operano le regole dei fringe benefit e dei costi dell’auto a carico dell’impresa, non un rimborso per chilometro. Allo stesso modo, i buoni carburante non si sommano al chilometrico ACI, perché finirebbero per duplicare la copertura del costo del carburante già incorporato nel valore per km.

Sul piano operativo funzionano bene poche regole chiare. La policy dovrebbe dire quando si può usare il mezzo proprio, come si calcolano i chilometri riconoscibili (di solito su base percorso più ragionevole, non necessariamente il più breve), come si trattano le deviazioni personali, quali documenti vanno allegati e in che tempi si presenta la nota spese. È utile prevedere che il dipendente dichiari targa e caratteristiche del veicolo prima della prima trasferta dell’anno e che consenta all’azienda di verificare l’idoneità assicurativa; alcune aziende chiedono la copertura RC con estensione “uso lavoro autonomo” o “missioni” per tutelare anche il profilo del rischio.

In caso di controlli, reggono i rimborsi che mostrano coerenza tra ordine di missione, agenda, mail, documenti di viaggio e nota chilometrica; cadono quelli generici, privi di percorso o basati su conteggi tondi “a forfait” non supportati da un accordo contrattuale. Se il lavoratore percorre abitualmente tratte simili, si possono definire tratte tipo con chilometraggi pre-approvati, purché resti la possibilità di correzione quando il tragitto effettivo differisce in modo significativo. Per trasferte a lungo raggio spesso è più lineare concordare in anticipo l’uso di mezzi alternativi (treno, noleggio, car sharing) o un’indennità forfettaria di missione distinta dal chilometrico, ricordando che i forfettari, se non ancorati a criteri oggettivi, rischiano di diventare imponibili.