Modello Scheda Cliente Word e PDF Editabile

In questa guida mettiamo a disposizione un modello scheda cliente.

Come Compilare la Scheda Cliente

La scheda cliente è l’unità minima del tuo CRM: raccoglie e organizza in modo coerente le informazioni che servono per identificare il cliente, comprendere i suoi bisogni, gestire preventivi, ordini, consegne, assistenza e adempimenti legali. Funziona se mette in relazione dati anagrafici, informazioni contrattuali, storico delle interazioni e indicatori di rischio o opportunità, evitando di diventare un deposito indiscriminato di appunti. Il principio da tenere a mente è la finalizzazione: salvi solo ciò che serve davvero per vendere, fatturare, assistere e adempiere alla legge.

Dal punto di vista legale, la base giuridica più frequente per trattare i dati nella scheda cliente è l’esecuzione di misure precontrattuali o del contratto quando raccogli informazioni per fare offerte, concludere o gestire un ordine, e l’adempimento di obblighi legali quando conservi ciò che serve per fatturazione, garanzie, resi, contabilità e difesa in giudizio. Il consenso non è lo strumento universale: ha senso soprattutto per attività di marketing diretto non strettamente connesse alla vendita o per canali particolari, mentre per la profilazione avanzata o l’arricchimento dati può essere necessario un ulteriore presupposto giuridico e, nei casi più invasivi, una valutazione d’impatto. La trasparenza è imprescindibile: l’informativa privacy deve spiegare in modo chiaro quali dati sono inseriti in scheda, perché, per quanto tempo e con chi vengono condivisi, indicando i diritti dell’interessato e i contatti per esercitarli. Sul contenuto conviene distinguere tra dati essenziali e dati opzionali. Gli essenziali servono per riconoscere in maniera certa il cliente, emettere i documenti fiscali e contattarlo sui canali prescelti; gli opzionali aggiungono contesto commerciale, ma vanno raccolti solo se pertinenti e proporzionati. È utile prevedere campi strutturati per le basi giuridiche, i consensi marketing, le preferenze di comunicazione, le limitazioni al trattamento e le richieste di accesso o cancellazione, in modo da poter dimostrare facilmente la conformità. La qualità dei dati è un obbligo tanto quanto la loro minimizzazione: la scheda dovrebbe avere revisioni periodiche per aggiornare indirizzi, referenti, metodi di pagamento, poteri di firma e status di solvibilità, annotando chi ha effettuato le modifiche e quando.

La conservazione temporale va definita in anticipo. I dati utili all’esecuzione del contratto e agli obblighi fiscali e civilistici si tengono per i termini di legge e per il tempo necessario a far valere o difendere diritti; le informazioni raccolte per finalità promozionali si tengono per periodi più brevi e si cancellano o si anonimizzano quando non più necessarie. La scheda deve quindi includere metadati sul ciclo di vita: data di creazione, base di conservazione, data di ultima interazione significativa e data prevista di riesame. In presenza di clienti inattivi da lungo tempo, la regola è ridurre, archiviare o cancellare con tracciamento della decisione.

La sicurezza non è solo tecnologia ma anche organizzazione. L’accesso alla scheda cliente dovrebbe essere profilato per ruoli, con log che registrano consultazioni e modifiche. Quando si condividono dati con agenti, distributori, call center o fornitori IT, è necessario un accordo che definisca ruoli e responsabilità sul trattamento, istruzioni documentate e standard minimi di protezione. Le note libere sono spesso il punto più rischioso: è opportuno vietare l’inserimento di informazioni sensibili non necessarie, di giudizi personali o di dati di terzi non pertinenti, prevedendo controlli automatici e formazione specifica.

Nel ciclo commerciale la scheda cliente è anche strumento di compliance. In settori regolamentati o per operazioni ad alto valore, entrano in gioco gli obblighi di adeguata verifica della clientela e di segnalazione di operazioni sospette; in questi casi la scheda deve contenere i riferimenti alla documentazione KYC, all’origine dei fondi quando richiesto, alle verifiche sui titolari effettivi e agli esiti dei controlli su liste di sanzioni o PEP, evitando duplicazioni e garantendo la reperibilità delle prove. Per la gestione del credito è utile integrare score interni, storico pagamenti, limiti di fido, garanzie e clausole contrattuali particolari, ricordando che gli algoritmi decisionali automatizzati hanno regole stringenti e talvolta richiedono informative dedicate e possibilità di intervento umano.

Sul fronte marketing occorre coerenza tra quanto promesso e quanto fatto. La scheda deve riflettere lo stato dei consensi per ciascun canale e ciascuna finalità, registrare la fonte del contatto, l’eventuale opposizione all’uso dei dati per campagne e la data dell’ultima prova di contatto utile. Per i clienti business è una buona pratica separare le informazioni dell’azienda da quelle dei referenti persone fisiche, così da gestire con finezza preferenze e revoche individuali. In presenza di minori o di categorie vulnerabili, le cautele raddoppiano e si riducono i trattamenti al minimo davvero necessario.

Quando i dati viaggiano all’estero, la scheda dovrebbe indicare se i sistemi che li ospitano sono in paesi con decisione di adeguatezza o, altrimenti, coperti da clausole contrattuali standard e misure supplementari. Allo stesso modo, se utilizzi funzioni di arricchimento dati o di tracciamento comportamentale, è opportuno segnalarlo in scheda con il riferimento allo strumento utilizzato, alla base giuridica e alla logica prevalente del trattamento. In caso di data breach devi poter individuare quali clienti sono coinvolti, quali dati, quale rischio e quali misure sono state adottate: senza una scheda ben strutturata la gestione dell’incidente diventa confusa e più costosa.

Sul piano operativo, la scheda cliente ha valore probatorio interno. Annotare con ordine la formazione del consenso, le condizioni economiche applicate, le eccezioni concordate e gli impegni assunti dal cliente o dall’azienda riduce drasticamente i contenziosi e velocizza audit e verifiche. Se colleghi la scheda agli oggetti di business del tuo gestionale—preventivi, ordini, ticket, RMA, contratti, fatture—e ai documenti firmati digitalmente, ottieni un fascicolo coerente e sempre ricostruibile. L’uso di campi obbligatori per gli elementi critici e di workflow di approvazione per sconti, dilazioni e deroghe mette in sicurezza le decisioni commerciali senza rallentarle.

Esempi di Scheda Cliente

Ecco quattro modelli compilabili di scheda cliente. Puoi copiarli così come sono e riempire i campi sostituendo le linee.

Modello 1 – Scheda cliente (B2C – anagrafica e contatti)

Ragione sociale/nome e cognome: _________________________
Codice fiscale: _________________________
Data di nascita: _________________________ Luogo di nascita: _________________________
Indirizzo di residenza: _________________________ CAP: _________________________ Città: _________________________ Provincia: _________________________
Telefono: _________________________ Email: _________________________
Preferenza contatti (telefono/email/SMS): _________________________
Documento di identità n.: _________________________ Rilasciato da: _________________________ In data: _________________________ Scadenza: _________________________
Note su esigenze/prodotti di interesse: _________________________
Consenso marketing (sì/no; canali autorizzati): _________________________
Informativa privacy consegnata in data: _________________________ Referente che ha raccolto i dati: _________________________
Data creazione scheda: _________________________ Ultimo aggiornamento: _________________________
Firma cliente per presa visione informativa: _________________________ Firma operatore: _________________________

Modello 2 – Scheda cliente (B2B – dati legali e fatturazione)

Ragione sociale: _________________________
Partita IVA: _________________________ Codice fiscale: _________________________
Sede legale: _________________________ CAP: _________________________ Città: _________________________ Provincia: _________________________ Paese: _________________________
Codice destinatario/PEC per fatturazione elettronica: _________________________
Referente acquisti: _________________________ Email: _________________________ Telefono: _________________________
Referente amministrazione: _________________________ Email: _________________________ Telefono: _________________________
IBAN per incassi/rimborsi: _________________________ Intestatario: _________________________
Termini di pagamento concordati: _________________________ Valuta: _________________________ Plafond/limite di fido: _________________________
Incoterms/condizioni di consegna (se applicabili): _________________________ Indirizzo di consegna: _________________________
Clausole particolari concordate: _________________________
Informativa privacy B2B fornita in data: _________________________ Base giuridica del trattamento: _________________________
Data creazione scheda: _________________________ Ultimo riesame anagrafica: _________________________
Firma del legale rappresentante/delegato: _________________________ Firma raccolta da: _________________________

Modello 3 – Scheda cliente servizi/assistenza (contrattuale e post vendita)

Cliente/azienda: _________________________
Contatto operativo: _________________________ Telefono: _________________________ Email: _________________________
Oggetto del servizio/prodotto installato: _________________________ Matricola/ID: _________________________ Data attivazione: _________________________
Indirizzo di intervento: _________________________ Finestra oraria preferita: _________________________
Livello di servizio atteso (SLA): _________________________ Canale richieste (portale/email/telefono): _________________________
Garanzia attiva fino al: _________________________ Estensioni/contratti manutenzione: _________________________
Autorizzazioni d’accesso richieste (badge, permessi, DPI): _________________________
Consensi comunicazioni operative (SMS/email notifiche intervento): _________________________
Note tecniche/particolarità sito cliente: _________________________
Trattamento dati per erogazione servizio: _________________________ Informativa privacy consegnata in data: _________________________
Data apertura scheda: _________________________ Ultimo intervento: _________________________ Ticket correlati: _________________________
Firma cliente per accettazione condizioni di servizio: _________________________ Firma responsabile servizio: _________________________

Modello 4 – Scheda cliente con verifica base (KYC/credito semplificato)

Tipo cliente (persona fisica/giuridica): _________________________
Nome e cognome o ragione sociale: _________________________
Codice fiscale/Partita IVA: _________________________
Indirizzo e Paese di residenza/sede: _________________________
Titolare effettivo (se diverso): _________________________
Attività prevalente/ATECO: _________________________
Scopo e natura del rapporto: _________________________
Provenienza fondi (dichiarazione del cliente): _________________________
Esito identificazione e adeguata verifica: _________________________ Data: _________________________ Operatore: _________________________
Screening liste sanzioni/PEP (esito e data): _________________________
Profilo di rischio assegnato: _________________________ Frequenza riesame: _________________________
Limite operativo/di fido iniziale: _________________________ Garanzie richieste: _________________________
Conservazione documenti raccolti (tipo e riferimento): _________________________
Informativa privacy e diritti resa in data: _________________________ Base giuridica: _________________________
Firma cliente per dichiarazioni rese: _________________________ Firma responsabile conforme: _________________________