In questa pagina proponiamo un modello richiesta di copia di atto notarile da scaricare.
Come Richiedere Copia Atto Notarile
La richiesta di copia di un atto notarile è, in pratica, il modo con cui fai “riemergere” un documento che è stato stipulato e conservato dal notaio, per riutilizzarlo in banca, in una causa, in una successione o semplicemente per sapere esattamente che cosa è stato firmato. Dal punto di vista giuridico non stai chiedendo un nuovo atto, ma una riproduzione fedele dell’originale conservato nello studio notarile o negli archivi pubblici, con valore probatorio che cambia a seconda del tipo di copia.
La base normativa è la legge notarile del 1913, che attribuisce al notaio il compito di ricevere gli atti, conservarli e rilasciarne copie, certificati ed estratti.
Il notaio agisce come pubblico ufficiale depositario: l’originale dell’atto (il “rogito”) non esce mai dal suo archivio o, dopo la cessazione, dall’Archivio notarile, ma può essere riprodotto in copia conforme o semplice. La stessa legge, con le modifiche degli ultimi anni, consente al notaio di rilasciare copie sia cartacee sia informatiche, anche digitalmente firmate.
Sul piano pratico è utile distinguere che cosa si intende per copia. La copia autentica conforme all’originale è quella in cui il notaio attesta espressamente la perfetta corrispondenza all’atto conservato: questa copia “vale” come l’originale ai fini probatori e può essere usata davanti a giudici, pubbliche amministrazioni, banche e registri pubblici. Esiste poi la copia esecutiva, che contiene la formula “comandiamo a tutti gli ufficiali giudiziari…” e serve per l’esecuzione forzata del titolo (ad esempio un mutuo ipotecario); la sua disciplina si collega anche all’articolo 474 c.p.c. richiamato dalla legge notarile. In molti casi può bastare una copia semplice o informale, che riproduce il contenuto dell’atto ma senza autentica notarile: è utile per consultazione, studio, passaggi informativi interni, ma non ha la stessa forza di una copia autentica.
La prima domanda che molti si fanno è: chi ha diritto a chiedere la copia? Per gli atti notarili pubblici la risposta, in linea di principio, è molto ampia. La giurisprudenza e la prassi ricordano che qualunque depositario pubblico autorizzato a spedire copie deve rilasciarle anche se l’istante non è parte dell’atto. Su questa linea, numerosi studi notarili chiariscono che chiunque, anche se non è stato parte e non dimostra un interesse specifico, può chiedere una o più copie autentiche di un atto notarile pubblico, pagando diritti e imposte dovute, precisando che il rilascio di copie è previsto dalla legge e non viola di per sé la riservatezza. Nella prassi, però, per atti particolarmente delicati (testamenti pubblicati, atti di famiglia, procure speciali operative, operazioni societarie sensibili) molti notai verificano comunque che il richiedente abbia una qualche legittimazione o interesse, anche solo potenziale, richiamandosi sia alle regole deontologiche sia al Regolamento privacy.
Dove si chiede la copia dipende da dove si trova l’originale. Regola generale: finché il notaio è in attività, la copia va chiesta al notaio che ha rogato l’atto. Il sito del Ministero della Giustizia precisa che le copie degli atti notarili sono rilasciate dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato e che, per individuarlo, ci si può aiutare con gli strumenti messi a disposizione dal Consiglio Nazionale del Notariato.
La richiesta può essere fatta recandosi in studio, per iscritto via posta, via PEC o, sempre più spesso, tramite moduli online predisposti dallo stesso notaio. Di solito è sufficiente indicare nome del notaio, data approssimativa dell’atto, tipo di atto (es. compravendita, mutuo, donazione) e, se li hai, numero di repertorio e gli estremi di una delle parti; avere il numero di repertorio accelera molto la ricerca.
Se il notaio è deceduto, ha cessato l’attività o si è trasferito in un altro distretto, gli atti non restano “senza casa”: per legge vengono versati all’Archivio notarile distrettuale competente, dove restano a disposizione del pubblico per il rilascio di copie. Il Ministero ha attivato il servizio Archinota, che permette di capire in quale archivio siano finiti gli atti di un certo notaio o dove sia conservato un testamento o altro atto rogato.
Una volta individuato l’Archivio, si può presentare domanda direttamente allo sportello, per posta o con le modalità telematiche locali (molti Archivi indicano indirizzi e moduli sui propri siti, spesso richiedendo l’invio della richiesta via mail o PEC e il pagamento dei diritti tramite bollettino o pagoPA).
Trascorso un lungo periodo dalla cessazione del notaio, una parte degli atti può finire negli Archivi di Stato come documentazione storica, ma normalmente per gli atti di interesse pratico ci si muove ancora tra studio notarile e Archivio notarile distrettuale.
La procedura concreta di richiesta è piuttosto standardizzata. Di solito compili un modulo con i tuoi dati e quelli dell’atto, alleghi copia di un documento di identità e, se stai agendo per conto di altri, una delega o mandato. Alcuni siti di servizi e di notai indicano anche gli importi indicativi dei diritti di copia e delle tasse di bollo, che variano in funzione del numero di pagine e del tipo di copia, ma che restano comunque soggetti alle tabelle ministeriali sulle imposte e alla libera pattuizione del compenso notarile per l’attività di ricerca e rilascio.
Una volta pagati i diritti, il notaio o l’Archivio rilasciano la copia richiesta timbrata e sottoscritta (o firmata digitalmente, se informatica), con indicazione dell’eventuale qualità di copia autentica o esecutiva.
È importante ricordare che oggi non esiste solo la copia cartacea. La legge notarile, con l’introduzione degli articoli 68-bis e 68-ter, consente al notaio di rilasciare copie su supporto informatico anche di atti originariamente cartacei e, viceversa, copie cartacee di atti informatici. La copia autentica informatica è firmata digitalmente dal notaio e può circolare per via telematica, mantenendo pieno valore giuridico nei confronti dei soggetti che accettano documenti informatici, in linea con il Codice dell’Amministrazione Digitale.
Accanto all’aspetto pratico, la richiesta di copia ha risvolti probatori importanti. Una copia autentica notarile è, a tutti gli effetti, una copia conforme all’originale ai sensi del codice civile: fa prova del contenuto dell’atto esattamente quanto l’originale, salvo querela di falso per gli aspetti coperti da pubblica fede.
È il motivo per cui, quando devi produrre un atto in giudizio, trascriverlo nei registri immobiliari o usarlo per un’operazione successiva, ti verrà quasi sempre chiesta una copia autentica rilasciata da un notaio o dall’Archivio, piuttosto che una scansione fatta da te.
Esistono poi casi particolari. Per gli atti di ultima volontà, soprattutto testamenti pubblici o segreti pubblicati, la richiesta di copia segue regole più caute: di prassi si rilascia copia solo agli eredi, ai legatari o a chi dimostri un interesse concreto, proprio perché il contenuto tocca la sfera personale del de cuius. Per procure generali, atti societari strategici o documenti contenenti dati particolarmente sensibili, il notaio può chiedere documentazione aggiuntiva per verificare l’identità e il ruolo del richiedente, pur restando fermo il principio che il rilascio di copie è un dovere funzionale del pubblico ufficiale e non un favore discrezionale.
Esempio Richiesta Copia Atto Notarile
Oggetto: Richiesta rilascio copia/estratto/certificato relativo all’atto notarile del [data], repertorio n. [], raccolta n. []
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome / legale rappresentante di …], in qualità di [parte dell’atto / avente causa (es. erede, acquirente, creditore) / terzo con interesse giuridicamente rilevante], chiede il rilascio di copia del seguente atto notarile:
– Tipologia: [es. atto di compravendita / mutuo ipotecario / procura / donazione / verbale assemblea / testamento pubblicato]
– Data rogito/pubblicazione: []
– Notaio rogante: [Nome Cognome], distretto di []
– Repertorio n. [], Raccolta n. [] (se noti)
– Parti del rogito: [elenco sintetico]
– Immobile/oggetto (se pertinente): [Comune, indirizzo, dati catastali / oggetto sociale / estremi]
Tipologia di rilascio richiesta
[ ] Copia semplice (uso informativo)
[ ] Copia conforme / autentica (uso amministrativo/giudiziario)
[ ] Estratto o certificato [specificare oggetto]
[ ] Copia digitale con firma digitale del Notaio / Archivio su file PDF
[ ] Copia cartacea da ritirare a mano / spedizione a mezzo [corriere/posta]
Motivazione e legittimazione all’accesso
La richiesta è presentata per le seguenti ragioni: [es. volture, pratica bancaria, successione, contenzioso]. Si dichiara di possedere titolo/legittimazione all’ottenimento della copia in quanto [parte del rogito / erede ex [titolo] / creditore munito di [titolo] / altro interesse qualificato]. Si allega documentazione a comprova.
Eventuali ulteriori indicazioni
– Urgenza: [ordinaria / urgente entro il //]
– Fatturazione: intestare a [dati] – CF/P.IVA []
– Modalità pagamento spese/diritti: si chiede preventivo e indicazioni IBAN; si autorizza ad addebitare i diritti secondo tariffa vigente.
– Trattamento dati: si autorizza l’uso dei dati ai soli fini del procedimento.
Allegati
[ ] Copia fronte/retro documento di identità del richiedente
[ ] Eventuale procura/delega con documento del delegato
[ ] Documenti che provano la qualità/legittimazione (es. dichiarazione di successione, visura, titolo di credito, delibera)
[ ] Riferimenti dell’atto (nota di trascrizione, estremi catasto, copia precedente)
[ ] Recapito per consegna/spedizione
Luogo e data: [__________]
Firma leggibile: ______________________________
Note per la consegna
Si chiede cortese conferma di presa in carico e dei tempi stimati per il rilascio, con indicazione dei diritti di copia e delle spese dovute. Per copie digitali si preferisce ricezione via PEC all’indirizzo sopra indicato.
Modello Richiesta Copia Atto Notarile PDF e Word
Di seguito è possibile trovare il modello richiesta di copia di atto notarile da scaricare.
