Modello Lettera di Manleva

In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di manleva e mettiamo a disposizione un fac simile lettera di manleva.

Come Funziona la Manleva

Una lettera di manleva è una dichiarazione con cui un soggetto si impegna a tenere indenne un altro da determinate conseguenze dannose, assumendo su di sé il rischio economico collegato a fatti, azioni o omissioni. È la forma “in prosa” di una clausola di manleva: invece di essere inserita dentro un contratto ampio, è messa per iscritto come documento autonomo, firmato da chi presta la garanzia. Dal punto di vista giuridico si colloca nell’area dell’obbligo di manleva e di tenuta indenne, che la giurisprudenza riconduce alle regole generali delle obbligazioni, del mandato e del contratto a favore di terzo, più che a un tipo tipizzato dal codice.

La funzione centrale della manleva è lo spostamento del rischio. Invece di far gravare su chi compie una certa attività tutte le conseguenze economiche di un danno, di una pretesa di terzi o di una sanzione, si prevede che, se quel soggetto sarà chiamato a rispondere, qualcun altro lo rimborserà di quanto dovrà pagare o lo terrà indenne già “a monte”. Questo si vede benissimo, ad esempio, nelle operazioni societarie in cui il venditore di quote o azioni presta una manleva all’acquirente per eventuali debiti fiscali “nascosti” relativi ai periodi precedenti: se l’Agenzia delle Entrate presenterà il conto alla società dopo il closing, l’acquirente potrà rivalersi sul venditore in forza della manleva. Ma lo stesso meccanismo si usa in ambito immobiliare, tra privati, nei rapporti professionali, nei rapporti di appalto o di fornitura, ogni volta che una parte chiede all’altra di garantire che non resterà “con il cerino in mano” a fronte di un certo rischio.

Una lettera di manleva è quindi, in sostanza, un impegno contrattuale. Per essere valida deve essere frutto di un accordo tra le parti, avere un oggetto determinato o determinabile e non può violare norme imperative o l’ordine pubblico: non si può, per esempio, manlevare qualcuno dalla responsabilità per dolo o colpa grave verso terzi in modo da renderla del tutto inoperante, né si può usare la manleva per eludere norme inderogabili (come quelle sulla responsabilità penale). Quello che si può fare, invece, è modulare i rapporti interni tra soggetti coinvolti, prevedendo chi, in ultima analisi, sopporterà il peso economico di un certo evento dannoso o di una certa pretesa.

Per essere utile, la lettera deve definire con precisione il perimetro della manleva. Bisogna chiarire chi manleva chi, per che cosa e in quali limiti. Ad esempio, un proprietario che affitti un immobile a un conduttore può chiedere a quest’ultimo una manleva rispetto a danni che il conduttore dovesse causare a terzi usando l’immobile, oppure rispetto a multe condominiali generate da comportamenti del conduttore stesso; un committente può chiedere all’appaltatore una manleva rispetto a sanzioni per violazioni in materia di sicurezza sul lavoro commesse dall’appaltatore; una società può manlevare un proprio amministratore rispetto a spese legali e risarcimenti derivanti da azioni di responsabilità, salvo i casi di dolo o colpa grave. In tutti questi casi, più la descrizione del rischio è chiara (periodo di riferimento, natura delle pretese, massimali, esclusioni), più la manleva sarà efficace e meno spazio ci sarà per contenziosi interpretativi.

Un profilo importante è la distinzione tra manleva “da responsabilità” e manleva “da conseguenze economiche”. La prima, in senso stretto, non può impedire a un terzo di agire contro chi ritiene responsabile: se un condominio, un fisco, un danneggiato hanno un diritto di credito verso un soggetto, non sarà la lettera di manleva a impedirgli di chiedere il pagamento a chi è obbligato per legge. La manleva gioca soprattutto sul piano interno: il soggetto che ha pagato potrà rivalersi su chi si era impegnato a tenerlo indenne. È a questo che serve, ad esempio, la lettera con cui un venditore dichiara di “manlevare e tenere indenne” l’acquirente da ogni conseguenza di un certo debito pregresso: se il creditore va comunque a colpire l’acquirente, questi potrà chiedere al venditore di rimborsargli quanto versato. In alcuni casi, però, la manleva può essere strutturata in modo che il manlevante si obblighi direttamente verso il terzo, assumendo il debito al posto di chi ha firmato la lettera: qui si entra nella logica dell’accollo o del contratto a favore di terzo, che richiede formule più accorte e una chiara accettazione da parte del creditore per avere piena efficacia.

Dal punto di vista formale, la lettera di manleva non richiede, di regola, una forma particolare: può essere una scrittura privata semplice, purché sottoscritta dal manlevante, e può anche essere incorporata in un contratto più ampio (come clausola di manleva). Nella pratica, però, soprattutto in contesti rilevanti (immobili, societario, rapporti con la PA, grandi forniture) si preferisce che sia almeno una scrittura privata firmata con firma autografa o digitale, spesso autenticata da un notaio o richiamata in atti pubblici, così da renderla facilmente opponibile e utilizzabile come prova. È opportuno indicare la data, i dati completi delle parti, il richiamo al rapporto principale (ad esempio “in relazione al contratto di compravendita del…”) e una formula di impegno chiara, che eviti ambiguità tra manleva e semplici dichiarazioni di stile.

Un altro aspetto giuridico da considerare è la durata della manleva. Non ha senso una garanzia potenzialmente infinita, ed è frequente che le lettere prevedano un orizzonte temporale: ad esempio manleva per tutte le pretese relative a periodi d’imposta fino a una certa data, o per tutte le richieste che dovessero pervenire entro un certo numero di anni. In mancanza di disciplina espressa, si applicherebbero i termini ordinari di prescrizione per i diritti di regresso o di indennizzo: per questo, chi redige la lettera tende a specificare chiaramente fino a quando il manlevante potrà essere chiamato a tenere indenne l’altra parte, e se l’obbligo riguarda solo fatti già verificatisi o anche eventi futuri.

Sul piano interpretativo, i giudici tendono a leggere le clausole e le lettere di manleva in senso restrittivo, proprio perché attribuiscono a chi si obbliga un peso ulteriore rispetto ai normali rischi contrattuali. Se una manleva è formulata in termini troppo generici (“mi impegno a tenerti indenne da qualsiasi conseguenza di qualsivoglia fatto connesso al rapporto”), il rischio è che venga intesa come limitata a ciò che si può ragionevolmente collegare allo scopo perseguito dalle parti, escludendo ipotesi eccessivamente lontane o imprevedibili. Per evitare questo, nelle lettere ben scritte si trova spesso un bilanciamento: una parte generale, che parla di “ogni costo, onere, spesa, sanzione e pretesa derivante da…”, e una parte descrittiva più dettagliata, che circoscrive la famiglia di eventi cui la manleva si riferisce.

Un tema delicato è il rapporto tra manleva e responsabilità verso i terzi. La lettera può disciplinare solo i rapporti interni tra chi si impegna e chi è manlevato; non può privare il danneggiato del suo diritto di farsi risarcire da chi la legge indica come responsabile. Se, per esempio, un committente manleva l’appaltatore da certi rischi, ma poi un terzo subisce un danno da un crollo e chiama in giudizio l’appaltatore, questa lettera non potrà essere opposta al terzo per negargli il risarcimento; servirà semmai al committente o all’appaltatore per regolare tra loro, a posteriori, chi sopporterà il costo del risarcimento. Anche sul fronte delle responsabilità amministrative o penali, la manleva non può eliminare l’imputazione soggettiva: può eventualmente prevedere che, se qualcuno paga una sanzione amministrativa pecuniaria, l’altro lo rimborsi, ma non può impedire allo Stato di contestare la violazione a chi risulta responsabile.

Dal punto di vista pratico, chi firma una lettera di manleva deve valutare bene la sostenibilità dell’impegno, quasi come se stesse sottoscrivendo una polizza assicurativa, ma senza il filtro di una compagnia. Nelle operazioni complesse non è raro che la manleva sia “coperta” a sua volta da un’assicurazione, così che il manlevante possa rivalersi sull’assicuratore nei limiti del massimale. Chi richiede una manleva, invece, dovrebbe preoccuparsi anche dell’affidabilità patrimoniale di chi la presta: una lettera perfetta, ma firmata da un soggetto insolvente, ha un valore soprattutto teorico.

Esempio Lettera di Manleva

Manleva per partecipazione a evento/attività (partecipante – organizzatore)

Oggetto: Lettera di manleva per partecipazione a [evento/attività]

Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], nato/a a [luogo] il [data], C.F. [_____], residente in [indirizzo], recapiti [tel/email], di seguito “Dichiarante”,

premesso che intende partecipare all’evento/attività [titolo] in data [data] presso [luogo], organizzato da [Organizzatore], P.IVA/C.F. [_____], con sede in [indirizzo], di seguito “Organizzatore”,

dichiara quanto segue:

Assunzione rischi e condotta
Il Dichiarante dichiara di essere stato informato sui rischi tipici connessi all’attività e di essere in condizioni psico-fisiche idonee. Si impegna a rispettare regolamenti, istruzioni del personale, segnaletica e a utilizzare eventuali DPI/attrezzature richiesti.

Manleva e tenuta indenne
Il Dichiarante, nei limiti di legge, solleva e manleva l’Organizzatore, i suoi dipendenti/collaboratori/fornitori da ogni responsabilità per danni a persone o cose che possano derivargli in occasione dell’evento, fatti salvi il dolo o la colpa grave dell’Organizzatore.

Danni a terzi
Il Dichiarante risponderà dei danni cagionati a terzi o a cose per fatto proprio o per inosservanza delle regole e terrà indenne l’Organizzatore da eventuali richieste di terzi.

Coperture assicurative [facoltativo]
Il Dichiarante dichiara di essere coperto da polizza [infortuni/RC] n. [], compagnia [], ovvero di accettare di partecipare senza copertura aggiuntiva.

Durata e foro
La manleva vale per l’evento/attività indicata e per le relative fasi di accesso/deflusso. Legge applicabile italiana; foro competente [_____], salvo competenze inderogabili.

Luogo e data: [_____]
Firma Dichiarante: ______________________
Allegati: documento d’identità [sì/no]

Manleva fornitore/appaltatore per accesso a locali del committente (fornitore – committente)

Oggetto: Lettera di manleva e tenuta indenne per attività presso i locali di [Committente]

Il/La sottoscritto/a [legale rappresentante], per conto di [Fornitore/Appaltatore], P.IVA [], con sede in [], di seguito “Fornitore”,

a favore di [Committente], P.IVA [], con sede in [], di seguito “Committente”,

premette di dover eseguire [lavori/servizi] nei locali siti in [indirizzo], nelle date [_____], e

dichiara/si obbliga a:

Conformità e sicurezza
Rispettare integralmente D.Lgs. 81/08, procedure HSE del Committente, regolamenti di sito; garantire personale formato, dotato di DPI e idoneità; mantenere DURC regolare.

Manleva e indennizzo
Tenere indenne e manlevare il Committente, i suoi amministratori/dipendenti, da pretese, danni, costi e spese (incluse spese legali) derivanti da infortuni, danni a cose/terzi causati da colpa del Fornitore, del suo personale o subappaltatori, salvo il dolo/colpa grave del Committente.

Assicurazioni
Mantenere polizze attive per l’intera durata: RC verso terzi non inferiore a € []; RCO [se applicabile] non inferiore a € []. Copie delle quietanze/condizioni allegate/ disponibili a richiesta.

Limiti e responsabilità
Restano esclusi i danni da caso fortuito/forza maggiore non imputabili al Fornitore. Eventuali penali/fermi impianto concordati nel contratto principale restano fermi.

Durata
La manleva opera dalla data di accesso fino a [data/chiusura lavori/collaudo], nonché per i reclami relativi a fatti accaduti nel periodo di esecuzione.

Luogo e data: [_____]
[Firma del legale rappresentante Fornitore]
Allegati: copia polizze; POS/piano di lavoro; DURC

Manleva per utilizzo veicolo/attrezzatura concessa a terzi (utilizzatore – proprietario)

Oggetto: Manleva per uso di [veicolo/attrezzatura] di proprietà [Proprietario]

Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], C.F. [], residente in [], di seguito “Utilizzatore”,

dichiara di ricevere in consegna da [Proprietario], C.F./P.IVA [], il seguente bene: [descrizione, targa/seriale], in data [], per l’uso [personale/lavorativo] fino al [_____].

Stato e uso
Il bene è consegnato in buono stato, come da verbale allegato. L’Utilizzatore si impegna a usarlo con diligenza, nel rispetto del Codice della Strada/manuale d’uso, senza cessione a terzi non autorizzati.

Manleva
L’Utilizzatore manleva e tiene indenne il Proprietario da multe, sanzioni, pedaggi, danni a terzi derivanti dall’uso del bene durante il periodo di affidamento, fatti salvi i casi di vizi occulti o difetti noti e taciuti dal Proprietario.

Sinistri e coperture
In caso di sinistro l’Utilizzatore informerà immediatamente il Proprietario e l’assicurazione, collaborando alla gestione del claim. Restano a carico dell’Utilizzatore franchigie/scoperti per sinistri con sua responsabilità.

Restituzione e danni
Restituzione alla scadenza nello stato in cui è stato ricevuto, salvo normale usura. Eventuali danni imputabili all’Utilizzatore saranno rimborsati o riparati a proprie spese.

Durata e foro
Validità dal [] al []. Legge italiana; foro competente [_____].

Luogo e data: [_____]
Firma Utilizzatore: ______________________
Firma Proprietario (per ricevuta): ______________________
Allegato A: verbale stato d’uso e foto

Manleva per utilizzo di contenuti/immagini e diritti IP (cedente – utilizzatore)

Oggetto: Manleva per utilizzo di contenuti/immagini e diritti connessi

Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome/Ragione sociale], C.F./P.IVA [], con sede/residenza in [], di seguito “Cedente”,

a favore di [Utilizzatore/Editore/Azienda], C.F./P.IVA [], con sede in [], di seguito “Utilizzatore”,

dichiara che i materiali consegnati in data [_____], descritti come [foto/video/testi/grafica: descrizione], sono di sua legittima titolarità o di avere ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie per l’uso concordato [es. pubblicazione online, stampa, ADV, durata/territorio].

Garanzia di titolarità e lecita provenienza
Il Cedente garantisce che l’uso dei materiali da parte dell’Utilizzatore non viola diritti d’autore, marchi, diritti di immagine o privacy di terzi.

Manleva
Il Cedente si impegna a tenere indenne e manlevare l’Utilizzatore da ogni pretesa, costo e danno (incluse spese legali) avanzati da terzi in relazione ai materiali forniti, derivanti da violazioni di cui al punto 1, salvo uso difforme da quanto autorizzato dall’Utilizzatore.

Limiti
La manleva non opera per modifiche/usi dei materiali eccedenti l’ambito autorizzato dal Cedente o per manipolazioni che generino nuove violazioni imputabili all’Utilizzatore.

Durata
La manleva ha durata pari al periodo di sfruttamento dei materiali di cui sopra e comunque non inferiore a [__] anni dalla consegna.

Allegati e liberatorie
Sono allegate le liberatorie dei soggetti ritratti/coinvolti e, ove necessario, le licenze di terzi.

Luogo e data: [_____]
Firma Cedente: ______________________
Firma Utilizzatore (per accettazione): ______________________
Allegati: elenco materiali; liberatorie; licenze