In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile lettera di circolarizzazione.
Come si Scrive la Lettera di Circolarizzazione
La lettera di circolarizzazione è lo strumento con cui il revisore o il professionista contabile chiede a un soggetto terzo di confermare direttamente, per iscritto, dati e informazioni che risultano dalle scritture del cliente: saldi, condizioni contrattuali, garanzie, impegni, contenziosi. È una “conferma esterna” e, nel linguaggio dei principi di revisione (ISA Italia 505), è considerata una delle prove più attendibili perché arriva da qualcuno che non è né l’impresa né il revisore e che ha un interesse diretto a non fornire dati falsi.
Nella pratica le circolarizzazioni più frequenti sono quelle bancarie, quelle ai clienti e ai fornitori e quelle ai legali della società. La circolarizzazione bancaria serve a farsi confermare da ciascun istituto il saldo dei conti, l’esistenza di fidi, mutui, garanzie prestate o ricevute, pegni, conti “fuori bilancio” e altre informazioni rilevanti; le risposte delle banche sono il riferimento per verificare le riconciliazioni di cassa e gli impegni finanziari. La circolarizzazione clienti e fornitori serve a riscontrare l’esistenza e l’ammontare di crediti e debiti commerciali, a identificare contestazioni o note di credito in arrivo, a scoprire eventuali rapporti non registrati. La circolarizzazione ai legali della società è usata per avere un quadro dei contenziosi in corso, delle cause potenziali e delle passività “possibili” che potrebbero richiedere stanziamenti o informativa in nota integrativa.
La struttura di una lettera di circolarizzazione è abbastanza standard, proprio perché deve essere chiara e “neutrale”. In testa compaiono i dati del soggetto che effettua la revisione e quelli del cliente; si indica il destinatario (banca, cliente, fornitore, legale) con i recapiti. La lettera specifica in modo espresso che la richiesta proviene dal revisore ma è inviata “per conto” dell’impresa e che la risposta deve essere trasmessa direttamente al revisore all’indirizzo indicato, spesso in busta preaffrancata o via PEC, per garantire che non venga alterata. Il corpo della lettera richiama il periodo cui si riferisce la richiesta (tipicamente la data di chiusura del bilancio), elenca i dati che risultano dalla contabilità dell’impresa (ad esempio i saldi dei conti correnti, dei crediti o dei debiti) e chiede al destinatario di confermare, correggere o integrare le informazioni, precisando che il silenzio non equivale ad assenso: se non risponde, il revisore non può considerare la circolarizzazione “valida”, ma dovrà trovare altre prove a supporto.
Nel caso delle banche, spesso si utilizzano modelli predisposti da ABI o da organismi professionali, che contengono tabelle da compilare su conti, affidamenti, garanzie, derivati, leasing, cassette di sicurezza, impegni di firma e ogni altro rapporto. Per clienti e fornitori il modello è più semplice: elenco delle fatture aperte o del saldo del conto alla data X, con una domanda del tipo “Vi preghiamo di indicare se il saldo qui riportato è da Voi riconosciuto o, in caso contrario, quali sono le differenze riscontrate”. Per i legali, la lettera espone l’elenco delle cause note, chiede di confermare l’esattezza dell’elenco e, per ciascuna, lo stato di avanzamento, le pretese delle controparti, il rischio di soccombenza e l’eventuale quantificazione delle passività; chiede anche di indicare contenziosi o rischi non elencati ma di cui lo studio sia a conoscenza.
Dal punto di vista delle responsabilità, la lettera viene predisposta dal revisore ma firmata normalmente dalla società cliente (amministratore o legale rappresentante) per autorizzare il destinatario a comunicare i dati. Questo aspetto è importante anche sotto il profilo della privacy e del segreto bancario: una banca o un fornitore non possono, in linea di principio, trasmettere a terzi informazioni su un proprio cliente senza una base giuridica o il consenso di quest’ultimo; la firma della società sulla richiesta e il riferimento al processo di revisione legale del bilancio costituiscono la base per la comunicazione lecita. Per lo stesso motivo molte banche accettano solo format “codificati” e richiedono l’invio tramite canali sicuri.
La lettera di circolarizzazione si colloca dentro un procedimento rigoroso. Il revisore seleziona i soggetti da circolarizzare sulla base di criteri di rilevanza e di rischio (per esempio le banche più significative, i principali clienti e fornitori, i legali che seguono cause importanti), chiede alla società di verificare i dati e poi organizza l’invio. Le risposte che tornano direttamente al revisore vengono confrontate con la contabilità: se confermano i saldi, aumentano l’affidabilità dei dati di bilancio; se evidenziano differenze o rapporti non contabilizzati, diventano base per rilievi, per richieste di rettifica e, nei casi più gravi, per la formulazione di giudizi con rilievi o per segnalazioni agli organi sociali. Se le risposte non arrivano o sono poche, il revisore non può semplicemente “far finta di niente”: i principi di revisione impongono di ricorrere a procedure alternative, come la verifica dei pagamenti successivi, la visura di contratti o estratti conto interni, per ottenere un livello di sicurezza ragionevole.
I profili legali e professionali che ruotano attorno alla lettera di circolarizzazione sono molteplici. Dal lato revisore, l’omissione delle circolarizzazioni quando sarebbero necessarie, o l’uso di lettere non inviate direttamente ai terzi ma gestite attraverso la società, può essere visto come un difetto di diligenza ai sensi del d.lgs. 39/2010 e della disciplina deontologica, con possibili responsabilità disciplinari e, nei casi di danno, anche civili. Dal lato della società, fornire dati incompleti o falsi al revisore perché li giri ai terzi può integrare artifici e raggiri sul bilancio, con i rischi tipici dei reati societari e di false comunicazioni sociali. Dal lato del terzo destinatario, una risposta negligente o errata può generare richieste di chiarimenti, ma la responsabilità diretta verso il revisore, di solito, si limita al profilo contrattuale con la società cliente; salvo casi eclatanti, non porta conseguenze penali.
Ci sono, inoltre, riflessi in materia di trattamento dei dati personali. La circolarizzazione bancaria, ad esempio, comporta che l’istituto comunichi a un revisore esterno dati su saldi, affidamenti, eventuali contestazioni: si tratta di dati personali della società (o dell’imprenditore individuale) e, a volte, dei garanti persone fisiche. I principi di protezione dei dati richiedono che società e revisore informino gli interessati del fatto che, nell’ambito della revisione legale, potranno essere eseguite conferme esterne, e che i dati saranno trattati solo per quella finalità; il revisore, a sua volta, è tenuto alla riservatezza e a misure di sicurezza adeguate.
La lettera di circolarizzazione non è usata solo nella revisione del bilancio ma anche in altre attività: due diligence in operazioni straordinarie, verifiche interne di grandi gruppi, procedure concorsuali quando il curatore deve ricostruire esposizioni bancarie, crediti e debiti verso fornitori e clienti. In questi contesti, cambia la base giuridica (non è sempre la revisione legale, può essere un incarico di consulenza o un mandato giudiziario), ma la logica è la stessa: chiedere a terzi la conferma, diretta e scritta, di rapporti contabili rilevanti.
In termini pratici, per scrivere una buona lettera di circolarizzazione bisogna essere precisi ma non ridondanti. Bisogna indicare il nome esatto della società cliente, eventuali codici interni o IBAN per facilitare la ricerca, la data di riferimento del saldo, gli importi, e spiegare in modo chiaro che si tratta di una richiesta nell’ambito di un’attività di revisione o consulenza; bisogna indicare dove e come rispondere (indirizzo fisico, PEC, portale). È altrettanto importante che il revisore gestisca in proprio la logistica della spedizione e della ricezione, per non perdere il controllo sulla catena di affidabilità della prova.
Esempio Lettera di Circolarizzazione
Oggetto: Lettera di circolarizzazione crediti
Ci pregiamo informarVi che alla data del __/__/____ il Vostro conto presentava un saldo a nostro credito di Euro ______ come risulta dall’estratto conto che accludiamo.
In relazione al normale controllo della nostra contabilità, Vi saremo grati se vorrete confermare direttamente ai nostri Revisori contabili che il suddetto saldo corrisponde alle Vostre risultanze contabili. Se non concordate, Vi preghiamo di scrivere direttamente ai nostri Revisori contabili indicando il diverso saldo a Voi risultante e possibilmente i motivi della discordanza.
Vi preghiamo di porre attenzione alla data della conferma. Le operazioni avvenute successivamente a tale data non sono da noi considerate.
Alleghiamo busta affrancata e indirizzata per la risposta e, nel ringraziarVi, distintamente Vi salutiamo.
Firma
Fac Simile Lettera di Circolarizzazione
Di seguito è disponibile un fac simile lettera di circolarizzazione Word da scaricare.
