La lettera di circolarizzazione dei crediti è una comunicazione che una azienda soggetta a revisione contabile invia ai propri creditori al fine di appurare che il saldo iscritto in bilancio corrisponda con quello iscritto nel bilancio del creditore stesso.
Tale tipo di comunicazione viene richiesto dal principio di revisione numero 505 e fornisce forti evidenze circa la reale sussistenza dei crediti iscritti nel bilancio della azienda sottoposta a revisione in quanto a confermare il saldo è una persona terza rispetto all’azienda.
Si comprende dunque come, per mezzo della circolarizzazione dei crediti, non solo si giunga a confermare che il saldo iscritto a bilancio sia corretto, ma si conferma anche l’esistenza stessa del credito.
Generalmente la circolazione dei crediti avviene con la medesima data della chiusura del bilancio, ovvero, se il bilancio chiude al 31 dicembre dell’anno, il revisore invierà ai creditori la lettera di circolazione con il saldo alla data del 31 dicembre.
Non è così infrequente, però, che si esegua la circolazione dei crediti anche in differente data, per esempio il 31 novembre, e poi si effettui una operazione di roll on, ovvero si calcoli, per effetto delle evidenze contabili successive al 31 novembre, il saldo alla data di chiusura del bilancio. E’ anche possibile eseguire la circolazione dei crediti in data successiva rispetto quella di riferimento, per esempio il 31 gennaio, e poi si effettui una operazione di roll forward, ovvero si calcoli, per effetto delle evidenze contabili antecedenti al 31 gennaio, il saldo alla data del 31 dicembre precedente.
Chiaramente, soprattutto in presenza di grandi aziende, che possiedono centinaia o migliaia di crediti o milioni, non si procede alla circolarizzazione di tutti i creditori ma il revisore seleziona un campione di creditori ai quali viene inviata la lettera di circolarizzazione.
Il campione, così individuato e che dovrà essere significativo, verrà trasmesso alla società sottoposta a revisione la quale si farà carico di inviare una lettera, a firma del legare rappresentante, a ogni creditore indicato dal revisore al quale si chiederà appunto di confermare il saldo del credito dovuto. Questi dovrà rispondere direttamente al revisore contabile e potrà rispondere sia positivamente che negativamente.
Qualora la risposta sia positiva il saldo sarà confermato, diversamente il revisore dovrà provvedere ad un lavoro di riconciliazione dei saldi, utilizzando i documenti che la società sottoposta a revisione possiede a supporto del proprio credito.