In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di accompagnamento fattura.
Lettera di Accompagnamento Fattura
Una lettera di accompagnamento fattura è un breve testo che invii insieme alla fattura, sia in formato cartaceo sia via email, per dare un contesto al documento contabile e mantenere un rapporto professionale e cordiale con il cliente. Non è obbligatoria dal punto di vista fiscale, ma è molto utile per ricordare che cosa stai fatturando, richiamare eventuali accordi, indicare chiaramente le modalità e i tempi di pagamento e, in generale, dare un’immagine ordinata e attenta della tua attività.
Per scriverla in modo efficace conviene innanzitutto chiarire l’obiettivo: non stai semplicemente “allegando un PDF”, stai gestendo una fase delicata del rapporto economico, cioè il momento in cui chiedi il pagamento del tuo lavoro o dei tuoi prodotti. Una buona lettera di accompagnamento deve quindi essere chiara, sintetica e cortese. Serve a far capire subito al destinatario che cosa troverà nella fattura, a evitare dubbi su importi, periodi di riferimento o condizioni pattuite e a ridurre il rischio di ritardi o contestazioni.
Dal punto di vista formale puoi impostarla come una breve comunicazione commerciale. Se usi la carta intestata, nella parte alta compariranno già i tuoi dati; se invece è un’email, puoi limitarti all’oggetto e al testo. L’oggetto dovrebbe essere sempre specifico, per esempio “Invio fattura n. 15/2025 – Servizi di consulenza mese di ottobre” oppure “Fattura n. 87 per fornitura materiali cantiere X”, in modo che il cliente capisca subito di che cosa si tratta e possa archiviare correttamente il messaggio. Anche in un invio massivo o ripetuto, cambiare ogni volta l’oggetto con il numero e il periodo di riferimento della fattura aiuta molto in fase di ricerca e controllo.
L’apertura della lettera è il momento del saluto e del richiamo al rapporto. Puoi usare formule diverse a seconda del tono che vuoi mantenere: più formale con “Spett.le Azienda…” o “Gentile Dott. Rossi…”, più semplice se hai un rapporto abituale e confidenziale con il cliente. Subito dopo conviene inserire una frase che colleghi direttamente al documento: ad esempio “con la presente trasmettiamo in allegato la fattura n. 15/2025 relativa ai servizi prestati nel mese di ottobre” oppure “in allegato trova la fattura n. 87, emessa a saldo della fornitura del giorno 10/11/2025”. In questo modo il destinatario sa subito che cosa sta ricevendo e a che cosa si riferisce.
Il corpo centrale della lettera serve a dare qualche dettaglio in più, senza appesantire. Puoi ricordare brevemente l’oggetto del contratto o dell’ordine, indicare il periodo a cui si riferiscono le prestazioni, specificare se la fattura è un acconto, un saldo, una nota di debito o di credito. È anche il punto giusto per richiamare le condizioni di pagamento: termini concordati, eventuali sconti per pagamento anticipato, IBAN su cui effettuare il bonifico se non è già molto visibile in fattura, riferimenti a un ordine di acquisto o a un contratto quadro. Tutto ciò che riduce al minimo le domande successive del cliente è benvenuto, purché resti entro poche righe.
Un elemento importante è il tono con cui chiedi il pagamento. In genere è meglio evitare formule perentorie o aggressive, soprattutto se non ci sono ancora stati ritardi o problemi. Espressioni come “chiediamo gentilmente di voler provvedere al pagamento entro la data indicata in fattura” oppure “restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento in merito” mantengono la comunicazione professionale ma cordiale. Quando invece la lettera accompagna una fattura già sollecitata più volte, il tono può diventare più fermo, per esempio ricordando che “come da nostre precedenti comunicazioni, restiamo in attesa del pagamento entro X giorni” e lasciando intuire che, in mancanza, saranno valutate ulteriori azioni; anche in questi casi, però, è preferibile evitare minacce esplicite nella semplice lettera di accompagnamento e, se necessario, usare uno strumento distinto come un sollecito formale.
Nella parte conclusiva conviene chiudere con un ringraziamento e una formula di cortesia. Ringraziare per la collaborazione, per la fiducia accordata o per l’attenzione non è solo una formula di stile, ma un piccolo investimento nel rapporto con il cliente: il pagamento non diventa una mera operazione contabile, ma l’ultima fase di un lavoro fatto insieme. Inserire una firma con nome e cognome e, se possibile, un recapito diretto (telefono, email) dà un volto alla comunicazione e facilita il contatto in caso di dubbi o chiarimenti sulla fattura.
Se la lettera accompagna una fattura cartacea, può essere stampata e inserita nella stessa busta, in modo che chi la riceve trovi prima il testo esplicativo e poi il documento contabile. Se invece la fattura viaggia via email, il testo della lettera può essere semplicemente il corpo del messaggio, con la fattura in allegato. In quest’ultimo caso è fondamentale assicurarsi che l’allegato sia leggibile, nominare il file in modo chiaro (per esempio “Fattura_15-2025_NomeAzienda.pdf”) e verificare che l’indirizzo del destinatario sia corretto, specie se stai inviando fatture elettroniche tramite intermediari o portali.
In alcuni contesti, ad esempio nei rapporti con la pubblica amministrazione o con grandi aziende, la lettera di accompagnamento fattura può includere riferimenti specifici richiesti dal cliente, come codici CIG, CUP, numeri d’ordine, codici fornitore o Uffici competenti. Inserirli anche nel testo di accompagnamento, oltre che in fattura, aiuta gli uffici amministrativi del cliente a smistare rapidamente la documentazione e riduce il rischio di blocchi nel ciclo di approvazione. Se sai che il cliente ha procedure rigide, è opportuno personalizzare la lettera in modo che parli il suo linguaggio e segua le sue indicazioni operative.
Nel caso di rapporti continuativi, come abbonamenti, consulenze periodiche o forniture mensili, la lettera di accompagnamento può diventare un format ricorrente da riutilizzare ogni volta, modificando solo i dati variabili come numero e data della fattura, periodo di riferimento e importo. Avere un modello pronto ti fa risparmiare tempo e mantenere coerenza nella comunicazione, ma non vieta di aggiungere, quando serve, una riga personalizzata, ad esempio per commentare una variazione dei servizi, un adeguamento tariffario o un ringraziamento per un progetto appena concluso.
Anche l’aspetto grafico ha la sua importanza: una lettera ordinata, ben impaginata, con lo stesso stile della tua fattura e della tua carta intestata contribuisce a dare un’impressione di professionalità. Evita testi troppo fitti, usa frasi brevi e paragrafi separati per i diversi aspetti, come presentazione, descrizione della fattura e cordiali saluti. Non serve essere prolissi: spesso poche righe chiare sono più efficaci di una pagina intera piena di formule ridondanti.
Esempi Lettera di Accompagnamento Fattura
Modello 1 – Formale standard per azienda
Oggetto: Invio fattura n. [numero]/[anno] – [descrizione sintetica]
Spett.le [Nome Cliente],
con la presente trasmettiamo in allegato la fattura n. [numero]/[anno], emessa in data [data], relativa a [breve descrizione di beni/servizi, periodo di riferimento].
Come da accordi intercorsi, l’importo complessivo è pari a euro [importo], con pagamento previsto entro [giorni o data] mediante [bonifico bancario / Ri.Ba. / altro mezzo], secondo le modalità riportate in fattura. Vi preghiamo cortesemente di voler indicare nella causale di pagamento il numero della fattura per agevolare la corretta registrazione contabile.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento dovesse rendersi necessario e cogliamo l’occasione per porgere cordiali saluti.
[Luogo], [data]
[Denominazione azienda]
[Nome e cognome referente]
[Recapito telefonico] – [Email]
Modello 2 – Professionista/freelance tono cordiale
Oggetto: Fattura n. [numero]/[anno] per [tipo attività]
Gentile [Nome Cliente],
in allegato alla presente Le invio la fattura n. [numero]/[anno], emessa in data [data], relativa alle prestazioni di [descrizione attività svolta] riferite al periodo [dal… al…].
L’importo dovuto è di euro [importo], con pagamento previsto entro [giorni o data] tramite bonifico sul conto indicato in fattura. Qualora avesse bisogno di ulteriori dettagli in merito alle voci riportate, sarò lieto di fornirLe ogni chiarimento.
La ringrazio per la fiducia accordata e per la collaborazione, e Le porgo i miei più cordiali saluti.
[Luogo], [data]
[Nome e cognome]
[Eventuale qualifica professionale]
[Recapito telefonico] – [Email]
Modello 3 – Per pubblica amministrazione o grande azienda (con riferimenti)
Oggetto: Invio fattura elettronica n. [numero]/[anno] – CIG [codice] – CUP [codice]
Spett.le [Ente / Azienda],
facciamo seguito al contratto/ordine n. [riferimento], relativo a [oggetto del contratto/servizio], per trasmettere la fattura n. [numero]/[anno] del [data], relativa alle forniture/prestazioni rese nel periodo [dal… al…].
La fattura, recante i riferimenti CIG [codice] e CUP [codice], è stata emessa in formato elettronico secondo la normativa vigente ed è qui allegata per Sua immediata conoscenza. L’importo complessivo è di euro [importo], con termini e modalità di pagamento conformi alle condizioni contrattuali e riportati nel documento.
Restiamo a disposizione degli uffici competenti per ogni eventuale informazione aggiuntiva o documentazione di supporto e porgiamo distinti saluti.
[Luogo], [data]
[Denominazione azienda]
[Nome e cognome referente amministrativo]
[Recapito telefonico] – [Email] – [PEC]
Modello 4 – Fattura di saldo a chiusura lavoro
Oggetto: Invio fattura di saldo n. [numero]/[anno] – [nome progetto/lavoro]
Gentile [Nome Cliente],
con piacere Le invio in allegato la fattura n. [numero]/[anno], emessa in data [data], a saldo delle attività svolte nell’ambito di [nome progetto o descrizione del lavoro], come da accordi conclusivi intercorsi.
L’importo indicato, pari a euro [importo], rappresenta il saldo definitivo delle prestazioni erogate e potrà essere corrisposto entro [giorni o data] secondo le modalità riportate in fattura. Qualora lo ritenesse utile, sono a disposizione per un breve confronto conclusivo sull’andamento del progetto e su eventuali sviluppi futuri della collaborazione.
La ringrazio sinceramente per l’opportunità e per la fiducia accordata alla nostra struttura e Le porgo i miei più cordiali saluti.
[Luogo], [data]
[Denominazione azienda o nome professionista]
[Nome e cognome referente]
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