La struttura di una lettera commerciale non può essere una struttura univoca. Per la ricerca di un modello o di suggerimenti per scrivere una lettera commerciale accattivante e che raggiunga il suo scopo, conviene prima identificare con precisione il target a cui si vuole inviare la lettera commerciale ed il messaggio che si desidera veicolare.
Come Scrivere una Lettera Commerciale
La lettera commerciale serve a instaurare o gestire un rapporto d’affari: presentare un’azienda, richiedere informazioni o offerte, negoziare condizioni, formalizzare accordi, sollecitare pagamenti, gestire reclami, confermare ordini o appuntamenti. È uno strumento “a prova di archivio”: più formale di una mail informale, più sintetico di un contratto, idoneo a restare agli atti e ad essere condiviso internamente.
Mantenere un tono professionale, cortese e assertivo. La voce deve riflettere il posizionamento del brand: istituzionale se si parla a PA o grandi imprese, pragmatico e diretto con PMI e fornitori, più consulenziale nei servizi. Evitare aggettivi superflui, promesse vaghe e gergo tecnico non necessario. Preferire frasi brevi, verbi attivi, lessico specifico e misurabile.
Intestazione con dati del mittente, riferimenti del destinatario e data; oggetto chiaro e specifico; apertura che orienta subito lo scopo; corpo che sviluppa i punti chiave in paragrafi ordinati; call to action con scadenze, modalità e persona di contatto; chiusura di cortesia; firma con ruolo, recapiti, eventuale informativa legale; allegati e riferimenti interni (numero pratica, PO, contratto). Se inviata su carta, aggiungere luogo, logo e carta intestata; se via email, curare oggetto e preheader.
Focalizzarsi sull’interesse del destinatario, non sull’autocelebrazione. Esplicitare benefici, rischi mitigati, parametri di qualità, SLA, condizioni economiche e logistiche. Anticipare obiezioni tipiche (tempi, costi, conformità, assistenza) e offrire risposte concise. Inserire elementi di prova documentale: certificazioni, referenze, conformità normative, indicatori di performance. Concludere sempre con un’azione richiesta, un termine e un canale diretto.
Una pagina o poco più; margini ampi e paragrafi brevi; titoletti utili se il testo è lungo. Font leggibile, 11–12 pt, allineamento a bandiera, nessuna sottolineatura superflua. Evidenziare i dati operativi (date, importi, codici) con grassetto sobrio. Numerare eventuali condizioni per facilitarne il richiamo. Evitare testi compatti senza respiro e allegati non citati.
Usare termini univoci per oggetto, quantità, prezzi, valute, Incoterms, rese, termini di pagamento, penali, foro competente, legge applicabile, clausole di riservatezza. Chiarire se la comunicazione è mera proposta, invito a offrire o conferma d’ordine. Indicare la validità temporale di offerte e condizioni. Se necessario, distinguere tra condizioni generali allegate e condizioni particolari della lettera, specificando il rapporto gerarchico tra i due documenti.
Includere i riferimenti minimi di compliance (privacy, antibribery, export control, sicurezza sul lavoro) solo quando pertinenti, rimandando a policy ufficiali. Evitare dati personali non necessari; se presenti, trattarli secondo principio di minimizzazione. Per versioni digitali, usare firma elettronica qualificata o avanzata quando richiesto; per la carta, firma leggibile e timbro ove previsto.
Oggetto breve e informativo; preheader coerente; corpo con la stessa forma della lettera tradizionale ma pensato per lo schermo. Allegati nominati in modo chiaro e in formato non modificabile quando serve tracciabilità. Inserire un recapito diretto e un link al profilo o alla pagina istituzionale. Evitare immagini pesanti o elementi che attivino filtri antispam; curare la compatibilità mobile.
Adattare unità di misura, formati di data, valuta, fusi orari e riferimenti normativi. Se si scrive in lingua straniera, allineare lo stile alle convenzioni del Paese del destinatario e considerare clausole standard locali. Per spedizioni e pagamenti internazionali, specificare Incoterms, banche corrispondenti, codici SWIFT/IBAN, regime IVA o dazi, termini doganali.
Citare gli allegati nel corpo e numerarli. Usare codici interni o riferimenti di progetto coerenti con ERP/CRM. In caso di versioni successive, indicare numero e data della revisione e cosa cambia rispetto alla precedente, per evitare ambiguità.
Definire in chiusura la prossima azione attesa e un termine. Registrare invio e ricezione nel CRM, collegare la lettera a opportunità, ticket o ordini. Se non arriva risposta, pianificare un sollecito con tono progressivo: prima cortese, poi operativo. Conservare la lettera e gli allegati nella stessa cartella procedurale per audit e controversie.
Esempi di Lettera Commerciale
Lettera commerciale – Richiesta di offerta
Oggetto: Richiesta di offerta per __________
Gentile __________,
siamo interessati all’acquisto di __________ con le seguenti specifiche: __________. Gradiremmo ricevere la vostra migliore offerta economica e tecnica, comprese condizioni di consegna, tempi, garanzia, assistenza post–vendita e termini di pagamento.
Per agevolare la valutazione, vi chiediamo di indicare eventuali alternative, sconti per quantità e disponibilità a campionatura. Restiamo disponibili a un confronto tecnico entro __________, anche da remoto.
Vi preghiamo di farci pervenire il preventivo entro __________ all’indirizzo __________.
Cordiali saluti,
__________ (Nome e Cognome) • __________ (Ruolo)
Firma __________
Allegati: specifiche tecniche __________ • condizioni generali d’acquisto __________
Lettera commerciale – Presentazione aziendale
Oggetto: Presentazione di __________ e proposta di collaborazione
Gentile ,
con la presente presentiamo ****, realtà attiva in __________ con esperienza in __________. Offriamo soluzioni per __________ con risultati misurabili in __________ e copertura operativa in __________.
Proponiamo un incontro conoscitivo per esplorare sinergie su __________ e definire un perimetro di prova/fornitura. Possiamo condividere referenze, certificazioni e un calendario di avvio entro __________.
Se di vostro interesse, indichi cortesemente disponibilità e referente operativo.
Cordiali saluti,
__________ (Nome e Cognome) • __________ (Ruolo)
Firma __________
Allegati: company profile __________ • certificazioni __________ • referenze __________
Lettera commerciale – Conferma ordine/condizioni
Oggetto: Conferma d’ordine n. __________ e condizioni di fornitura
Gentili,
confermiamo l’ordine relativo a __________ per n. __________ unità, prezzo unitario €__________, totale €__________ oltre IVA, Incoterms __________, resa __________, consegna prevista entro __________ presso __________.
Termini di pagamento __________ su IBAN __________; penali per ritardo __________; garanzia __________ mesi su difetti di conformità. Restano applicabili le nostre condizioni generali d’acquisto versione __________, che prevalgono in caso di contrasto.
Vi preghiamo di inviare conferma scritta entro __________ e piano di consegna aggiornato.
Cordiali saluti,
__________ (Nome e Cognome) • __________ (Ruolo)
Firma __________
Allegati: condizioni generali d’acquisto __________ • specifiche tecniche __________
Lettera commerciale – Reclamo e richiesta rimedio
Oggetto: Reclamo su fornitura n. __________ e richiesta di intervento
Gentili,
segnaliamo non conformità relative alla fornitura __________ ricevuta in data __________: __________. La non conformità incide su __________ e comporta __________.
Ai sensi delle condizioni contrattuali, richiediamo entro __________ la seguente azione correttiva: sostituzione/riparazione/nota di credito per __________, con ritiro a vostro carico presso __________. Restiamo disponibili a verifica congiunta e a condividere documentazione fotografica e lotti interessati.
In attesa di riscontro formale, sospendiamo l’uso dei beni non conformi.
Cordiali saluti,
__________ (Nome e Cognome) • __________ (Ruolo)
Firma __________
Allegati: report non conformità __________ • DDT __________ • evidenze __________
Lettera commerciale – Sollecito pagamento bonario
Oggetto: Sollecito bonario fattura n. __________ del __________
Gentile ,
risulta ad oggi insoluto l’importo di **€** relativo alla fattura n. __________ del __________ con scadenza __________. Vi chiediamo cortesemente di procedere al saldo entro __________ mediante __________ su IBAN __________, indicando in causale __________.
Qualora abbiate già effettuato il pagamento, vi invitiamo a inviare contabile a __________ per aggiornare le nostre registrazioni. In mancanza di riscontro entro il termine indicato, ci vedremo costretti ad attivare le misure previste dal contratto.
Restiamo disponibili per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti,
__________ (Nome e Cognome) • __________ (Ruolo)
Firma __________
Allegati: copia fattura __________ • estratto conto partitario __________
Fac Simile Lettera Commerciale
Di seguito è disponibile un fac simile lettera commerciale da scaricare.
