Non è inusuale la scelta di un libero cittadino di scrivere al sindaco della propria città per informarlo su una situazione di disagio verificatasi in una qualsiasi zona del comune di sua pertinenza.
Come si Scrive una Lettera al Sindaco
Scrivere una lettera al Sindaco funziona quando è chiaro perché lo fai, che cosa chiedi e su quale base normativa o fattuale poggia la tua richiesta. Comincia sempre dall’intestazione corretta: indica nome e cognome, indirizzo completo, contatti e, se scrivi come rappresentante di un comitato o di un condominio, specifica in apertura la tua qualifica. L’autorità destinataria va indicata per esteso, “Al Sindaco del Comune di …”, eventualmente con l’ufficio competente se lo conosci, perché la protocollazione interna sarà più rapida. La data e l’oggetto sintetico in una riga fanno capire subito di che si tratta; l’oggetto non è un titolo giornalistico, ma una formula breve e neutra che colloca la tua istanza nel procedimento amministrativo.
Nel corpo della lettera racconta i fatti in ordine cronologico, con riferimenti concreti a luoghi, date, pratiche, ordinanze o delibere. Se la tua è un’istanza amministrativa vera e propria, spiega quale potere chiedi che il Sindaco o gli uffici esercitino e su quale norma o regolamento comunale si fonda la richiesta; se non conosci l’articolo preciso, è sufficiente collegare il bisogno alla funzione comunale rilevante, ad esempio sicurezza, viabilità, ambiente, servizi sociali. È decisivo distinguere tra segnalazione, che mette l’amministrazione a conoscenza di un problema, e istanza, che pretende un provvedimento: nella prima ti aspetti un riscontro e un programma di intervento; nella seconda chiedi un atto formale, come un’ordinanza, un accesso agli atti o la convocazione di un tavolo tecnico. Mantieni un tono rispettoso, evita aggettivi polemici e usa frasi brevi; l’efficacia sta nella verificabilità, non nell’enfasi.
Se alleghi prove, cita nel testo che cosa stai trasmettendo e perché è pertinente: fotografie con data, planimetrie, ricevute di segnalazioni precedenti, pareri tecnici, delibere condominiali. Quando tratti dati personali di terzi, limita allo stretto necessario e valuta se oscurare elementi sensibili; se la materia è sanitaria o sociale, indica che i documenti riservati sono prodotti in busta separata o via PEC dedicata, così l’ufficio applicherà cautele di riservatezza. Se chiedi accesso a documenti amministrativi, specifica che lo fai ai sensi delle norme sull’accesso e formula la richiesta in modo circoscritto, indicando ufficio, periodo e tipologia degli atti, per evitare dinieghi per genericità. La forma conta: chiudi la narrazione con una richiesta puntuale e una data di riferimento ragionevole per la risposta, ricordando che gli uffici rispondono con tempi diversi a seconda che si tratti di accesso, segnalazione o istanza procedimentale. Indica come preferisci ricevere il riscontro, specificando PEC o posta ordinaria, e autorizza l’uso dei tuoi dati limitatamente alla gestione della pratica. Firma in modo leggibile; se invii per PEC, la firma autografa scansionata o la firma digitale sono entrambe accettate, ma la PEC già attribuisce certezza di provenienza.
La presentazione corretta fa la differenza. Il canale migliore è la protocollazione: puoi consegnare a mano all’URP, inviare tramite PEC all’indirizzo istituzionale del Comune o utilizzare i moduli online se il sito li offre; conserva sempre la ricevuta. Se non ottieni risposta nei tempi ragionevoli, invia un sollecito educato facendo riferimento al numero di protocollo e proponendo, se utile, un incontro con l’assessore competente o il dirigente dell’area. Ricorda che il Sindaco non gestisce ogni singolo dossier, ma indirizza gli uffici: aiutalo indicando già nel testo l’ufficio a cui ritieni vada instradata la pratica, ad esempio lavori pubblici, ambiente, polizia locale, servizi educativi.
Un esempio di chiusura efficace suona più o meno così: “Per quanto esposto chiedo che il Comune valuti l’adozione dei provvedimenti necessari per il ripristino della sicurezza stradale in via …, disponendo, se del caso, l’installazione di … e la programmazione di …; resto a disposizione per un sopralluogo e indico sin d’ora la mia reperibilità. Gradirei ricevere riscontro scritto all’indirizzo … entro … giorni, così da poter informare i residenti che rappresento.” Se la tua iniziativa è collettiva, allega l’elenco firmatari o una delibera del comitato; se è individuale, limita la richiesta a ciò che ti riguarda direttamente, perché la legittimazione personale rafforza la tua posizione.
Esempi di Lettera al Sindaco
Modello 1 – Segnalazione criticità e richiesta intervento (sicurezza stradale)
Oggetto: Segnalazione situazione di pericolo in via __________ e richiesta di intervento
Gentile Sindaco,
il/la sottoscritto/a __________, residente in __________, segnala una condizione di rischio in via/piazza __________ all’altezza del civico __________, dove si verificano __________ (descrizione sintetica: scarsa illuminazione, buche, velocità elevata, attraversamenti pericolosi). La problematica è stata rilevata in più occasioni, da ultimo in data __________, con potenziali ripercussioni sulla sicurezza di pedoni e veicoli.
Chiedo che l’Amministrazione valuti con urgenza i provvedimenti necessari, quali __________ (es. ripristino manto stradale, nuova segnaletica, dossi, illuminazione), e che mi venga comunicato l’iter previsto e i tempi di esecuzione.
Resto a disposizione per un sopralluogo e indico i miei recapiti per ogni aggiornamento. Ringrazio per l’attenzione e porgo cordiali saluti.
Firma: __________
Allegati: fotografie del sito datate __________; eventuali segnalazioni precedenti prot. n. __________
Modello 2 – Richiesta di incontro e presentazione proposta per il quartiere
Oggetto: Richiesta di incontro per illustrare proposta di riqualificazione area __________
Gentile Sindaco,
con la presente Le chiedo di fissare un incontro per illustrare una proposta condivisa con i residenti dell’area __________ riguardante __________ (es. riqualificazione di uno spazio pubblico/nuova area giochi/orto urbano). L’iniziativa mira a __________ e prevede in sintesi __________.
Riteniamo che il progetto sia coerente con gli obiettivi del Comune in materia di __________ e possa essere realizzato attraverso __________ (es. patti di collaborazione, sponsorizzazioni, partecipazione civica).
Indico la disponibilità mia e del gruppo promotore nelle seguenti fasce orarie: __________. In attesa di un cortese riscontro, La ringrazio per l’attenzione.
Firma: __________
Allegati: concept sintetico; raccolta firme/manifestazioni d’interesse; planimetria/bozza di progetto
Modello 3 – Istanza di accesso agli atti amministrativi
Oggetto: Istanza di accesso agli atti ai sensi della normativa vigente – pratica/atto __________
Gentile Sindaco,
il/la sottoscritto/a, in qualità di __________ (interessato/difensore/proprietario confinante), presenta istanza di accesso agli atti relativamente al procedimento/atto __________ (protocollo/pratica n. __________, oggetto __________), per prendere visione ed estrarre copia di __________ (elenco specifico documenti: progetto, pareri, determinazioni).
La richiesta è motivata dalla necessità di __________ (tutela posizione giuridica/partecipazione al procedimento/valutazioni tecniche). Indico come modalità preferita la trasmissione digitale via PEC oppure la messa a disposizione per visione presso l’ufficio nei giorni __________.
Autorizzo il trattamento dei soli dati necessari alla gestione dell’istanza e resto in attesa di riscontro entro i termini di legge. Cordialmente.
Firma: __________
Allegati: documento d’identità; eventuale delega/procura; riferimenti catastali/planimetrie
Modello 4 – Richiesta autorizzazione occupazione suolo per evento
Oggetto: Richiesta autorizzazione occupazione suolo pubblico per evento “__________”
Gentile Sindaco,
con la presente chiedo l’autorizzazione a occupare temporaneamente suolo pubblico in via/piazza __________, area di circa __________ mq, in data __________ dalle ore __________ alle ore , per lo svolgimento dell’evento “” (descrizione sintetica: finalità, attività previste, stima partecipanti).
Dichiaro che saranno rispettate le prescrizioni in materia di sicurezza, viabilità, igiene, inquinamento acustico e raccolta rifiuti; indico il responsabile della sicurezza in loco nella persona di __________ (contatto __________).
Resto a disposizione per integrazioni e per il pagamento dei canoni/diritti dovuti una volta quantificati dagli uffici. In attesa di cortese autorizzazione, porgo distinti saluti.
Firma: __________
Allegati: planimetria con ingombri; programma; polizza RC; eventuale relazione impatto acustico
Modello 5 – Segnalazione rifiuti/decoro urbano e richiesta ripristino
Oggetto: Segnalazione abbandono rifiuti e richiesta intervento in area __________
Gentile Sindaco,
segnalo il ripetuto abbandono di rifiuti in area __________ (descrizione precisa del luogo, coordinate o riferimenti), con presenza di __________ (tipologie: ingombranti, RAEE, materiali pericolosi) e conseguente degrado igienico–sanitario e ambientale. La situazione perdura da __________ nonostante i conferimenti regolari previsti dal servizio.
Chiedo un intervento di rimozione e bonifica, l’eventuale posizionamento di idonea cartellonistica/telecamere nel rispetto delle norme vigenti e un potenziamento dei controlli nelle fasce orarie critiche. Resto a disposizione per ulteriori informazioni e per accompagnare gli addetti a individuare l’area.
Confidando in un pronto riscontro, porgo cordiali saluti.
Firma: __________
Allegati: fotografie geolocalizzate; eventuali segnalazioni precedenti prot. n. __________
Fac Simile Lettera al Sindaco
Di seguito viene messo un fac simile lettera al sindaco Word da scaricare.
