In questa pagina proponiamo un modello iscrizione Vies Word da scaricare.
Come Funziona l’Iscrizione Vies
L’iscrizione al VIES è la condizione pratica perché una partita IVA italiana possa essere riconosciuta come operatore intracomunitario e fatturare o ricevere operazioni B2B con soggetti UE applicando le regole “senza frontiere” dell’IVA, cioè la non imponibilità per cessioni intracomunitarie di beni e il reverse charge per la gran parte dei servizi tra soggetti passivi. Il VIES non è un registro separato dall’IVA nazionale: è l’esposizione, in un archivio condiviso tra amministrazioni fiscali europee, del fatto che quella partita IVA è abilitata a operazioni intracomunitarie. Di qui derivano due effetti immediati. Se vendi beni a un cliente stabilito in un altro Stato membro e vuoi trattare la cessione come intracomunitaria non imponibile, devi risultare “attivo” nel VIES e il tuo cliente deve risultare a sua volta valido nel sistema; se rendi un servizio B2B rilevante nel Paese del committente secondo l’articolo 7-ter del d.P.R. 633/1972, il fornitore non addebita l’IVA e il committente integra nel proprio Stato, ma perché questo accada senza contestazioni entrambe le partite IVA devono essere verificabili nel VIES. Lo stesso vale in entrata: un fornitore tedesco o francese non ti tratterà come consumatore finale se non vede la tua posizione nel database; in tal caso applicherà la sua IVA, con effetti economici e amministrativi spesso indesiderati.
L’attivazione avviene con una scelta dichiarativa semplice ma non meramente formale. In sede di apertura della partita IVA si appone l’opzione per le operazioni intracomunitarie nel modello di inizio attività; se la necessità nasce dopo, si presenta in via telematica la comunicazione di variazione all’Agenzia delle Entrate per chiedere l’inclusione nell’archivio VIES. La richiesta è immediatamente efficace ai fini operativi nel momento in cui l’Agenzia la recepisce a sistema, ferma la possibilità di controlli sostanziali e di diniego o revoca se emergono profili di rischio o inattività. L’amministrazione può infatti escludere d’ufficio i soggetti che, per quattro trimestri consecutivi, non effettuano alcuna operazione intracomunitaria o risultano inaffidabili ai fini dei controlli; in caso di cancellazione la riattivazione passa da una nuova istanza con verifica dei presupposti. Chi opera in regimi semplificati come il forfetario può comunque chiedere l’iscrizione al VIES se intende svolgere operazioni B2B UE; la qualifica di soggetto passivo resta, e con essa gli adempimenti connessi, come l’integrazione dell’IVA sulle prestazioni ricevute dall’estero e, al ricorrere dei presupposti, gli elenchi riepilogativi.
L’inclusione nel VIES non esaurisce la compliance, ma la abilita. Ogni cessione intracomunitaria di beni richiede che l’esenzione sia sostenuta da tre pilastri: la tua presenza e quella del cliente nel VIES alla data dell’operazione, la prova dell’uscita e dell’arrivo dei beni nell’altro Stato membro secondo le regole di trasporto e resa, la corretta indicazione in fattura e nei registri. Per i servizi B2B il controllo si concentra sull’effettiva soggettività passiva del committente e sulla corretta applicazione del meccanismo di inversione contabile. In tutte le ipotesi diventa abitudine sana verificare e stampare la schermata VIES del cliente UE prima di emettere la fattura; quella stampa, datata e associata al documento, è una tutela probatoria immediata. In entrata, quando ricevi servizi da un fornitore UE, la presenza nel VIES fa sì che il prestatore non ti addebiti l’IVA estera e tu applichi l’integrazione secondo il tuo regime; se non risulti nel database, il prestatore potrebbe legittimamente trattarti da consumatore, con conseguente IVA del suo Paese in fattura e complicazioni per il recupero.
Sul piano procedurale conviene trattare l’iscrizione come un tassello del tuo assetto IVA, non come un adempimento estemporaneo. Prima di iniziare a vendere o acquistare in UE assicurati che la posizione sia attiva, che il codice IVA mostri il prefisso “IT” e che i tuoi sistemi amministrativi abbiano impostazioni coerenti per la numerazione, le diciture in fattura, la gestione dei registri e dei modelli riepilogativi. La mancata iscrizione non rende nulla un’operazione, ma moltiplica i rischi: il cliente può pretendere la riemissione con IVA italiana, l’Agenzia può contestare l’esenzione per le cessioni di beni, l’operazione può finire “fuori quadro” nelle riconciliazioni europee con possibili richieste di chiarimenti. Se ti accorgi di aver fatturato come intracomunitaria senza essere nel VIES, la via d’uscita è intervenire tempestivamente: chiedere l’inclusione, rimettere in ordine la documentazione, valutare con il cliente la regolarizzazione della singola operazione con nota di variazione e rifatturazione corretta o con chiarimenti istruttori se l’inclusione è avvenuta a ridosso.
L’inclusione nel VIES porta con sé adempimenti che dipendono dai volumi e dalla natura delle operazioni. Le cessioni e gli acquisti intracomunitari di beni e, a certe condizioni, le prestazioni di servizi richiedono la presentazione degli elenchi Intrastat con cadenza e contenuto che variano per soglia; gli elenchi sono statistici e fiscali, alimentano le banche dati UE e sono lo specchio contabile delle fatture che hai emesso o ricevuto. La fatturazione segue la regola del Paese del fornitore per forma e contenuto minimo, ma in Italia è buona prassi inserire in modo esplicito il riferimento normativo alla non imponibilità o al reverse charge e il codice IVA corretto per la natura dell’operazione, così da ridurre ambiguità in sede di controllo incrociato. Le piattaforme unionali introdotte per l’e-commerce B2C, come OSS o IOSS, sono strumenti diversi e non sostituiscono il VIES nel B2B; servono ad altro e vanno valutate a parte.
La gestione operativa è semplice se si adottano poche regole di disciplina interna. Ogni nuova controparte UE va verificata nel VIES prima della prima fattura e periodicamente, specie se i rapporti sono sporadici; le stampe delle verifiche, le prove di trasporto e i contratti di spedizione vanno archiviati insieme alla fattura e ai registri; i cambi di status vanno monitorati e, se l’Agenzia ti comunica la cancellazione dall’archivio VIES, non devi emettere o ricevere fatture intracomunitarie fino alla riattivazione. Se utilizzi regimi semplificati, come il forfetario, ricorda che l’inclusione nel VIES ti consente di operare B2B in UE ma non ti esonera da integrazioni e versamenti dell’IVA dovuta sugli acquisti di servizi o sulle importazioni giuridiche; la non detraibilità strutturale dell’imposta in quel regime significa che l’IVA integrata resta costo.
Esempio di Modulo Iscrizione Vies
Att.ne Agenzia delle Entrate
Ufficio di inserire (la località della sede di competenza)
OGGETTO: Richiesta di inclusione/riattivazione nell’Archivio VIES – art. 35 d.P.R. 633/1972 – Reg. (UE) 904/2010
Alla Agenzia delle Entrate – Direzione Provinciale di [CITTÀ/UFFICIO]
Ufficio Soggetti IVA / Reparto VIES
PEC dell’Ufficio: [PEC UFFICIO, se disponibile]
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE], nato/a a [LUOGO] il [DATA], C.F. [CODICE FISCALE], P.IVA [PARTITA IVA], con sede/ domicilio fiscale in [INDIRIZZO COMPLETO], PEC [INDIRIZZO PEC], in qualità di [TITOLARE / LEGALE RAPPRESENTANTE] dell’impresa/soggetto passivo [DENOMINAZIONE COMPLETA], iscrizione CCIAA/REA n. [NUMERO] – codice ATECO prevalente [CODICE], CHIEDE l’inclusione/riattivazione della predetta partita IVA nell’Archivio VIES al fine di poter effettuare e ricevere operazioni intracomunitarie B2B ai sensi della normativa unionale e nazionale in materia di IVA.
DICHIARA, ai sensi degli artt. 46 e 47 d.P.R. 445/2000, consapevole delle responsabilità penali in caso di dichiarazioni mendaci:
– di essere soggetto passivo d’imposta ai fini IVA in Italia e di esercitare attività economica rilevante ai sensi dell’art. 4 d.P.R. 633/1972;
– di avere la concreta intenzione operativa di porre in essere cessioni intracomunitarie di beni e/o prestazioni di servizi rese a soggetti passivi stabiliti in altri Stati membri, nonché di ricevere acquisti intracomunitari/servizi in regime B2B;
– di essere a conoscenza degli adempimenti connessi (verifica della validità delle partite IVA UE nel VIES, corretta applicazione della non imponibilità o del reverse charge, tenuta dei registri, eventuali elenchi Intrastat secondo soglie e regole vigenti);
– di impegnarsi a comunicare tempestivamente ogni variazione dei dati IVA e delle condizioni che giustificano l’iscrizione VIES, nonché a rispondere a eventuali richieste istruttorie e controlli;
– [facoltativo, in caso di riattivazione] di richiedere la riattivazione a seguito di precedente cancellazione per assenza di operazioni, allegando documentazione idonea a provare l’imminente ripresa di rapporti intracomunitari (proposte d’ordine, contratti, corrispondenza commerciale con controparti UE).
A tal fine chiede che la P.IVA IT [PARTITA IVA] sia resa visibile e attiva nel sistema VIES e che la presente istanza sia acquisita agli atti.
Allega copia del documento di identità in corso di validità del dichiarante e, se soggetto diverso da persona fisica, visura camerale aggiornata/atto di nomina del legale rappresentante; in caso di invio via PEC indica come oggetto: “Richiesta inclusione VIES – P.IVA [PARTITA IVA]”.
Luogo e data: [CITTÀ], [GG/MM/AAAA]
Firma del dichiarante: _______________________________
Recapiti per eventuali chiarimenti: Tel. [NUMERO], e-mail [INDIRIZZO], PEC [PEC].
Modello Iscrizione Vies Word
Di seguito è possibile trovare il modello iscrizione Views da scaricare.
