In questa guida spieghiamo in cosa consiste la nota spese e mettiamo a disposizione un fac simile da utilizzare come modello.
Nota Spese
La nota spese è il documento con cui chi sostiene un costo per conto di un’azienda chiede il rimborso e, allo stesso tempo, fornisce alla contabilità gli elementi per registrare il costo in modo corretto ai fini civilistici, fiscali e IVA. Funziona solo se collega in modo chiaro quattro cose: il perché della spesa (causale e progetto/cliente), chi l’ha fatta (identità e centro di costo), quando e dove è avvenuta (date, orari, tratte) e con quali prove documentali (scontrini, fatture, ricevute, biglietti, pedaggi, estratti carta). Ogni voce dovrebbe permettere, da sola, a un revisore di capire utilità aziendale, inerenza e congruità senza dover chiedere altro.
Per viaggi e trasferte servono il collegamento a un ordine di missione o invito, l’itinerario effettivo, gli orari, il mezzo usato e l’eventuale anticipo ricevuto. Il rimborso chilometrico richiede la targa del veicolo, la tratta, i chilometri percorsi, i pedaggi e la tariffa adottata secondo le tabelle aziendali (di solito allineate a fonti ufficiali come le tabelle ACI); senza questi dati il rimborso diventa forfettario e più debole in verifica. Per vitto e alloggio è preferibile la fattura intestata all’azienda se si vuole recuperare l’IVA; scontrini intestati al dipendente o ricevute prive dei dati obbligatori rendono l’IVA indetraibile e spostano la voce tra i costi non soggetti a IVA. Le spese di rappresentanza (pranzi con clienti, omaggi) vanno distinte dalle spese di trasferta: cambiano le regole di deducibilità e spesso l’IVA è detraibile solo in parte; indicare i partecipanti e la finalità commerciale evita che la voce venga riqualificata.
Con i professionisti cambia il quadro: le “spese anticipate in nome e per conto” del cliente, se documentate da fatture intestate al cliente e riaddebitate al centesimo, sono escluse da IVA e da ritenuta; tutte le altre spese addebitate in fattura fanno parte del compenso, scontano IVA e ritenuta e vanno distinte con chiarezza. Per i dipendenti, indennità e rimborsi analitici sono in genere esclusi dal reddito se inerenti e documentati; i forfait (diarie) sono esenti entro limiti che dipendono da luogo e durata della trasferta, perciò la nota spese deve chiarire se si applica schema analitico, forfettario o misto, evitando sovrapposizioni tra diaria e rimborsi dello stesso pasto o pernottamento.
La versione digitale della nota spese ha pieno valore se rispetta tre principi: integrità del documento (niente modifiche silenziose dopo l’approvazione), tracciabilità del workflow (chi ha caricato, approvato, respinto, quando e perché) e conservazione a norma dei giustificativi per il tempo richiesto dalle regole contabili e fiscali. Foto e PDF dei giustificativi devono essere leggibili in ogni loro parte; l’OCR aiuta ma non sostituisce il controllo. Le carte aziendali semplificano la riconciliazione, ma non esonerano dall’obbligo di giustificativo: la sola contabile della carta dimostra l’esborso, non l’inerenza né la natura del costo. Nelle spese estere conviene fissare ex ante il tasso di cambio da usare (data del pagamento, data del documento o tasso interno) e applicarlo con coerenza; per i pernottamenti va considerata la tassa di soggiorno, di norma non soggetta a IVA.
Una buona policy aziendale evita contenziosi: definisce cosa è rimborsabile e cosa no, i massimali per voce e per giorno, le finestre temporali per presentare le note e i poteri di approvazione per importo e centro di costo. La nota spese deve richiamare tali regole e gestire correttamente anticipi e rimborsi parziali, scalando gli importi già erogati e mostrando il saldo. La privacy conta: i giustificativi possono contenere dati personali (nomi di ospiti, indirizzi, numeri di telefono); la piattaforma usata deve essere conforme al GDPR, con ruoli e accessi coerenti e tempi di conservazione definiti. In caso di verifica o audit, la forza della nota spese sta nella coerenza: causale verosimile, documento intestato correttamente, collegamento al viaggio o al progetto, approvazione registrata e quadratura con contabilità generale e, se del caso, con la contabilità IVA. Così la nota spese smette di essere un “malloppo di scontrini” e diventa un dossier difendibile, che rimborsa chi ha anticipato e protegge l’azienda da rilievi e recuperi.
Fac Simile Nota Spese Word e PDF
Di seguito è possibile trovare un modello nota spese Word e PDF.
