In questo articolo spieghiamo in cosa consiste la nota spese e mettiamo a disposizione un fac simile da utilizzare come modello.
Sia che si abbia un lavoro come dipendente, sia che si abbia un lavoro come collaboratore, possono esserci eventuali spese sostenute, o meglio anticipate dal lavoratore, che sono poi soggette a rimborso.
Ovviamente i tipi di spesa che possono essere soggetti a rimborso, e spesso anche l’importo massimo spendibile, sono stabiliti in via preventiva. Risulta essere il caso, per esempio, di spese riguardanti le trasferte effettuate con i propri mezzi o di pernottamenti fuori sede dovuti a motivi lavorativi, o ancora a pranzi durante tali trasferte.
Per poter essere oggetto di rimborso, le spese devono essere giustificate anche al fisco, giustificazione che si effettua tramite la cosiddetta Nota Spese.
La particolarità della Nota Spese è che l’importo di tale nota, trattandosi a tutti gli effetti di un rimborso, non è ovviamente soggetta a tassazione : chi emette la Nota Spese ai fini di rimborso, infatti, non avrà alcun tipo di guadagno dal denaro della Nota Spese, ma un semplice rientro di quanto anticipato personalmente.
Modelli di Nota Spese sono scaricabili online in diversi formati, un modello utile per Office, per esempio, lo potete scaricare tramite questo link. Si tratta di un modello Excel messo a disposizione dal sito Microsoft che effettua non solo l’elenco ma anche alcuni semplici calcoli.
Esistono anche appositi moduli, acquistabili in cartoleria, per l’emissione della Nota Spese.
Quello che importa nella compilazione della nota spese è la precisione della descrizione della spesa sostenuta, accompagnata da effetti che dimostrino l’avvenuto pagamento, come ricevute fiscali, scontrini, fatture.
Le ricevute di pagamento delle spese sostenute, ricordiamolo, non servono semplicemente a dimostrare al datore di lavoro che la spesa che è stata sostenuta è effettivamente quella dichiarata nella nota, ma devono essere consegnate al datore di lavoro in quanto giustificazione fiscale della nota spese, che il datore di lavoro stesso dovrà poi provvedere ad allagare alla sua dichiarazione dei redditi come prova effettiva del pagamento esentasse avvenuto a titolo di rimborso spese.