In questa guida spieghiamo in cosa consiste una packing list e mettiamo a disposizione un modello.
Packing List
La packing list è un documento commerciale che descrive in modo puntuale cosa c’è dentro ogni collo di una spedizione, come è suddivisa la merce, quali sono i pesi e i volumi, e a quali ordini e fatture fa riferimento. Non ha natura fiscale e, a differenza della fattura commerciale, non serve a determinare il valore in dogana, ma facilita controlli, ispezioni e conteggi di colli, pesi e dimensioni. Nelle spedizioni extra-UE è prassi considerarla “necessaria di fatto” perché accelera lo sdoganamento e riduce il rischio di ispezioni fisiche invasive; molte guide operative delle Camere di Commercio e degli enti per l’internazionalizzazione la definiscono infatti uno strumento essenziale per l’export verso Paesi terzi.
Nel diritto doganale dell’Unione non esiste un “modello legale” di packing list, perché il Codice doganale dell’Unione disciplina processi e dati della dichiarazione ma non impone una forma tipica per questo documento. Il principio pratico, ribadito dal portale ufficiale Access2Markets della Commissione, è che non è richiesto un formato specifico, l’esportatore la predispone secondo gli usi e, in generale, non occorre neppure la firma; nella prassi, tuttavia, originali e una copia sono spesso firmati e presentati insieme alla fattura e ad altri allegati. Anche la lingua è libera, ma una versione in inglese aiuta gli uffici doganali e i vettori internazionali.
Sul piano contrattuale la packing list dialoga con gli Incoterms, le regole ICC ripartiscono obblighi di consegna, rischi, costi, assicurazione e adempimenti documentali tra venditore e compratore, e di riflesso incidono su chi materialmente predispone e fornisce i documenti al trasportatore e alle autorità. Non sono “legge”, ma condizioni contrattuali standard globalmente utilizzate e aggiornate dall’International Chamber of Commerce; inserirle correttamente nel contratto di vendita riduce i contenziosi su chi debba produrre documenti e fino a dove debba farsi carico del trasporto. In questo contesto, la packing list resta un allegato tecnico-descrittivo che supporta la regola Incoterms prescelta, senza sostituirla né modificarla.
È fondamentale distinguere la packing list dai documenti di trasporto e da quelli doganali. Non sostituisce la CMR stradale o la polizza di carico marittima, che attestano la presa in carico e regolano la responsabilità del vettore; e non sostituisce la dichiarazione doganale, che è l’atto giuridico con cui le merci sono vincolate a un regime doganale e da cui discendono dazi, IVA all’importazione ed eventuali misure di politica commerciale. La packing list è un documento di supporto che consente un controllo più rapido e accurato di ciò che si dichiara e di ciò che viaggia, contribuendo alla tracciabilità fisica della spedizione.
Dal punto di vista contenutistico, una packing list efficace richiama i dati identificativi dell’esportatore e dell’importatore, i riferimenti della fattura commerciale e dell’ordine d’acquisto, la descrizione merceologica coerente con la fattura e con l’eventuale classificazione doganale, la quantità per collo, la numerazione dei colli e i relativi marchi esterni, i pesi lordi e netti, le dimensioni e il volume, l’unità di imballaggio e ogni informazione utile a ricostruire velocemente l’assetto della spedizione. La coerenza tra packing list, fattura e booking di trasporto è cruciale: incongruenze su pesi o quantità sono una causa ricorrente di blocchi in dogana e di addebiti accessori da parte del vettore o dello spedizioniere. Le fonti istituzionali europee ricordano che i dati della packing list vengono spesso utilizzati dai sistemi doganali per controlli di congruità automatici assieme a fattura e dichiarazione.
La trasformazione digitale incide direttamente anche su questo documento. Il Regolamento (UE) 2020/1056 sull’eFTI ha introdotto un quadro che impone alle autorità degli Stati membri di accettare, in condizioni definite, le informazioni di trasporto in forma elettronica, favorendo la dematerializzazione della documentazione e l’interoperabilità tra piattaforme; la cornice è in vigore e si applica gradualmente, con l’obiettivo di rendere normale la messa a disposizione digitale dei dati che oggi viaggiano su carta. In pratica, ciò significa che le stesse informazioni che la packing list contiene possono e devono essere rese disponibili in ambiente digitale conforme, facilitando controlli e audit lungo la catena logistica.
Sul piano delle buone prassi legali conviene assicurare corrispondenza formale tra la descrizione in fattura e quella in packing list, numerare in modo univoco i colli e riflettere la numerazione sul lato esterno degli imballaggi, evitare abbreviazioni poco chiare, indicare le unità di misura del Sistema Internazionale e riportare, quando pertinente, riferimenti a lotti, scadenze o numeri di serie per settori regolamentati. Nei casi in cui il contratto di vendita o la lettera di credito richiedano una packing list firmata, la firma autografa o digitale dell’esportatore va apposta coerentemente con le condizioni documentali pattuite con banca e compratore, pur ricordando che l’ordinamento doganale UE non ne fa un requisito generalizzato.
In caso di controlli o contestazioni, la packing list aiuta a dimostrare la diligenza del mittente nella corretta descrizione e identificazione dei colli, riduce il rischio di discrepanze con il manifest del vettore e, se ben redatta, sostiene la prova sull’adempimento degli obblighi documentali connessi all’Incoterm prescelto. L’uso di versioni fotografiche o digitali con evidenza degli articoli per collo può rivelarsi utile in settori ad alto mix o con componentistica numerosa, a condizione che la versione visuale non contraddica i dati numerici e che il flusso digitale sia governato da responsabilità e tracciabilità interne.
Fac Simile Packing List Word e PDF
Di seguito è possibile trovare un modello packing list da scaricare.
