Ci sono varie situazioni nelle quali si può incorrere nella stesura ufficiale di un verbale. Potrebbe essere l’assemblea del consiglio di classe, oppure l’assemblea di condominio, o una riunione importante dei soci di un’impresa. Tante situazioni che potrebbero verificarsi, e se in quel caso spetta proprio a voi la scrittura di qualche riga di verbale, dovrete essere preparati, e soprattutto non farvi prendere dal panico, tutto sommato non è nulla di così complicato.
Sarà necessario riportare quanto più fedelmente possibile, tutte le argomentazioni ed i dibattiti intercorsi tra i membri della riunione, comprese le diatribe eventuali. Chiaramente all’interno del verbale andranno sottolineate le decisioni che si saranno prese alla fine della riunione, perché questo tipo di scrittura è utile anche in alcuni casi, da far leggere a terze persone, che dovranno aver ben chiari tutti i punti affrontati, quelli superati e risolti e quelli che ancora necessitano di chiarimenti ulteriori.
Un verbale ben compilato eviterà successivi disguidi, ritardi, incomprensioni o scadenze non rispettate; all’interno di questo documento ufficiale si dovrebbero ritrovare tutte queste decisioni riguardo a tempistiche, metodologie, compiti assegnati e quant’altro. La rilevanza e l’importanza strategica del verbale appare alquanto palese, ed è proprio per questo che bisogna porvi molta attenzione.
Quando andrete a scrivere il verbale, cercate di essere abbastanza sintetici, evitando dilungamenti inutili, cercando di ricreare la situazione e le decisioni prese in modo fedele, ma anche riassuntivo. Non sono ammesse doppie interpretazioni o equivoci. Utilizzate sempre il tempo presente, anche se spesso la stesura definitiva del verbale avviene a riunione terminata.
Analizziamo sinteticamente quali sono le informazioni che un verbale dovrebbe sempre contenere, senza eccezioni
Luogo e data della riunione
Nome e numero dei partecipanti
Nome del segretario eletto e del presidente
Indicazione di eventuali assenti, interpellati ma non presentati.
Punti focali che saranno analizzati
Proposte eventuali di nuove argomentazioni
Elenco in ordine temporale degli interventi più importanti avvenuti all’interno della riunione
Le decisioni intraprese ed i punti ancora da sviluppare in un secondo momento
I compiti assegnati nel dettaglio
Risulta essere consigliabile, prima dell’inizio del meeting, di prefiggersi una scaletta da seguire. Lo schema risulterà più chiaro e conciso.
L’approvazione del verbale potrebbe avvenire sia tramite firma, oppure tramite silenzio-assenso se inviato con posta elettronica, a seguito della dicitura Verbale approvato definitivamente qualora non sopraggiungano indicazioni contrastanti entro ______ giorni.