In questa guida mettiamo a disposizione un modello verbale riunione di condominio da scaricare
Come Scrivere il Verbale di Riunione di Condominio
Scrivere un verbale di assemblea condominiale non è un esercizio di stile: è un atto giuridico che documenta chi c’era, cosa è stato discusso, come si è votato e che cosa è stato deliberato. Da quel foglio dipendono l’eseguibilità delle decisioni, i termini per impugnare, la responsabilità dell’amministratore e la tracciabilità delle spese. Il riferimento di fondo è il codice civile: le competenze dell’assemblea (art. 1135), le maggioranze (art. 1136), la convocazione e le deleghe (art. 66 e 67 disp. att. c.c.), l’impugnazione delle deliberazioni (art. 1137) e i doveri dell’amministratore (art. 1130). Un verbale fatto bene mostra, senza ambiguità, che l’assemblea è stata regolarmente convocata, che il quorum costitutivo e quello deliberativo sono stati rispettati e che ciascuna delibera ha raggiunto la maggioranza richiesta.
La pagina inizia sempre con data, ora e luogo, precisando se si tratta di prima o seconda convocazione. L’amministratore verifica le presenze e le deleghe e fa risultare nominativi e millesimi presenti o rappresentati; se il condominio ha almeno ventuno partecipanti, le deleghe devono rispettare i limiti di legge (un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e dei millesimi) e il verbale deve darne evidenza. L’assemblea nomina il presidente e il segretario e il verbale deve riportarne l’accettazione: il primo dirige i lavori e proclama gli esiti delle votazioni, il secondo scrive. A questo punto conviene riportare l’ordine del giorno così come risultava dalla convocazione e annotare in sequenza la discussione e le delibere, senza trasformare il verbale in una trascrizione integrale degli interventi: bastano gli elementi essenziali per comprendere il contenuto delle decisioni e l’iter logico che le ha condotte, evitando giudizi e commenti.
Ogni delibera deve risultare in modo autonomo, con l’indicazione chiara dell’oggetto, della maggioranza richiesta e del risultato della votazione sia “per teste” sia “per millesimi”. È buona prassi indicare separatamente favorevoli, contrari e astenuti con i rispettivi millesimi, specificando se l’astenuto è stato considerato ai fini del quorum deliberativo; l’astensione, ai fini dell’impugnazione, è in genere equiparata al dissenso e conviene che il verbale lo dica espressamente. Le maggioranze variano a seconda dell’oggetto (approvazione del bilancio, lavori straordinari, innovazioni, nomina e revoca dell’amministratore, ripartizioni particolari): non serve riportare la norma nel testo, ma è opportuno che dal verbale si possa ricostruire che la soglia richiesta è stata raggiunta. Per esempio, quando si approva il rendiconto e il preventivo, si scrive il risultato della votazione e si allegano i prospetti approvati; quando si delibera un lavoro straordinario, si indicano importo, impresa prescelta o criteri di scelta, ripartizione della spesa, accantonamenti, calendario di massima e poteri conferiti all’amministratore per sottoscrivere e variare entro un certo margine. Se si decide su beni comuni sensibili (facciate, coperture, cappotto, fotovoltaico, colonnine di ricarica, superbonus residui) è utile sintetizzare le opzioni esaminate e gli elementi tecnici essenziali che hanno orientato la scelta, rinviando agli elaborati allegati per i dettagli.
Il verbale non è solo ciò che si scrive: è anche ciò che si allega. Fogli presenze con firme e millesimi, deleghe rese in originale o in copia, prospetti contabili, preventivi delle imprese, relazioni tecniche, planimetrie, tabulati dei voti, offerte assicurative e regolamenti approvati fanno parte integrante dell’atto e vanno numerati o comunque richiamati in modo univoco. Gli allegati riducono contestazioni e, all’occorrenza, rendono “autoportanti” le delibere: chi legge non ha bisogno di ricostruire a memoria ciò che è stato approvato.
La forma deve restare asciutta. Non servono registrazioni audio o video e, anzi, spesso sono sconsigliabili per ragioni di privacy: il verbale deve contenere solo dati pertinenti e non eccedenti, indicare nominativi e unità immobiliari nei limiti necessari, evitare informazioni sensibili su stati di salute o controversie personali, e prevedere che gli allegati contabili riportino i soli dettagli indispensabili. La conservazione è a cura dell’amministratore nel registro dei verbali e deve essere sicura e accessibile ai condomini che ne fanno richiesta; l’invio del verbale a tutti i comproprietari è fondamentale, perché fa decorrere i termini per l’impugnazione: i presenti dissenzienti e gli astenuti hanno trenta giorni dall’adozione, gli assenti hanno trenta giorni dalla comunicazione, ed è l’amministratore che, con PEC, raccomandata o altro canale idoneo, deve poter provare l’avvenuta trasmissione.
Le assemblee a distanza sono valide se il regolamento le consente o se l’assemblea lo ha deliberato con le maggioranze richieste; in tal caso il verbale deve dar conto della piattaforma utilizzata, delle modalità di identificazione dei partecipanti e di come si è garantita la regolarità delle votazioni. Non occorre riportare questioni tecniche minute, ma va chiarito che tutti i presenti hanno potuto intervenire e votare, che le deleghe sono state verificate e che l’eventuale presenza di professionisti o tecnici esterni è stata autorizzata.
Gli errori da evitare sono pochi ma decisivi. Non si deve omettere l’indicazione del quorum costitutivo, né confondere prima con seconda convocazione; non si scrivono decisioni su argomenti non inseriti nell’ordine del giorno; non si proclamano risultati senza riportare le proporzioni millesimali; non si lascia nel vago il mandato all’amministratore per l’esecuzione delle delibere, perché i poteri e i limiti incidono su responsabilità e spese. Se ci si accorge di un errore materiale dopo la chiusura, si redige un verbale di rettifica approvato nella prima riunione utile o, se l’errore è meramente materiale (per esempio un refuso di cifra), il presidente e il segretario possono attestare la correzione con apposita nota, purché non si alteri la sostanza della deliberazione.
La chiusura del verbale riporta l’ora in cui la riunione è terminata, la formula con cui il presidente dichiara chiusa l’assemblea e le firme del presidente e del segretario in calce su ogni pagina o, almeno, sull’ultima pagina con sigla sulle precedenti se il registro lo prevede. La trasmissione ai condomini dovrebbe seguire in tempi brevi, allegando ciò che serve per l’esecuzione delle delibere (per esempio i prospetti di riparto e le scadenze dei pagamenti) e indicando, con formula neutra, che dalla data di ricezione decorrono i termini.
Esempio di Verbale di Riunione di Condominio
CONDOMINIO …………………….. Assemblea N. ..
Oggi ………………… alle ore ………..
in …………………… presso …………………….
si è radunata in PRIMA CONVOCAZIONE ……………………
in SECONDA CONVOCAZIONE (per essere andata deserta la prima)
l’Assemblea dei Condomini dello stabile posto in ………………………. Via …………………………. N. …
indetta con regolare avviso spedito “per raccomandata” a tutti i condomini, come da dimostrazione della distinta con timbro postale allegata al presente verbale, per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
1) ……………………………………………………………………………………………………
2) ……………………………………………………………………………………………………
3) ……………………………………………………………………………………………………
4) ……………………………………………………………………………………………………
5) ……………………………………………………………………………………………………
6) ……………………………………………………………………………………………………
– viene eletto a PRESIDENTE della presente assemblea il sig. …………………………………….
– viene eletto a SEGRETARIO della presente assemblea il sig. …………………………………….
Si passa quindi all’appello nominale dei condomini e alla trascrizione delle relative quote di valore millesimale.
Il PRESIDENTE constatata:
1) la validità / non validità della Costituzione dell’Assemblea
2) che del Condomino Costituito da:
Unità immobiliari n. ….. e di un totale condomini n. …..
Sono intervenuti:
– personalmente n. …. per un valore millesimale n. …
– per delega n. …. per un valore millesimale n. …
Per un totale di
– presenti n. …. per un valore millesimale n. …
Risultando un numero di presenze corrispondente / non corrispondente ad un valore millesimale tale come disposto dall’Art. 1136 del C.C., per la validità delle deliberazioni degli argomenti da trattarsi posti all’ordine del giorno,
il PRESIDENTE dichiara
regolarmente / non regolarmente costituita l’Assemblea per deliberare e quindi aprire / non aprire la discussione sul sopracitato ordine del giorno.
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Alle ore …., non essendovi altri argomenti da discutere, il Consiglio viene sciolto.
Il presente verbale previa lettura viene approvato e sottoscritto dai presenti.
Il SEGRETARIO
L’AMMINISTRATORE DEL CONDOMINIO
Fac Simile Verbale di Riunione di Condominio
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile verbale di riunione di condominio da scaricare
