In questa guida mettiamo a disposizione un modello di inventario Excel da scaricare.
Come si Compila l’Inventario
Un inventario è molto più di un elenco di cose in magazzino: è la fotografia affidabile di ciò che possiedi, dove si trova, quanto vale e quanto velocemente si muove. Da questa fotografia dipendono vendite, produzione, acquisti, cassa e bilancio. Se è sfuocata, prendi decisioni al buio; se è nitida, puoi tagliare scorte superflue senza rischiare rotture di stock, negoziare meglio con i fornitori, promettere date di consegna credibili e chiudere il bilancio senza sorprese.
La prima scelta riguarda l’impostazione: inventario perpetuo o periodico. Nel modello perpetuo ogni movimento (carico da acquisto o produzione, scarico per vendita, reso, rettifica) aggiorna in tempo reale le giacenze; serve disciplina sui dati, codici articolo chiari e strumenti minimi (un gestionale o, per piccoli volumi, un foglio elettronico con regole). Nel modello periodico registri i movimenti economici ma aggiorni le quantità solo al momento del conteggio fisico: è più semplice sulla carta, ma rischia di nascondere differenze fino alla conta successiva. Molte aziende partono “periodiche” e passano al perpetuo quando la complessità cresce.
L’anagrafica è il cuore. Ogni articolo dovrebbe avere uno SKU univoco, una descrizione che lo distingua senza ambiguità, un’unità di misura coerente con acquisto e consumo, una categoria per le analisi (famiglia, linea, classe ABC) e, quando utile, lotti e seriali per tracciabilità. La coerenza evita errori invisibili: uno stesso prodotto censito con due codici diversi genera ordini doppi e scorte inutili; unità di misura mischiate (pezzi, confezioni, chilogrammi) creano differenze sistematiche.
Il flusso fisico va disegnato e rispettato. Un layout di magazzino con aree di ricevimento, quarantena qualità, stoccaggio, picking e spedizione limita gli errori. Le ubicazioni (corsia–scaffale–piano–box) permettono a chiunque di trovare e contare velocemente; etichette e codici a barre accorciano i tempi e riducono digitazioni. Per alimentare valgono regole di rotazione FIFO/FEFO e controlli di temperatura; per componenti e ricambi conviene la gestione per lotti e date di scadenza tecnica (obsolescenza). Ogni movimento dovrebbe avere un documento coerente: DDT per i carichi, prelievi legati a ordini o a ordini di produzione, rettifiche approvate.
Le politiche di scorta si decidono con pochi parametri ben calcolati. Il lead time è il tempo tra l’ordine e la disponibilità; la sua variabilità, insieme alla variabilità della domanda, determina il safety stock (scorta di sicurezza). Il punto di riordino è la soglia che fa scattare l’ordine: domanda media durante il lead time più safety stock. L’EOQ (quantità economica d’ordine) bilancia costi di setup e costi di mantenimento a magazzino; non è un dogma, ma un riferimento per non ordinare sempre “a pallet intero” o “a spanne”. La classificazione ABC focalizza l’attenzione: pochi articoli “A” assorbono gran parte del valore e meritano conteggi frequenti e parametri stretti; i “B” hanno controlli standard; i “C” si gestiscono con regole semplici per evitare costi amministrativi eccessivi.
I conti fisici non servono solo al bilancio. Un inventario annuale “a magazzino fermo” è utile, ma spesso operativo e costoso; il cycle counting (conteggi a rotazione durante l’anno) mantiene l’accuratezza senza bloccare tutto. Funziona se c’è un calendario, se le ubicazioni da contare si scelgono con criterio (più spesso per classi A), se c’è una tolleranza definita e se le differenze si analizzano per root cause (errori di picking, unità di misura, furti, danni, dati anagrafici). Ogni rettifica deve essere autorizzata e tracciata: il magazzino non è un buco nero in cui sistemare a fine mese ciò che non torna.
Dal lato contabile valgono due idee semplici e decisive. In bilancio le rimanenze si valutano al costo e, se il valore netto di realizzo è inferiore, al minore tra i due (prudenza). Il metodo di costo va scelto e applicato con coerenza (FIFO o costo medio ponderato; i principi internazionali non ammettono LIFO). Obsolescenze e invenduti cronici si svalutano con criteri verificabili. Le scritture per produzione prevedono un WIP (lavori in corso) per semilavorati e prodotti in avanzamento: senza, rischi di gonfiare costi o rimanenze a seconda di come “chiudi” gli ordini. In chiusura d’esercizio il taglio netto tra merci in transito, fatture da ricevere e consegne non ancora spedite evita contenziosi con revisori e sorprese fiscali.
I KPI raccontano la salute dell’inventario. Le rotazioni (costo del venduto / giacenza media) dicono quante volte all’anno “giri” le scorte; i giorni di giacenza trasformano le rotazioni in linguaggio di cassa; la service level/fill rate indica con che affidabilità servi gli ordini completi e puntuali; lo shrinkage misura differenze e perdite; la percentuale di obsolescenza segnala capitale fermo. Scegline pochi, rilevali ogni mese, commentali come fai con fatturato e marginalità: l’inventario non migliora perché lo conti, ma perché lo governi.
La tecnologia è un moltiplicatore, non una scorciatoia. Un ERP/WMS ti aiuta se i dati maestro sono puliti e se chi opera segue le procedure; altrimenti automatizzi gli errori. Scanner 1D/2D riducono le imprecisioni; l’RFID ha senso per alta densità di valore o per ambienti in cui la lettura “a distanza” taglia i tempi; le integrazioni con e-commerce e sistemi di produzione eliminano doppie digitazioni. Anche un buon foglio Excel con convalide, menù a tendina e un paio di pivot, se usato bene, è meglio di un gestionale usato male.
La governance completa il quadro. Segregare i compiti tra chi ordina, chi riceve, chi registra e chi approva rettifiche riduce rischi di frode e errori; definire regole scritte per resi, campioni, conto lavoro e conto deposito evita “buchi” che si aprono proprio dove nessuno crede ci sia inventario. Con i fornitori puoi adottare consignment stock quando ha senso (capitale loro fino al consumo) o VMI (Vendor Managed Inventory) se hai volumi e fiducia; con i clienti, accordi chiari per resi e conto visione prevengono sorprese in inventario e in ricavi.
Ogni settore ha sfumature. Nel retail contano planogrammi, stagionalità e calcolo fine del punto di riordino per negozio; nella manifattura l’inventario è la cerniera tra BOM/MRP e shopfloor, e l’accuratezza del prelievo a commessa impatta direttamente su costi standard e varianze; nel food/pharma la tracciabilità di lotti e scadenze è legge prima che buona pratica, e il FEFO non è negoziabile; nei ricambi l’obsolescenza è fisiologica e si gestisce con politiche di saldo, cannibalizzazione controllata e liste discontinue chiare per vendite e acquisti.
Se devi iniziare o rimettere ordine, pensa in tre mosse. Pulisci l’anagrafica (codici, descrizioni, UM, categorie), disegna un flusso semplice e coerente di ricezione–stoccaggio–prelievo–spedizione con pochi documenti “obbligatori”, avvia un ciclo di conteggi frequenti sulle classi A con regole di rettifica e analisi delle cause; in parallelo definisci per 20–30 articoli chiave punto di riordino, lead time e scorta di sicurezza realistici e rivedili ogni trimestre. Quando la base è stabile, automatizza dove serve, estendi le politiche ai restanti articoli, attacca l’obsolescenza con piani mirati e metti i KPI dell’inventario nel cruscotto direzionale.
Modello di Inventario Excel
Di seguito viene messo a disposizione un modello inventario Excel da scaricare.
