La fattura proforma, come dice il nome stesso, non è una vera e propria fattura bensì un documento contabile che non ha alcun valore fiscale. Essa non va registrata dunque come se fosse un fattura e proprio questa è la ragione per la quale si usa.
Dal punto di vista fiscale, infatti, l’obbligo di fatturazione non insorge sempre alla conclusione della prestazione lavorativa. In alcuni casi, come quello dei liberi professionisti, ad esempio, l’obbligo di fatturazione insorge nel momento in cui si riceve il pagamento. Dunque il problema è come fare per richiedere il pagamento al proprio cliente inviando un documento che sia similare a una fattura ma senza i relativi obblighi in termini contabili, redditurali e di liquidazione IVA. La risposta è stata individuata nella fattura pro forma, ovvero un documento che rappresenta il credito e come sarà l’effettiva fattura che verrà emessa nel momento in cui si riceverà il pagamento ma che non da adito a registrazioni contabili. Inoltre la fattura pro forma non ha valore ai fini IVA, quindi non determina un debito IVA, e non ha valore neppure ai fini della dichiarazione dei redditi del professionista.
Quello dei liberi professionisti non è l’unico caso in cui si emettono fatture proforma. Un altro caso molto comune è quello delle imprese che richiedono un pagamento anticipato rispetto alla spedizione della merce. in questo caso l’impresa ha sue opzioni, emettere fattura normale oppure emettere una fattura pro forma. Tuttavia se emette una fattura normale e poi il cliente ci ripensa e decide di non comprare il bene si deve emettere Nota di Credito, con le relative registrazioni contabili. Per evitare di riempire i libri contabili di fatture non pagate e relative note di credito, molte aziende preferiscono emettere fatture pro forma, che vengono usate dai clienti come base documentale per effettuare il pagamento e che rappresentano la fattura che il cliente stesso riceverà assieme alla merce che verrà spedita nel momento in cui viene eseguito il pagamento.
Una fattura pro forma si compila una fattura normale, la fattura pro forma sarà in tutto e per tutto uguale alla fattura che verrà emessa solo che possiederà una numerazione propria e indipendente rispetto a quella delle fatture ordinarie; al posto di fattura, poi, dovrà essere indicato fattura proforma.