In questa pagina viene messo a disposizione un modello delega tenuta libro unico del lavoro.
Come Delegare la Tenuta Libro Unico del Lavoro
La delega per la tenuta del Libro Unico del Lavoro è l’atto con cui il datore affida a un soggetto esterno abilitato l’istituzione, la compilazione, la conservazione e l’esibizione del LUL, restando comunque responsabile del suo corretto adempimento. Il quadro di riferimento è dato dall’articolo 39 del decreto legge 112/2008 (convertito in legge 133/2008), dal decreto ministeriale 9 luglio 2008 che ne disciplina forme e tempi di registrazione, e dalla legge 12/1979 che individua chi può professionalmente tenere, per conto dei datori, libri e documenti in materia di lavoro. La delega non è un optional organizzativo: serve a dare certezza sul luogo di tenuta del LUL, a legittimare l’interlocuzione con gli organi ispettivi e a ripartire compiti e poteri operativi con il consulente paghe.
Possono essere destinatari della delega i consulenti del lavoro iscritti all’albo, i dottori commercialisti ed esperti contabili, gli avvocati e, nelle forme ammesse dalla legge 12/1979, le associazioni di categoria abilitate; la tenuta del LUL da parte di soggetti non rientranti in queste categorie espone a sanzioni e, soprattutto, non mette al riparo il datore in caso di controllo. Il documento deve essere scritto, datato e firmato dal legale rappresentante del datore e dal professionista delegato, con chiara indicazione dell’oggetto dell’incarico. È buona prassi attribuirgli data certa e allegare copia dei documenti di identità, degli estremi di iscrizione all’albo del delegato e dei riferimenti della polizza RC professionale, perché l’atto è destinato a essere esibito a richiesta dell’organo di vigilanza.
Il contenuto minimo non è tipizzato ma, alla luce della normativa, deve comprendere l’identificazione completa delle parti, il perimetro esatto dell’attività delegata e il luogo di tenuta e conservazione del LUL. Conviene indicare che il delegato cura l’istituzione del libro, la registrazione dei dati anagrafici, retributivi e presenze, la numerazione automatica e l’archiviazione, nonché l’emissione dei prospetti paga e ogni adempimento connesso alla tenuta. È utile stabilire se la delega riguarda solo la tenuta formale del libro o anche l’elaborazione delle retribuzioni e la gestione degli adempimenti contributivi e fiscali correnti, in modo da evitare zone grigie su chi debba fare che cosa e quando. Centrale è la clausola sul domicilio del LUL: il datore può tenerlo presso la propria sede o presso lo studio del delegato, ma in entrambi i casi deve poterlo esibire tempestivamente all’organo ispettivo. La scelta del domicilio va comunicata e va mantenuta coerente con l’organizzazione documentale, perché la mancata esibizione nei termini è sanzionata anche se il libro esiste ma non è reperibile.
Sul piano operativo la delega deve prevedere come si scambiano i dati necessari alla compilazione, quali flussi informativi il datore si impegna a trasmettere e in quali tempi il delegato esegue le registrazioni. La normativa richiede che le scritture siano effettuate, di regola, entro la fine del mese successivo a quello di riferimento o, se antecedente, entro la data di corresponsione delle retribuzioni; per rispettare questi termini è utile esplicitare in delega che il datore trasmette presenze, eventi, premi, straordinari e variazioni contrattuali entro una certa data e che il delegato restituisce prospetti e LUL in tempo utile alla consegna delle buste paga. Poiché il LUL può essere tenuto su supporto informatico con archiviazione digitale, è opportuno disciplinare le piattaforme utilizzate, le credenziali, le misure di sicurezza, i backup e la possibilità di stampa o esportazione in formati esibibili. In caso di controlli, l’ispettore deve poter visionare immediatamente, nel luogo dichiarato di tenuta, le scritture aggiornate; se il LUL è dematerializzato, l’esibizione deve essere garantita al terminale o con stampa conforme, senza rinvii non giustificati.
La delega non esonera il datore dalle responsabilità che la legge gli attribuisce. Resta in capo all’impresa l’onere di istituire il LUL, di assicurare la veridicità e la completezza dei dati trasmessi al delegato, di vigilare sulla corretta tenuta e di esibire il libro agli organi di controllo. È utile inserire clausole che impegnino il datore a fornire tempestivamente informazioni e documenti, a comunicare assunzioni, cessazioni, trasformazioni e ogni evento rilevante, e che obblighino il delegato a segnalare immediatamente criticità, ritardi o incoerenze riscontrate, così da prevenire omissioni o ritardi sanzionabili. La tenuta del LUL affidata in delega non trasferisce in alcun caso al professionista la responsabilità per violazioni derivanti da dati non comunicati o falsi; allo stesso tempo, il professionista risponde per errori propri nella gestione materiale delle scritture e nella conservazione, secondo le regole del mandato professionale.
In tema di privacy il rapporto impone la nomina del professionista a responsabile esterno del trattamento, con un accordo ai sensi dell’articolo 28 del GDPR che definisca finalità, categorie di dati trattati, misure di sicurezza, istruzioni documentate, subfornitori, tempi di conservazione e restituzione dei dati alla cessazione dell’incarico. Poiché il LUL contiene dati particolari connessi alla salute (assenze per malattia, infortuni) e altri dati sensibili per i lavoratori, la robustezza del presidio privacy è imprescindibile; la delega può richiamare l’accordo di nomina e le policy di sicurezza, allegandoli per completezza.
La durata e la revoca meritano chiarezza. La delega può essere a tempo indeterminato con recesso di ciascuna parte mediante preavviso sufficiente a evitare discontinuità nella tenuta e nell’esibizione del libro, oppure a tempo determinato legato a un contratto di consulenza. Alla cessazione l’impresa deve ricevere senza ritardo tutti i file, gli archivi e le copie necessarie, con consegna su supporto idoneo, verbale di trasferimento e verifica della leggibilità; il delegato conserva in proprio solo quanto necessario per obblighi di legge e per la tutela professionale. Clausole su penali o responsabilità in caso di ritardi nella restituzione, se ben calibrate, evitano frizioni al cambio di consulente.
Le sanzioni amministrative in materia di LUL colpiscono la mancata istituzione, le omissioni o i ritardi nelle registrazioni, la mancata conservazione ed esibizione, la tenuta da parte di soggetti non abilitati e, in generale, ogni violazione delle regole di forma e di tempo. La misura è variabile e, a seconda dei casi, va da importi nell’ordine di qualche centinaio a diverse migliaia di euro, con aggravanti in caso di recidiva. La delega ben costruita e l’organizzazione coerente riducono in modo drastico il rischio sanzionatorio: ciò che gli ispettori verificano, oltre alla presenza delle scritture, è la loro attualità, la coerenza con i prospetti paga e la reperibilità immediata nel luogo dichiarato.
Dal punto di vista pratico la delega funziona quando è collegata a un calendario condiviso e a un fascicolo documentale sempre aggiornato. Un dossier con anagrafica aziendale, organigramma, sedi operative, elenco dei dipendenti e tipologie contrattuali, abilitazioni del delegato, luogo di tenuta e conservazione, procedure di emergenza per esibizione immediata, recapiti dei referenti e, quando necessario, deleghe interne per l’accesso ai sistemi, consente di rispondere a un accesso ispettivo senza stress. Laddove il LUL sia tenuto presso studi diversi per ragioni organizzative, è necessario evitare duplicazioni o dispersioni, mantenendo un unico libro e un’unica numerazione progressiva; la compartimentazione per reparti o sedi è vietata.
Un cenno va alle realtà con sedi multiple o con esternalizzazioni spinte del payroll. La legge consente la tenuta del LUL in luogo diverso dalla sede legale, ma pretende coerenza: l’impresa deve indicare un domicilio certo e unico e deve accertarsi che il fornitore sia in grado di esibire il libro sul posto o di renderlo disponibile all’ispettore in tempo reale. Se il fornitore opera con data center esteri o con cloud provider, il contratto deve garantire accessibilità, integrità e disponibilità dei dati in conformità alla normativa sul lavoro e al GDPR. La delega non deve mai trasformarsi in uno schermo dietro cui si giustificano ritardi o impossibilità di accesso.
Esempio di Delega Tenuta Libro Unico del Lavoro
Oggetto Delega i sensi dell’art. 5, comma 1, della legge n. 12/1979 successivamente modificato dall’art. 40, comma 1, del D.L. n. 112/2008 per la tenuta del libro unico del lavoro e della documentazione di lavoro al sopra citato consulente del lavoro
(di seguito indicheremo i nostri estremi e quelli della ditta che rappresentiamo)
Il sottoscritto ________________________ nato a ________________il _____________residente a _____________________________ telefono ________________email _______________in qualità di titolare della azienda_____________________ con sede legale in ______________- CF/P Iva_____________________________ che svolge l’attività di ________________________________ il cui PAT Inail _________________Matricola Inps _____________________
rispetto a quanto previsto dall’art. 5 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, come sostituito dall’art. 40, comma 1, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112
DELEGO
secondo la normativa, per ciò che concerne l’amministrazione del personale e anche la tenuta del libro unico del lavoro di cui all’art. 39, commi 1-7, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e della ulteriore documentazione obbligatoria di lavoro al dott.
(di seguito indicheremo tutti gli estremi del professionista del quale ci vogliamo avvalere)
Autorizza altresì il Sig. _____________ a tenere tutti i relativi documenti aziendali di lavoro e di previdenza e assistenza obbligatoria, presso l’indirizzo del suo studio professionale ________________________ sito in via _________________ nel comune di _____________________ prov ___________ tel. ______________ email ______________________.
Ho autorizzato il Consulente al trattamento dei dati sensibili secondo quanto scritto sul Decreto Legislativo n. 196/2003 e dichiaro di aver ricevuto da lui tutte le informazioni previste circa il trattamento dei propri dati personali.
Fac Simile Delega Tenuta Libro Unico del Lavoro
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile delega tenuta libro unico del lavoro Word da scaricare.
