In questo articolo mettiamo a disposizione un modello DDT Excel e Word e spieghiamo a cosa server il documento di trasporto.
Il Modello DDT è il documento di trasporto che deve essere compilato dal venditore e allegato sia in caso di invio tramite posta o corriere di prodotti, in tal caso andrà inserito in busta apribile sul pacco, o consegnato direttamente a mano in caso di acquisto di beni di grandi dimensioni prelevati direttamente dal cliente.
Come Compilare il DDT
Il DDT è il documento commerciale che “accompagna” la merce durante lo spostamento e racconta all’Amministrazione finanziaria e ai soggetti coinvolti perché quei beni stanno viaggiando, tra chi e in quale quantità. Ha sostituito la vecchia bolla di accompagnamento e, nella prassi IVA, è lo strumento che consente la fatturazione differita a fine mese: se ogni spedizione è scortata da un DDT, il fornitore può emettere un’unica fattura riepilogativa entro il quindicesimo giorno del mese successivo, richiamando numero e data dei DDT cui si riferisce.
Non è necessario un modello ministeriale né una forma “bollata”: conta che ci siano gli elementi sostanziali e che il documento sia emesso prima o al più tardi contestualmente alla consegna, in modo che il trasportatore, il destinatario e, se richiesto, i verificatori abbiano un riferimento certo. Il DDT non serve solo quando c’è una vendita; è fondamentale anche quando i beni si muovono per motivi diversi, come resi, conto lavorazione, conto visione, trasferimenti tra depositi della stessa impresa o riparazioni. In queste ipotesi la corretta indicazione della causale evita che il movimento venga presunto come cessione imponibile.
Compilarlo bene significa dare a chi legge tutte le coordinate essenziali senza ambiguità. Nel frontespizio si identificano chiaramente emittente e destinatario con denominazione, indirizzo e numeri fiscali, specificando i luoghi di partenza e consegna se diversi dalle sedi; si appone la data e, per ragioni di tracciabilità, una numerazione progressiva che non è imposta dalla legge ma è prassi sana per collegare spedizioni e fatture. Nel corpo del documento si descrivono i beni con denominazioni comprensibili, codici articolo quando esistono, unità di misura e quantità; se i beni formano colli o pallet, indicare il numero dei colli e l’eventuale peso lordo facilita i controlli e la logistica. La causale del trasporto va scritta in modo espresso e coerente con l’operazione: vendita, reso, conto lavorazione, conto riparazione, trasferimento interno, campionatura o visione; dalla causale discendono gli effetti IVA e contabili, e un’indicazione generica può creare problemi in verifica. È utile riportare il riferimento all’ordine o al contratto, i termini di resa concordati e il mezzo di trasporto con i dati del vettore, perché in caso di ritardi, danni o contestazioni si può ricostruire la responsabilità. Quando il trasporto è in conto proprio del cliente o del fornitore, si può annotare la targa del veicolo o il nominativo dell’autista per rendere più solida la prova dell’avvenuta consegna. Alla consegna, la firma del destinatario con data e ora trasforma il DDT in una prova di ricezione; se il documento viaggia in forma elettronica, valgono le stesse regole sostanziali purché il destinatario lo riceva prima o al momento dello scarico e la conservazione garantisca integrità e reperibilità.
L’emissione può essere cartacea o digitale: l’importante è che il documento esista prima che la merce si muova e che sia messo a disposizione di chi la prende in carico. Un PDF inviato per email o reso disponibile su portale, se ricevuto tempestivamente e conservato correttamente, svolge la stessa funzione del foglio stampato; in caso di controlli, l’azienda deve poter esibire il DDT correlato a quella specifica spedizione. Quando il DDT è usato per fatturare in modo differito, ogni dato deve essere coerente con quanto poi confluirà in fattura, perché eventuali scostamenti su codici, quantità o descrizioni generano disallineamenti fiscali. Se il movimento non è una vendita ma comporta comunque prestazioni a titolo oneroso, come il conto lavorazione con riaddebito di servizi, è prudente che il DDT anticipi ciò che verrà fatturato o che almeno richiami il documento contrattuale che disciplina valori e responsabilità. In presenza di beni di terzi detenuti presso il proprio magazzino, un DDT ben compilato per l’ingresso e per l’uscita dimostra la corretta tenuta della posizione e riduce il rischio di contestazioni per presunte cessioni o acquisti non fatturati..
Esempio di Documento di Trasporto
DOCUMENTO DI TRASPORTO (DDT)
Numero: [_____] Data: [__/__/____] Ora: [__ : __]
Pagina: [__] di [__] Riferimento ordine/contratto: [________________________]
MITTENTE (CEDENTE)
Ragione sociale/Nome: [________________________________________]
Indirizzo: [________________________________ CAP ____ Città __________ Prov __]
P.IVA/C.F.: [____________________] REA (se presente): [__________]
Contatti: Tel [__________] Email [________________________]
DESTINATARIO (CESSIONARIO)
Ragione sociale/Nome: [________________________________________]
Indirizzo: [________________________________ CAP ____ Città __________ Prov __]
P.IVA/C.F.: [____________________] Cod. destinatario/PEC (se e-DDT): [__________]
Luogo di consegna (se diverso): [__________________________________________]
TRASPORTO
Causale del trasporto: [Vendita / Reso / Conto lavorazione / Conto visione / Riparazione / Trasferimento interno / Campionatura / Altro: ________]
Resa (Incoterms, se applicabile): [__________] Porto: [Franco/Assegnato]
Vettore: [Ragione sociale/Nome ________________________] P.IVA/C.F. [__________]
Sede vettore: [________________________________________]
Mezzo/targa: [________________] Conducente: [________________]
Data/Ora inizio trasporto: [__/__/____] [__ : __] Data/Ora consegna: [__/__/____] [__ : __]
RIGHE MERCE
| Codice | Descrizione bene/servizio | UM | Q.tà | Colli | Peso lordo kg |
|——–|———————————————–|—-|——|——-|—————|
| [____] | [___________________________________________] |[__]|[___] | [__] | [_____] |
| [____] | [___________________________________________] |[__]|[___] | [__] | [_____] |
| [____] | [___________________________________________] |[__]|[___] | [__] | [_____] |
Note su qualità/confezionamento/seriali/lotti:
[______________________________________________________________________________]
IMBALLI E QUANTITATIVI
Numero colli: [___] Tipo imballo: [scatole/pallet/altro ______] Volume m³: [____]
Peso netto kg: [____] Peso lordo kg: [____] Dimensioni complessive: [________]
FATTURAZIONE
Modalità di fatturazione: [Immediata / Differita]
Se differita, fattura riepilogativa entro il 15 del mese successivo con riferimento a:
DDT n. [____] del [__/__/____] (e altri eventuali)
Condizioni di pagamento: [____________________________________]
RESPONSABILITÀ E RISERVE
Termini di resa e rischi come da accordi. Eventuali danni/aperture vanno riservati sul presente DDT al momento del ritiro.
FIRME
Firma mittente per consegna: ______________________ Data/ora: __/__/____ __:__
Firma vettore per presa in carico: _________________ Data/ora: __/__/____ __:__
Firma destinatario per ricezione*: _________________ Data/ora: __/__/____ __:__
*In caso di riserve: [________________________________________________________________]
TRATTAMENTO DATI
I dati sono trattati per finalità logistiche, fiscali e di sicurezza ai sensi della normativa vigente.
NOTE AGGIUNTIVE
[______________________________________________________________________________]
