In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile contratto di collaborazione gratuita.
Contratto di Collaborazione Gratuita
Per “collaborazione gratuita” si intende un accordo con cui una persona mette a disposizione tempo e competenze senza diritto a compenso. Nel diritto civile la gratuità è lecita se è frutto di una scelta libera e informata e se l’attività non integra, di fatto, un rapporto di lavoro subordinato. L’elemento che separa la collaborazione gratuita dal lavoro dipendente non è la presenza (o assenza) di denaro, ma il modo in cui si svolge l’attività: quando ci sono assoggettamento al potere direttivo e disciplinare, orari imposti, inserimento stabile nell’organizzazione e continuità delle prestazioni, il rapporto rischia di essere riqualificato come lavoro subordinato, con conseguente diritto alle retribuzioni, contributi e sanzioni. Anche il “co.co.co.” gratuito è un terreno scivoloso: la collaborazione coordinata e continuativa, se strutturale, difficilmente giustifica l’assenza totale di compenso. Diverso è il caso del mandato o della prestazione d’opera gratuita, ammesse dal codice civile quando le parti lo scelgono consapevolmente e l’attività resta davvero autonoma.
Nel Terzo Settore e nelle associazioni di volontariato la gratuità è la regola, ma ha confini precisi. Il volontario non può essere retribuito; può ottenere solo il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate, secondo statuto e regolamenti interni, e deve essere assicurato per infortuni e responsabilità civile quando svolge attività per conto dell’ente. La gratuità, inoltre, non può coprire posti strutturali o sostituire personale dipendente: il volontariato affianca, non rimpiazza. Anche nello sport dilettantistico esistono figure volontarie con rimborsi spese, ma vanno rispettate le regole specifiche del settore e i limiti fissati dagli enti di riferimento. Nei tirocini, infine, la logica è formativa: i curriculari possono essere non retribuiti perché fanno parte di un percorso di studio; i non curriculari richiedono, di regola, un’indennità minima stabilita dalle norme regionali e non sono “collaborazioni gratuite”.
Se la gratuità nasce in ambito professionale come attività pro bono, conviene formalizzare un incarico scritto che precisi obiettivo, durata, responsabilità e gratuità della prestazione; alcuni ordini professionali lo richiedono espressamente per la corretta gestione di responsabilità, assicurazione e conflitti d’interesse. In ambito aziendale, invece, usare collaboratori “gratuiti” per coprire fabbisogni ordinari è ad alto rischio: se le attività sono le stesse dei dipendenti e sono eterodirette, la gratuità difficilmente regge in giudizio. Più difendibili sono gli scenari episodici e davvero autonomi (per esempio, un esperto che dona qualche ora per un progetto specifico, senza orari né vincoli organizzativi, con libertà di scegliere tempi e modi e senza obbligo di risultato ripetuto).
Sul piano contrattuale, un buon accordo di collaborazione gratuita deve dichiarare esplicitamente l’assenza di compenso, descrivere con precisione l’oggetto dell’attività e il risultato atteso, indicare la natura autonoma della prestazione, evitare obblighi di presenza e orari rigidi, prevedere la facoltà di recesso libero (specie per il collaboratore) con breve preavviso, disciplinare i rimborsi spese ammissibili e le modalità di rendicontazione, chiarire la proprietà intellettuale degli output (chi ne sarà titolare e con quali licenze), inserire una clausola di riservatezza e, se il collaboratore accede a dati personali, un’informativa e una nomina a incaricato/autorizzato al trattamento ai sensi del GDPR. Se l’attività si svolge nei locali del committente o comporta rischi, è doveroso informare il collaboratore sulle misure di sicurezza, fornire eventuali DPI e, quando opportuno, stipulare una polizza infortuni: nelle ETS questo è obbligatorio; nelle imprese è una prudenza che riduce l’esposizione a responsabilità.
La gestione delle spese è un altro punto delicato. In un rapporto gratuito si rimborsano di regola solo i costi vivi e strettamente connessi all’attività (viaggi, pasti, materiali) su base documentale e con regole chiare; rimborsi forfettari “generosi” rischiano di essere letti come surrogati retributivi. Se il collaboratore è un professionista con partita IVA che fattura spese e compensi, la gratuità totale è rara: in quel caso l’assenza di compenso e l’eventuale fatturazione dei soli rimborsi devono essere coerenti con il regime IVA e con le regole sulle “anticipazioni in nome e per conto”, altrimenti i rimborsi diventano imponibili come parte del corrispettivo. Se il collaboratore non ha partita IVA, evitate qualunque formula che possa far apparire la collaborazione gratuita come un lavoro autonomo continuativo di fatto (sarebbe una “prestazione occasionale” solo se episodica e senza coordinamento).
Nella pratica, i segnali che fanno scattare il rischio di riqualificazione sono sempre gli stessi: continuità e durata rilevante, integrazione stabile nei processi, obbligo di presenza, uso degli stessi strumenti e turni dei dipendenti, controllo gerarchico. Se queste condizioni compaiono, la “gratuità” non basta a salvare l’accordo: il rapporto può essere considerato lavoro subordinato con diritto a retribuzioni, contributi arretrati e sanzioni per il committente. Per questo è utile programmare verifiche periodiche: se l’impegno cresce o cambia natura, meglio trasformare l’accordo in un rapporto retribuito coerente (assunzione, co.co.co., incarico professionale).
Chiude il cerchio la documentazione. Conserva l’accordo firmato, eventuali registri delle attività, richieste e autorizzazioni, report finali, rendiconti spese e attestazioni di formazione/sicurezza: sono la prova della natura autonoma e gratuita della collaborazione. Per le associazioni, allega la delibera che definisce criteri e rimborsi dei volontari e la polizza assicurativa; per progetti con minori o categorie vulnerabili, affianca le misure di tutela richieste dalle norme e dai codici di condotta. Se comunichi pubblicamente l’esistenza della collaborazione, usa termini corretti (“volontario”, “consulenza pro bono”, “mentorship”), evitando espressioni ambigue che facciano pensare a un lavoro non pagato camuffato.
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Esempio Contratto di Collaborazione Gratuita
Tra ___________________ (C.F./P.IVA ___________________, con sede in ___________________, PEC ___________________), in persona di ___________________ (ruolo ___________________), di seguito “Committente”, e il/la Sig./Sig.ra ___________________ (C.F. ___________________, nato/a a ___________________ il ___________________, residente in ___________________, email ___________________, tel. ___________________), di seguito “Collaboratore”.
Oggetto – Il Collaboratore svolgerà, in forma autonoma e senza vincolo di subordinazione, le seguenti attività: ___________________ (descrizione puntuale di compiti, deliverable e obiettivi) per il progetto/ente ___________________.
Gratuità – Le parti convengono che la prestazione è resa a titolo gratuito e senza compenso. Sono ammessi esclusivamente rimborsi di spese vive documentate e preventivamente autorizzate dal Committente (es. viaggio, vitto, alloggio, materiali) entro il limite di € ___________________ complessivi; le richieste vanno presentate entro ______ giorni con giustificativi allegati.
Durata – Il rapporto decorre dal ___________________ e termina il ___________________ (oppure: “alla consegna dei risultati indicati al punto 1, comunque non oltre il ___________________”). Non sussiste rinnovo tacito.
Autonomia e assenza di subordinazione – Il Collaboratore organizza in autonomia tempi e modalità di esecuzione, senza orari imposti, fermo il coordinamento funzionale con il referente del Committente ___________________. Restano esclusi poteri direttivi e disciplinari tipici del lavoro subordinato; eventuali accessi a locali del Committente avverranno per esigenze organizzative e non costituiscono eterodirezione.
Luogo, strumenti e accessi – Le attività si svolgono presso ___________________ e/o da remoto. Gli strumenti utilizzati saranno ___________________ (propri/del Committente). Gli eventuali badge/utenze sono personali e non cedibili; alla cessazione saranno restituiti/disattivati.
Sicurezza e assicurazioni – Il Committente fornisce informazioni sui rischi specifici dei luoghi di lavoro e, ove necessari, DPI per attività in sede; il Collaboratore si impegna a rispettare le istruzioni ricevute. (Se applicabile) Il Collaboratore è coperto da polizza infortuni/RC n. ___________________ con massimali ___________________ a carico di ___________________.
Proprietà intellettuale – Salvo diverso accordo scritto, i risultati originali dell’attività (testi, progetti, software, elaborati) realizzati nell’ambito del presente contratto sono ceduti a titolo gratuito al Committente, a misura che vengono creati, con trasferimento dei relativi diritti di sfruttamento economico per i territori ___________________ e per la durata di legge. Restano del Collaboratore i diritti morali d’autore. (Opzione alternativa: “Il Collaboratore concede licenza non esclusiva/royalty-free per ___________________”).
Riservatezza – Il Collaboratore si impegna a non divulgare né utilizzare informazioni riservate apprese in occasione dell’incarico, per tutta la durata del rapporto e per i ______ mesi successivi alla cessazione, salvo consenso scritto del Committente o obblighi di legge.
Dati personali (GDPR) – Le parti prendono atto dell’Informativa privacy del Committente resa al Collaboratore in data ___________________. Il Collaboratore tratta eventuali dati cui accede quale persona autorizzata ai sensi dell’art. 29 GDPR e delle istruzioni ricevute; è vietata ogni estrazione o conservazione su dispositivi personali non autorizzati.
Conflitti d’interesse – Il Collaboratore dichiara di non avere interessi in conflitto con l’incarico; si impegna a informare tempestivamente il Committente dell’eventuale insorgenza di situazioni rilevanti.
Responsabilità – Ciascuna parte risponde per dolo o colpa grave. È esclusa ogni responsabilità del Committente per danni indiretti o lucro cessante. Eventuali utilizzi di materiali di terzi saranno a cura e sotto la responsabilità del Collaboratore, che garantisce di disporre dei necessari diritti.
Recesso – Ciascuna parte può recedere in qualsiasi momento, senza penali, con preavviso scritto di ______ giorni. In caso di recesso del Committente resta dovuto il rimborso delle spese autorizzate e documentate fino alla data di efficacia del recesso.
Divieti – Il Collaboratore non è autorizzato a rappresentare il Committente verso terzi, né a impegnarlo contrattualmente, salvo delega scritta. È vietato l’uso di marchi e segni distintivi al di fuori dell’incarico.
Restituzione – Al termine del rapporto il Collaboratore restituisce o distrugge, su richiesta, materiali e documenti ricevuti, consegnando i lavori allo stato d’avanzamento concordato.
Legge applicabile e foro – Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di ___________________ (salve competenze inderogabili).
Clausole finali – Ogni modifica deve risultare da atto scritto. L’eventuale nullità di singole clausole non inficia la validità del resto del contratto.
Luogo ___________________ Data ___________________
Il Committente ___________________ (firma)
Il Collaboratore ___________________ (firma)
(Per accettazione specifica ex artt. 1341–1342 c.c. delle clausole nn. 2, 7, 8, 11, 12, 15)
Il Collaboratore ___________________ (firma)
Modello Contratto di Collaborazione Gratuita Word e PDF
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile contratto di collaborazione gratuita.
