Modello Comunicazione Variazione delle Mansioni

In questa guida spieghiamo come comunicare la variazione delle mansioni e mettiamo a disposizione un modello comunicazione variazione delle mansioni.

Comunicazione Variazione delle Mansioni

La comunicazione di variazione delle mansioni è il passaggio formale con cui il datore di lavoro esercita il proprio “jus variandi”, cioè il potere di modificare le attività affidate al dipendente, restando però dentro i limiti fissati dalla legge e dai contratti collettivi. In Italia la disciplina ruota attorno all’articolo 2103 del codice civile, riscritto dal d.lgs. 81/2015, secondo cui il lavoratore deve essere adibito alle mansioni per le quali è stato assunto, oppure a quelle corrispondenti all’inquadramento superiore successivamente acquisito, oppure ancora a mansioni riconducibili allo stesso livello e alla stessa categoria legale delle ultime effettivamente svolte.

Questo significa che il cambio di mansioni è lecito, anzitutto, quando si rimane all’interno dello stesso livello di inquadramento e della stessa categoria legale: si parla di mobilità orizzontale, che la riforma ha reso più ampia rispetto al passato, proprio per consentire una maggiore flessibilità organizzativa all’impresa. L’assegnazione a mansioni superiori è possibile e, se si consolida oltre i limiti previsti dal contratto collettivo, dà diritto al riconoscimento della qualifica e del trattamento corrispondente. L’assegnazione a mansioni inferiori, invece, è eccezionale: è ammessa solo nei casi previsti dall’articolo 2103, ad esempio in presenza di una modifica degli assetti organizzativi aziendali che incide sulla posizione del lavoratore, oppure nelle ipotesi consentite dai contratti collettivi, e comunque con mantenimento del livello di inquadramento e del trattamento retributivo, salvo alcuni elementi collegati a particolari modalità della prestazione.

In questo quadro la comunicazione scritta della variazione assume un ruolo decisivo, sia sul piano della validità del mutamento sia su quello probatorio. Per il demansionamento la forma scritta è espressamente richiesta a pena di nullità dalla disciplina vigente, quindi una variazione in peius comunicata solo oralmente è, in linea di principio, inefficace e contestabile. Per i cambi di mansione in senso orizzontale o migliorativo la legge non impone sempre la forma scritta, ma la prassi e la dottrina la ritengono fortemente opportuna, proprio perché consente di dimostrare in maniera chiara quali compiti sono stati modificati, con quale decorrenza e a quali condizioni. Non a caso molti siti specializzati e studi professionali propongono fac-simile di lettera di comunicazione del mutamento di mansioni, sottolineando l’utilità di lasciare traccia documentale.

Sul contenuto minimo della comunicazione, l’impostazione più prudente è quella che ricostruisce, sia pure in forma sintetica, il “prima” e il “dopo”. È opportuno indicare la qualifica, il livello di inquadramento e le mansioni fin lì svolte, descrivere le nuove mansioni in modo sufficientemente concreto, specificare che esse rientrano nel medesimo livello e categoria legale, oppure, se si tratta di un passaggio superiore, richiamare il nuovo inquadramento. Quando la variazione è in senso peggiorativo, la lettera dovrebbe fare esplicito riferimento al presupposto che la rende legittima, ad esempio la modifica degli assetti organizzativi o l’accordo individuale stipulato nelle condizioni previste dalla legge. In ogni caso è importante indicare la data di decorrenza della nuova assegnazione, chiarire se il trattamento economico resta invariato o viene aggiornato e specificare, ove necessario, che l’azienda garantirà la formazione richiesta dall’articolo 2103, che impone di accompagnare il mutamento di mansioni con gli adempimenti formativi occorrenti, pur precisando che l’eventuale omissione non comporta la nullità dell’atto di assegnazione.

La comunicazione non è solo un atto “interno”, ma anche uno strumento di trasparenza nei confronti del dipendente. Un testo costruito in modo chiaro, che indichi le ragioni organizzative o funzionali della variazione, riduce il rischio che il lavoratore percepisca il cambiamento come punitivo o discriminatorio. Proprio perché le mansioni costituiscono l’oggetto del contratto di lavoro e incidono sull’identità professionale della persona, la giurisprudenza tende a censurare gli spostamenti che non trovano una reale giustificazione o che si traducono in svuotamento di ruolo, mortificazione professionale o compressione dei diritti, con possibili conseguenze risarcitorie. La comunicazione ben motivata, al contrario, è spesso il primo elemento che consente al giudice di riconoscere la coerenza del mutamento con le esigenze organizzative invocate dal datore. Non va dimenticato il ruolo dei contratti collettivi nella regolazione concreta delle variazioni di mansioni. Molti CCNL dettano criteri per l’assegnazione a mansioni superiori, fissano limiti temporali oltre i quali scatta il diritto alla promozione, prevedono condizioni e modalità per il ricorso al demansionamento o per la mobilità interna tra reparti, talvolta anche con percorsi di riqualificazione concordati. La comunicazione di variazione delle mansioni deve quindi essere costruita in coerenza con queste previsioni, talvolta richiamandole espressamente, soprattutto quando la modifica si inserisce in processi di riorganizzazione aziendale di più ampia portata.

Dal punto di vista operativo, la forma più utilizzata è la lettera consegnata a mano con firma per ricevuta o inviata a mezzo raccomandata o PEC, così da poter documentare sia il contenuto sia l’effettiva ricezione. In molte realtà aziendali la comunicazione viene caricata anche nel gestionale HR o allegata alla documentazione contrattuale, in modo da rendere coerenti mansionario, organigrammi e buste paga. La lettera può essere firmata dal legale rappresentante, dal direttore del personale o da un soggetto munito di delega; nelle strutture più complesse è frequente che il responsabile diretto del lavoratore venga coinvolto almeno nella parte descrittiva delle nuove attività, per assicurare che quanto scritto corrisponda alla realtà operativa.

Quando la variazione è oggetto di accordo individuale, ad esempio in caso di patto di demansionamento stipulato per favorire la conservazione del posto o la riconversione professionale, la comunicazione assume la forma di vero e proprio accordo, spesso sottoscritto in sede protetta o assistita (sindacale, ispettorato territoriale del lavoro, commissioni di certificazione). In questi casi il testo deve dare conto dell’interesse del lavoratore, indicare le modifiche di mansioni, livello e retribuzione e richiamare la base normativa che consente la deroga rispetto ai limiti ordinari dello jus variandi. Questo tipo di comunicazione-accordo riduce il rischio che il mutamento venga successivamente impugnato come imposizione unilaterale mascherata.

Le conseguenze di una comunicazione mancante, insufficiente o illegittima possono essere rilevanti. Il lavoratore può impugnare il nuovo inquadramento o le nuove mansioni, chiedendo il ripristino della precedente assegnazione, il riconoscimento della qualifica superiore eventualmente maturata o il risarcimento del danno da demansionamento o dequalificazione, anche sotto il profilo non patrimoniale. La giurisprudenza, soprattutto dopo la riforma del 2015, tende a valutare con attenzione l’effettivo contenuto delle mansioni svolte e la serietà delle ragioni addotte dall’azienda, più che la mera etichetta utilizzata nella lettera, ma il documento resta comunque il punto di partenza di ogni verifica.

Esempio Comunicazione Variazione delle Mansioni

Oggetto variazione delle mansioni lavorative

Egregio Sig. ……….,
con la presente Le comunichiamo che a partire dal giorno ………. le mansioni da Lei svolte saranno ……………………………………………………
Le comunichiamo inoltre che tale mutamento non comporterà alcuna modifica delle condizioni economiche e normative attualmente applicate, essendo le nuove mansioni equivalenti alle precedenti sia dal punto di vista del contenuto professionale che da quello della retribuzione.
oppure
Le comunichiamo inoltre che tale mutamento comporterà una modifica delle condizioni attualmente applicate, essendo le nuove mansioni superiori rispetto alle precedenti sia dal punto di vista del contenuto professionale che da quello della retribuzione. Pertanto a partire dalla data sopra indicata il suo nuovo inquadramento sarà ……………………………………………………

Distinti saluti
Luogo e data

Firma