In questa guida viene messo a disposizione un fac simile comunicazione trasferimento legale.
Comunicazione Trasferimento Sede Legale
La comunicazione del trasferimento della sede legale è il passaggio conclusivo di un’operazione che ha due facce: quella interna, in cui gli organi sociali decidono lo spostamento, e quella esterna, in cui il nuovo indirizzo diventa ufficiale solo quando è iscritto al Registro delle Imprese e comunicato, tramite Comunicazione Unica, agli altri enti come Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL ed eventuali albi o registri speciali. Finché l’iscrizione non è aggiornata, agli effetti dei terzi la sede legale resta quella risultante dalla visura camerale, con la conseguenza che gli atti notificati al vecchio indirizzo sono normalmente validi, mentre il trasferimento “di fatto” non offre alcuna protezione.
Per le società di capitali, come S.r.l. e S.p.A., lo statuto deve indicare il Comune in cui ha sede la società. Se nello statuto è riportato soltanto il Comune, il cambiamento di via e numero civico all’interno dello stesso Comune non modifica il testo statutario; in questo caso, di regola, la decisione di cambiare indirizzo rientra nelle competenze dell’organo amministrativo, che delibera il nuovo indirizzo e provvede a comunicarlo al Registro delle Imprese. Se invece si sposta la sede in un altro Comune, o se nello statuto è indicato l’indirizzo completo e lo si vuole cambiare, la modifica tocca la clausola statutaria relativa alla sede e richiede una delibera dei soci in sede straordinaria, recepita in atto pubblico da un notaio e poi depositata in Camera di Commercio. Nelle società costituite prima della riforma del 2003 capita spesso di trovare l’indirizzo completo nello statuto; in questi casi è necessario leggere con attenzione l’atto costitutivo per capire se il potere di determinare l’esatta ubicazione entro il Comune sia stato delegato agli amministratori oppure no, perché da ciò dipende la necessità o meno del passaggio notarile.
Logiche simili operano per le società di persone e per le associazioni. Quando l’atto costitutivo indica solo il Comune, lo spostamento di indirizzo all’interno dello stesso Comune di solito può essere deliberato dagli amministratori o dai soci e comunicato al Registro; quando invece cambia il Comune, o quando l’indirizzo è cristallizzato nello statuto, occorre modificare formalmente l’atto costitutivo con le forme proprie della tipologia (atto notarile per le associazioni riconosciute, scrittura registrata per le non riconosciute, accordo dei soci per le società di persone). Per S.r.l. e S.p.A. lo statuto può attribuire al consiglio di amministrazione la competenza a decidere il trasferimento della sede nel territorio nazionale; in mancanza di tale clausola, la modifica del Comune richiede comunque la delibera dei soci. Lo spostamento di puro indirizzo entro il medesimo Comune, quando non implica modifica statutaria, rimane invece ambito tipico della decisione degli amministratori. Una volta deliberato il trasferimento, bisogna passare alla fase esterna. Ogni variazione di sede legale va iscritta al Registro delle Imprese competente tramite Comunicazione Unica telematica. Per le società di capitali, se il trasferimento avviene nello stesso Comune o comunque nell’ambito della stessa provincia e non comporta modifica statutaria, si utilizza il modello digitale previsto per le variazioni di indirizzo, allegando la dichiarazione dell’organo amministrativo o il verbale che attesta la decisione; se, invece, cambia il Comune indicato in statuto, si deposita l’atto notarile di modifica dell’atto costitutivo, con il nuovo testo della clausola sulla sede, e si indicano i nuovi dati nel modello camerale. Il termine generalmente applicato per il deposito è di trenta giorni dalla decisione o dall’effettivo trasferimento, in linea con le regole sulle iscrizioni nel Registro delle Imprese. Con la stessa Comunicazione Unica, l’Agenzia delle Entrate riceve la variazione dei dati IVA e, quando la sede legale coincide con quella operativa o quando si spostano anche le unità locali, INPS e INAIL aggiornano le posizioni contributive e assicurative collegate.
L’effetto dell’iscrizione è immediato sul piano delle notifiche. Dal momento in cui la nuova sede è annotata, quello è l’indirizzo giuridico della società; atti giudiziari, avvisi fiscali e comunicazioni ufficiali notificati alla vecchia sede dopo l’iscrizione rischiano di essere inefficaci, mentre fino a quel momento la società non può eccepire il trasferimento “interno” non pubblicizzato. Per questo, accanto all’adempimento formale verso il Registro delle Imprese e gli enti, è opportuno curare con attenzione la comunicazione verso terzi: aggiornare l’intestazione di contratti e fatture, riportare il nuovo indirizzo su carta intestata, sito web e canali ufficiali, informare banche, clienti, fornitori, professionisti e pubbliche amministrazioni con cui vi siano rapporti in corso, allegando magari una visura aggiornata a prova dell’effettivo cambiamento. In presenza di procedimenti giudiziari o amministrativi pendenti, è prudente far comunicare ai giudici e alle amministrazioni interessate il nuovo domicilio legale o processuale, così da evitare che atti importanti vadano a segno su indirizzi ormai dismessi.
Il trasferimento della sede legale può avere anche effetti collaterali in ambito fiscale, lavoristico e di compliance. Spostare la sede in un diverso Comune o in un’altra regione può comportare il passaggio a un diverso ufficio dell’Agenzia delle Entrate competente, l’afferenza a diversi uffici INPS e INAIL, la necessità di aggiornare iscrizioni ad albi professionali, albi artigiani o elenchi particolari, e, quando la sede operativa si sposta davvero, la verifica di autorizzazioni edilizie, ambientali o di pubblica sicurezza collegate al luogo di esercizio dell’attività. Se si sposta solo la sede legale “di rappresentanza”, lasciando invariata l’ubicazione degli stabilimenti o dei punti vendita, gli aggiustamenti pratici sono per lo più formali; se si trasferiscono anche le unità operative, vanno rispettate le regole su comunicazioni obbligatorie al centro per l’impiego, aggiornamento della sede di lavoro nei contratti dei dipendenti, eventuali informative ai rappresentanti sindacali e verifiche sui titoli abilitativi rilasciati dal Comune di partenza.
Esempi Comunicazione Trasferimento Sede Legale
Modello 1 – Comunicazione trasferimento sede legale a clienti/fornitori
Oggetto: Comunicazione trasferimento sede legale
Spett.le ___________________
Indirizzo ___________________
Gentili Signori,
con la presente Vi informiamo che, a decorrere dal ______, la sede legale della nostra società
con sede legale attuale in ___________________, C.F./P.IVA ___________________
sarà trasferita al seguente indirizzo:
CAP __________ – Città ___________________ (____).
Rimangono invariati tutti gli altri dati identificativi della società, compresi C.F./P.IVA, recapiti telefonici e indirizzi di posta elettronica, salvo diversa nostra futura comunicazione.
Vi preghiamo, pertanto, di aggiornare le Vostre anagrafiche amministrative e contabili e di voler indirizzare alla nuova sede legale ogni futura comunicazione, nonché la documentazione fiscale e contrattuale (ordini, conferme d’ordine, fatture, ecc.).
Ringraziando per la consueta collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
Città ___________________, ______
Per ___________________
Il/La Legale Rappresentante
___________________ (firma)
Modello 2 – Comunicazione trasferimento sede legale alla banca
Oggetto: Comunicazione variazione sede legale – rapporto n. ___________________
Spett.le
___________________ (Banca) – Filiale di ___________________
Indirizzo ___________________
La società
C.F./P.IVA ___________________
titolare presso la Vostra Filiale dei seguenti rapporti:
– conto corrente n. ___________________ – IBAN ___________________
– altri rapporti (mutuo/affidamento/conti accessori): ___________________
comunica che, con decorrenza ______, la propria sede legale è trasferita da
___________________ (indirizzo precedente)
a
___________________ (nuovo indirizzo)
CAP __________ – Città ___________________ (____).
Vi invitiamo ad aggiornare di conseguenza i Vostri archivi e la documentazione contrattuale, mantenendo invariati i rapporti in essere, e a indirizzare ogni futura corrispondenza alla nuova sede.
Alleghiamo alla presente copia aggiornata della visura camerale a comprova dell’avvenuta iscrizione del trasferimento sede presso il Registro delle Imprese.
Restiamo a disposizione per ogni ulteriore necessità e porgiamo distinti saluti.
Città ___________________, ______
Per ___________________
Il/La Legale Rappresentante
___________________ (firma)
Modello 3 – Comunicazione trasferimento sede legale a Pubblica Amministrazione/Ente concedente
Oggetto: Comunicazione trasferimento sede legale – pratica/posizione n. ___________________
Alla cortese attenzione di
___________________ (Ente/Amministrazione)
Ufficio ___________________
Indirizzo ___________________
La sottoscritta società
C.F./P.IVA ___________________
in relazione alla pratica/posizione n. ___________________ (es. concessione/autorizzazione/convenzione/appalto)
COMUNICA
che, a decorrere dal ______, la propria sede legale è stata trasferita da
a
CAP __________ – Città ___________________ (____).
Tutti gli altri dati identificativi della società restano invariati.
Si chiede che la presente variazione venga recepita negli atti e nelle anagrafiche a Voi relative, affinché ogni futura comunicazione, notifica o atto formale venga indirizzato al nuovo recapito.
A supporto della presente, si allega visura camerale aggiornata rilasciata dal Registro delle Imprese in data ______.
Ringraziando per l’attenzione, si porgono distinti saluti.
Città ___________________, ______
Per ___________________
Il/La Legale Rappresentante
___________________ (firma)
Modello 4 – Comunicazione interna ai dipendenti su trasferimento sede legale e operativa
Oggetto: Trasferimento sede legale e nuova sede operativa
Alle/ai dipendenti di ___________________
Si informa che, con decorrenza ______, la sede legale della società
C.F./P.IVA ___________________
è trasferita dal seguente indirizzo:
al nuovo indirizzo:
CAP __________ – Città ___________________ (____).
Contestualmente, a far data dal ______, anche la sede operativa e i relativi uffici saranno spostati presso il nuovo indirizzo sopra indicato. L’orario di lavoro, i referenti e le mansioni restano invariati salvo diverse comunicazioni da parte dei rispettivi responsabili. Eventuali ulteriori indicazioni operative (accessi, parcheggi, modalità di ingresso, recapiti telefonici interni aggiornati) saranno fornite nei prossimi giorni attraverso apposita circolare.
Si invitano tutti i dipendenti a prendere nota del cambiamento e a utilizzare i nuovi riferimenti per ogni comunicazione esterna o per la predisposizione di documenti che riportino la sede aziendale.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
Città ___________________, ______
Per ___________________
Il/La Legale Rappresentante / Direzione Risorse Umane
___________________ (firma)
Modello Comunicazione Trasferimento Sede Legale
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile comunicazione trasferimento sede legale.
