Il trasferimento della sede legale di una azienda avviene per mezzo di una apposita delibera di assemblea straordinaria dei soci, alla presenza di un notaio verbalizzante.
La delibera, contenente la modifica della sede legale, va poi iscritta al registro delle imprese presso la camera di commercio e notificata anche a tutti i fornitori e clienti dell’azienda.
Spetta all’azienda portare a conoscenza della variazione di sede sociale le altre aziende e clienti con le quali ha rapporti e seppur è vero che alla pubblicità presso la camera di commercio si attribuisce valore legale, è comunque bene notificare la modifica individualmente a quelle aziende con le quali si hanno già rapporti in essere.
La normativa non prevede specifiche forme nelle quali detta comunicazione debba essere effettuata: è sufficiente un semplice lettera di comunicazione trasferimento della sede legale inviata per posta ordinaria, o per email o ancora via fax.
La cosa importante è che nella comunicazione vengano trasmessi tutti i nuovi riferimenti aziendali, ovvero il nuovo indirizzo presso la quale l’azienda è stata spostata, il nuovo numero di fax e il nuovo numero di telefono, così come tutti gli altri dati che sono stati variati.
L’intestazione della lettera si comporrà dunque dei dati aziendali, a partire dalla ragione sociale, indirizzo, codice fiscale e/o partita IVA. Questi potranno essere allineati a sinistra oppure centrati. In alternativa si potrà usare la carta intestata aziendale sulla quale stampare il contenuto.
A seguire i dati del destinatario, che in modo similare a quelli del mittente conterranno la ragione sociale, l’indirizzo, la partita IVA o il codice fiscale. Risulta essere anche possibile inviare una comunicazione generica, con dicitura A tutti i clienti e fornitori. Ovviamente la soluzione personalizzata, particolarmente nelle piccole aziende dove non ci sono centinaia di clienti e fornitori. Generalmente i dati del destinatario vengono allineati a destra.
Segue a questo punto la data e l’oggetto della lettera, che sarà chiaro, diretto e conciso, del tipo comunicazione trasferimento sede legale.
Quanto al corpo della lettera, questo inizierà con una classica formula di apertura, del tipo Gentile Cliente oppure Stimato Fornitore e seguirà comunicando in modo semplice e chiaro che l’azienda ha variato alcuni propri dati. Non è necessario indicare le motivazioni. Il testo potrà dunque essere
Gentile cliente, con la presente le comunichiamo il trasferimento dei nostri uffici presso
– indirizzo …………. ………….
– numero di telefono ………….
– numero di fax ………….
Cordiali saluti.
Si conclude dunque firmando la comunicazione e apponendo il timbro aziendale.