Modello Comunicazione Ferie ai Dipendenti

In questa guida spieghiamo come comunicare le ferie ai dipendenti e mettiamo a disposizione un modello comunicazione ferie ai dipendenti.

Comunicazione Ferie ai Dipendenti

In diritto del lavoro italiano la comunicazione delle ferie ai dipendenti non è un aspetto puramente organizzativo, ma un vero obbligo giuridico che incide sulla validità della gestione delle ferie e, in alcuni casi, sulla responsabilità del datore di lavoro. Il punto di partenza è l’articolo 2109 del codice civile, che riconosce al datore il potere di stabilire il momento di godimento delle ferie, imponendo però che ciò avvenga tenendo conto sia delle esigenze dell’impresa sia degli interessi del lavoratore e che il periodo di ferie sia preventivamente comunicato al dipendente. La norma precisa inoltre che il periodo di preavviso di licenziamento non può essere conteggiato come ferie, proprio perché le due fattispecie hanno natura e funzione diversa.

Accanto al codice civile interviene il decreto legislativo 66/2003, che all’articolo 10 riconosce a ogni lavoratore subordinato un periodo minimo di ferie annuali retribuite non inferiore a quattro settimane e vieta la loro sostituzione con un’indennità economica salvo in caso di cessazione del rapporto. La normativa specifica che almeno due settimane devono essere godute, di regola, nell’anno di maturazione e, su richiesta del lavoratore, anche in modo continuativo, mentre le restanti due settimane possono essere fruite nei diciotto mesi successivi, salvo diversa previsione del contratto collettivo. La gestione della comunicazione delle ferie, quindi, deve sempre muoversi entro questi vincoli temporali, altrimenti si espone al rischio di sanzioni amministrative per mancata fruizione delle ferie minime.

Sul “come” e “quando” comunicare le ferie ai dipendenti, il quadro viene completato dalla giurisprudenza. La Corte di Cassazione e la dottrina ricordano che il datore di lavoro non può limitarsi a predisporre un piano ferie teorico, ma ha l’onere di comunicare direttamente e con adeguato preavviso il periodo fissato, in modo che il lavoratore sia effettivamente messo in condizione di fruire delle ferie e di organizzare la propria vita privata. La comunicazione tardiva, generica o solo affissa in modo indistinto può risultare insufficiente, perché non garantisce quel minimo di programmabilità che è alla base della funzione di ristoro psicofisico delle ferie.

Proprio il tema del preavviso è centrale nella redazione di una corretta comunicazione. La legge non stabilisce un numero fisso di giorni, ma la giurisprudenza e la prassi ispettiva ragionano in termini di “congruo preavviso”, da valutare caso per caso in relazione alla durata delle ferie e all’organizzazione aziendale. Imporre ferie quasi dall’oggi al domani, salvo situazioni davvero eccezionali previste dai contratti collettivi o da ragioni organizzative straordinarie, può essere considerato contrario ai principi di buona fede e correttezza e, nei casi più gravi, configurare un utilizzo distorto dello strumento ferie, per esempio con finalità punitive o ritorsive.

Dal punto di vista pratico e probatorio la comunicazione dovrebbe sempre avvenire in forma che lasci traccia, sia nei casi di ferie collettive sia per le ferie individuali. In molte realtà si usano circolari interne, email nominative, portali HR con accesso personale o lettere consegnate a mano con firma per ricevuta. Ciò che conta, in chiave legale, è che il datore sia poi in grado di dimostrare, in caso di contestazione o ispezione, di aver informato il lavoratore del periodo di ferie con anticipo sufficiente e di aver complessivamente favorito la fruizione del monte ferie maturato. Proprio su questo profilo la Cassazione ha ribadito di recente che grava sul datore l’onere di provare di aver messo il dipendente in condizione di godere di tutte le ferie residue prima della cessazione del rapporto, per evitare l’obbligo di corrispondere indennità sostitutive aggiuntive.

La contrattazione collettiva gioca un ruolo fondamentale nel dettagliare le modalità di comunicazione. Molti CCNL prevedono criteri di priorità per la concessione delle ferie (ad esempio in base a carichi familiari, anzianità, rotazione tra lavoratori), fissano periodi preferenziali come il mese di agosto o chiusure aziendali obbligatorie, disciplinano tempi minimi di comunicazione e modelli di richiesta e autorizzazione. Dal punto di vista legale il datore deve rispettare questi vincoli contrattuali, perché la violazione sistematica delle regole di reparto o di gruppo sulla programmazione delle ferie può sfociare in contenziosi, anche collettivi, e in contestazioni di comportamento antisindacale se incide in modo discriminatorio su determinate categorie di lavoratori.

Un capitolo particolare riguarda le ferie collettive o la chiusura aziendale programmata. In questi casi l’azienda ha margini più ampi per concentrare le ferie in determinati periodi dell’anno, ma deve comunque rispettare i limiti di legge e i CCNL e comunicare la chiusura con congruo anticipo, preferibilmente all’inizio dell’anno o, in ogni caso, prima della maturazione delle esigenze organizzative dei lavoratori. La comunicazione può assumere la forma di una circolare generale con indicazione precisa delle date di chiusura, eventualmente integrata da conferme individuali. L’utilizzo delle ferie come mero strumento per ridurre costi o coprire pause produttive improvvise, senza reale possibilità per il lavoratore di programmare il proprio riposo, viene guardato con sospetto sia dalla giurisprudenza sia dalla dottrina.

Sul fronte dei diritti del dipendente va ricordato che la comunicazione delle ferie non legittima richieste eccessive sul piano della privacy. La giurisprudenza ha chiarito che non esiste, di regola, un obbligo generalizzato per il lavoratore di comunicare al datore di lavoro il luogo di soggiorno durante le ferie; eventuali richieste in tal senso devono essere motivate da ragioni specifiche e proporzionate, ad esempio connesse alla sicurezza o a particolari mansioni sensibili, altrimenti rischiano di risultare illegittime. Anche per questo, nella comunicazione ferie, è bene limitarsi ai profili strettamente necessari, evitando indicazioni che possano pregiudicare la sfera privata del lavoratore.

Un’ulteriore attenzione va posta al rapporto tra comunicazione delle ferie e altri istituti, come il preavviso di recesso o la malattia. Il codice civile vieta espressamente di sovrapporre il periodo di ferie al preavviso, che deve restare un lasso di tempo in cui il rapporto prosegue a tutti gli effetti. Anche in questo caso, una comunicazione che “camuffi” il preavviso da ferie o viceversa è potenzialmente illegittima e può portare a contenziosi sulla corretta liquidazione delle competenze di fine rapporto. Analogamente, la giurisprudenza ha elaborato criteri precisi sulla sospensione o interruzione delle ferie in caso di malattia insorta durante il periodo feriale, che richiedono una gestione attenta delle comunicazioni reciproche tra datore e dipendente, nel rispetto delle regole sulla certificazione e sui controlli.

In una prospettiva operativa, una comunicazione ferie ben costruita parte di solito da una fase di raccolta delle richieste dei lavoratori, spesso a inizio anno, prosegue con una programmazione che tenga conto del fabbisogno organizzativo e si concretizza in avvisi scritti chiari, con date precise e richiamo, se utile, alle regole di riferimento del CCNL o del regolamento aziendale. È buona prassi indicare esplicitamente che le ferie comunicate rientrano nel monte ferie maturato o maturando, specificare se riguardano il godimento delle due settimane minime nell’anno di maturazione o del residuo nei diciotto mesi successivi, e ricordare l’eventuale possibilità di modifiche concordate solo per esigenze sopravvenute, sempre in un quadro di leale collaborazione.

Esempi Comunicazione Ferie ai Dipendenti

Modello 1 – Comunicazione ferie collettive / chiusura aziendale

Oggetto: Comunicazione chiusura aziendale e ferie collettive

Gentili Collaboratori,

con la presente vi informiamo che, per esigenze organizzative e produttive, l’azienda ha programmato un periodo di chiusura con fruizione di ferie collettive.

La chiusura avrà effetto dal giorno [data inizio] al giorno [data fine] compresi. In tale periodo la sede resterà chiusa e non sarà pertanto possibile svolgere attività lavorativa ordinaria.

Le giornate in oggetto verranno imputate a ferie maturate e maturande. Eventuali situazioni particolari (assenza di ferie sufficienti, specifiche esigenze personali o familiari) dovranno essere tempestivamente comunicate all’Ufficio Risorse Umane entro il [data limite] per le necessarie valutazioni e per concordare eventuali soluzioni alternative nel rispetto della normativa vigente e del CCNL applicato.

Restiamo a disposizione per ogni chiarimento e vi ringraziamo per la consueta collaborazione.

Cordiali saluti,

[Luogo], [data]
[Denominazione azienda]
[Nome e cognome referente HR]
[Ruolo]

Modello 2 – Conferma ferie individuali richieste dal dipendente

Oggetto: Conferma periodo di ferie – [Nome Dipendente]

Gentile [Nome Cognome],

facciamo seguito alla tua richiesta di ferie presentata in data [data richiesta] e ti confermiamo la concessione del seguente periodo di riposo:

dal giorno [data inizio] al giorno [data fine] compresi.

Nel periodo indicato sarai esonerato dalla prestazione lavorativa per fruizione di ferie maturate, con mantenimento del normale trattamento retributivo secondo quanto previsto dal CCNL e dalla normativa vigente.

Ti ricordiamo di assicurare, prima dell’inizio delle ferie, il passaggio di consegne e le attività necessarie a garantire la continuità operativa del reparto, concordando con il tuo responsabile eventuali priorità o urgenze.

Resta inteso che eventuali modifiche del periodo di ferie, per sopravvenute esigenze aziendali o personali, dovranno essere concordate per tempo con il responsabile e con l’Ufficio Risorse Umane.

Ti auguriamo un sereno periodo di riposo.

Cordiali saluti,

[Luogo], [data]
[Denominazione azienda]
[Nome e cognome referente HR / Responsabile diretto]

Modello 3 – Programmazione ferie estive con richiesta preferenze

Oggetto: Programmazione ferie estive – raccolta preferenze

Gentili Collaboratori,

in vista della programmazione delle ferie per il periodo estivo, al fine di conciliare le esigenze organizzative aziendali con gli interessi di ciascun lavoratore, vi invitiamo a comunicare le vostre preferenze.

Vi chiediamo pertanto di indicare, entro e non oltre il [data limite], i periodi desiderati di fruizione delle ferie relative all’anno [anno], specificando eventualmente più opzioni alternative. Le richieste potranno essere inviate tramite [email aziendale / portale HR / modulo cartaceo] e saranno esaminate nel rispetto delle previsioni del CCNL applicato, dei criteri interni di rotazione e delle necessità operative dei reparti.

Successivamente riceverete comunicazione scritta di conferma del periodo di ferie assegnato, con congruo preavviso, in modo da consentirvi di organizzare al meglio il vostro tempo di riposo.

Ringraziandovi per la collaborazione e la disponibilità, restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti,

[Luogo], [data]
[Denominazione azienda]
[Nome e cognome referente HR]

Modello 4 – Assegnazione ferie d’ufficio per smaltimento residuo

Oggetto: Assegnazione periodo di ferie residue – [Nome Dipendente]

Gentile [Nome Cognome],

dall’analisi della situazione ferie risulta un residuo pari a [numero] giorni di ferie maturate e non ancora fruite, relative all’anno [anno o anni di riferimento].

Al fine di garantire il rispetto della normativa vigente in materia di godimento delle ferie e in coerenza con le esigenze organizzative aziendali, ti comunichiamo che è stato programmato il seguente periodo di fruizione:

dal giorno [data inizio] al giorno [data fine] compresi.

Le giornate indicate saranno imputate a ferie a tutti gli effetti. Ti invitiamo a prendere atto della presente comunicazione e a segnalare all’Ufficio Risorse Umane, entro il [data limite], eventuali motivate esigenze personali che impediscano, in tutto o in parte, la fruizione nel periodo indicato, così da poter valutare eventuali soluzioni alternative nel rispetto delle necessità del servizio.

Ti ricordiamo che la corretta fruizione delle ferie è un diritto del lavoratore e, al tempo stesso, un obbligo di legge per il datore di lavoro, finalizzato alla tutela della tua salute e al recupero delle energie psicofisiche.

Cordiali saluti,

[Luogo], [data]
[Denominazione azienda]
[Nome e cognome referente HR]
[Ruolo]