In passato abbiamo proposto un modello autocertificazione generico, che può essere utilizzato in varie situazioni modificando i dati. In questa guida proponiamo un fac simile più specifico, un modello di autocertificazione per il rappresentante legale.
Autocertificazione del Rappresentante Legale
L’autocertificazione del rappresentante legale è una dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del DPR 445/2000 con cui la persona che ha la legale rappresentanza di un ente attesta, sotto la propria responsabilità, la qualifica ricoperta e i dati essenziali dell’ente e dell’atto di nomina. Serve tipicamente nei procedimenti con la Pubblica Amministrazione e con i gestori di pubblici servizi quando occorre dimostrare “chi firma per la società” senza allegare ogni volta visure, delibere e copie di atti: bandi e contributi, pratiche SUAP, edilizia e ambiente, iscrizioni o variazioni in albi, convenzioni e contratti, istanze a Camere di Commercio o Agenzia delle Entrate, partecipazione a gare e PNRR. La PA è tenuta ad accettarla e a verificarne d’ufficio i contenuti consultando il Registro delle Imprese o gli archivi pertinenti; un soggetto privato può scegliere di accettarla o pretendere documenti originali, perché al di fuori dei rapporti “PA–cittadino” l’obbligo di accettazione non c’è.
La base giuridica è negli articoli 46 e 47 del DPR 445/2000: con la “dichiarazione sostitutiva di certificazione” si autocertificano stati, qualità personali e fatti che figurano in registri pubblici (per esempio codice fiscale e sede dell’ente, iscrizione al Registro Imprese, carica di legale rappresentante); con la “dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà” si attestano altri fatti di cui si è a conoscenza (per esempio i poteri di firma e di rappresentanza come risultano dallo statuto o dalla procura, l’assenza di cause ostative, l’efficacia dell’organo amministrativo). La forma è semplice: si scrive chi dichiara, quale carica ricopre, per conto di quale ente e con quali estremi di nomina e iscrizione, si indica lo scopo per cui la dichiarazione è resa, si inserisce la formula di responsabilità prevista dalla legge e si firma. Se la sottoscrizione non avviene in presenza del funzionario ricevente e non si usa una firma digitale qualificata o SPID/CIE, occorre allegare la copia del documento di identità del dichiarante. L’invio via PEC con documento firmato digitalmente vale come sottoscrizione valida e non richiede l’allegato del documento di identità.
Per essere utile e difendibile la dichiarazione deve ancorare quanto affermato a dati oggettivi. È opportuno indicare la denominazione completa dell’ente, il codice fiscale e l’eventuale partita IVA, la sede legale, la Camera di Commercio di iscrizione con numero REA, la forma giuridica, il ruolo del dichiarante (amministratore unico, presidente del CdA, legale rappresentante pro tempore, procuratore speciale) e gli estremi dell’atto di nomina o della procura con la data di registrazione al Registro delle Imprese. Quando il potere di rappresentanza è congiunto, conviene specificarlo e, se la pratica lo richiede, far sottoscrivere l’autocertificazione a tutti i soggetti necessari o dichiarare che si firma con i poteri conferiti da procura, allegandone il riferimento. La dichiarazione va sempre datata, deve indicare l’ufficio o il procedimento cui è destinata e può contenere un impegno a comunicare eventuali variazioni intervenute tra la data della sottoscrizione e la conclusione del procedimento. In caso di istanze destinate all’estero l’autocertificazione non sostituisce i certificati: fuori dall’ordinamento italiano non vige l’obbligo di accettarla, sicché l’ente estero potrà chiedere certificati o visure con apostille o legalizzazione e, se serve, una traduzione giurata.
Esistono limiti e cautele. L’autocertificazione non sostituisce i controlli “antimafia” o gli specifici modelli previsti dalla normativa di settore, né può sanare la mancanza di un potere che non esiste: dichiarare una qualità o un potere che il Registro delle Imprese non evidenzia espone a decadenza dai benefici eventualmente ottenuti (art. 75) e a responsabilità penale per dichiarazioni mendaci (art. 76). Alla stessa sanzione espone la dichiarazione resa da chi non è effettivamente il legale rappresentante o che ometta fatti rilevanti richiesti dall’istanza. Se l’ente è in amministrazione straordinaria, liquidazione, concordato o altre procedure, la rappresentanza può essere in capo a soggetti diversi dagli amministratori ordinari ed è doveroso precisarlo. Per cooperative, consorzi, enti del Terzo Settore e associazioni, occorre rifarsi allo statuto depositato e all’ultima iscrizione valida per individuare il soggetto legittimato a rappresentare e firmare: presidente, legale rappresentante pro tempore, direttore con procura, amministratore giudiziario.
Sul piano privacy i dati contenuti nell’autocertificazione sono trattati dall’amministrazione per la gestione del procedimento; il dichiarante non deve inserire informazioni eccedenti rispetto allo scopo, specialmente se riguardano dati di terzi. Dal punto di vista pratico è utile conservare la ricevuta di invio e una copia della dichiarazione utilizzata, perché l’ufficio può chiedere chiarimenti o integrazioni, e aggiornare il testo quando cambiano cariche o indirizzi, evitando riuso acritico di modelli non più attuali.
Esempio Autocertificazione Rappresentante Legale
Dichiarazione sostitutiva di certificazione e dell’atto di notorietà (artt. 46 e 47, DPR 445/2000)
Il/La sottoscritt__ __________________, nat a __________________ il _______________, C.F. __________, residente in ________________, in qualità di legale rappresentante di __________________________ (denominazione completa), C.F./P.IVA ________________, con sede legale in __________________ (), iscritta al Registro delle Imprese di __________________ al n. REA ____,
dichiara sotto la propria responsabilità:
– di rivestire la carica di __________________________ in virtù di atto/delibera del _______________, iscritto al Registro delle Imprese in data _______________;
– che i poteri di rappresentanza sono __________________________ (es.: disgiunti/congiunti; con facoltà di compiere atti di ordinaria/straordinaria amministrazione nei limiti di € ________; in forza di procura per atto Notaio ______ n. rep. ______ del _______________, iscritta il _______________);
– che i dati dell’ente sopra indicati sono conformi a quanto risulta dal Registro delle Imprese alla data odierna;
– che la presente dichiarazione è resa ai fini di __________________________ e autorizza l’Amministrazione a effettuare le verifiche d’ufficio.
Ai sensi dell’art. 76 DPR 445/2000 il/la dichiarante è consapevole delle responsabilità penali in caso di dichiarazioni mendaci e dell’art. 75 in tema di decadenza dai benefici.
Luogo e data __________________________ Firma __________________________
(Allego copia del documento di identità n. __________ rilasciato da __________ il _______________, salvo sottoscrizione digitale o firma apposta in presenza del funzionario.)
Modello Autocertificazione Rappresentante Legale
Di seguito viene messo a disposizione un modello autocertificazione rappresentate legale Word da scaricare.
