In questa guida spieghiamo di che cosa si parla, nello specifico, quando si fa riferimento a una lettera di richiamo disciplinare e mettiamo a disposizione un fac simile da scaricare.
Lettera di Richiamo Disciplinare
La lettera di richiamo disciplinare è l’atto scritto con cui il datore contesta a un lavoratore un comportamento ritenuto contrario ai doveri contrattuali, avviando il procedimento previsto dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e dal contratto collettivo applicato. Ha funzione di contestazione formale e di ammonimento, serve a ripristinare la correttezza dei comportamenti e a documentare eventuali recidive. In molti CCNL è la sanzione più lieve tra quelle scritte, distinta dal richiamo verbale e collocata prima di misure più gravi come la multa, la sospensione e, nei casi estremi, il licenziamento disciplinare.
Per essere legittima la contestazione deve essere tempestiva rispetto al fatto, descrivere con precisione condotta, luogo, data e orario, indicare le regole violate e consentire al lavoratore di comprendere esattamente l’addebito. La legge tutela il diritto di difesa imponendo di concedere al dipendente un termine minimo, di regola cinque giorni, per presentare giustificazioni scritte o chiedere di essere ascoltato, anche con l’assistenza di un rappresentante sindacale. Solo dopo la scadenza del termine, o dopo l’audizione se richiesta, il datore può irrogare la sanzione prescelta, tenendo conto delle deduzioni ricevute.
Ogni sanzione deve essere proporzionata alla gravità del fatto, alla posizione del lavoratore, ai precedenti disciplinari e alle circostanze concrete. La funzione del richiamo è prevalentemente correttiva ed educativa: quando l’infrazione è episodica e di scarsa gravità, la misura scritta è spesso sufficiente; se le condotte si ripetono, la recidiva documentata può giustificare l’adozione di sanzioni più incisive. La gradualità non è meccanica ma va argomentata; per questo è importante che la lettera espliciti il riferimento ad eventuali precedenti già contestati e conservati nel fascicolo personale.
L’irrogazione di sanzioni presuppone che le regole interne e le tipologie di infrazioni siano conoscibili dai dipendenti. La prassi richiede la pubblicazione del codice disciplinare nei luoghi accessibili o sulla intranet aziendale, con evidenza delle norme di comportamento e delle sanzioni correlate secondo il CCNL. In mancanza di adeguata pubblicità, le sanzioni diverse dal rimprovero verbale rischiano di essere nulle, salvo si tratti di violazioni di obblighi elementari e universalmente noti (come il divieto di furto o di insubordinazione).
La lettera deve identificare mittente e destinatario, indicare con chiarezza i fatti contestati, richiamare le norme interne o collettive violate, invitare il lavoratore a presentare giustificazioni nel termine previsto e avvertire che, decorso il termine o all’esito dell’audizione, potranno essere adottati provvedimenti. È consigliabile usare una forma che garantisca prova dell’avvenuta ricezione, come la consegna a mano con firma per ricevuta, la PEC o la raccomandata. La comunicazione deve mantenere un linguaggio oggettivo e privo di espressioni lesive della dignità personale, attenendosi ai soli profili rilevanti sul piano lavoristico.
Prima della contestazione è opportuno che l’azienda svolga una verifica interna proporzionata, raccolga riscontri, acquisisca eventuali report di accesso, turni, badge o testimoni, limitando il trattamento dei dati a quanto necessario per la finalità disciplinare. Le informazioni vanno conservate con misure di sicurezza adeguate e condivise solo con soggetti autorizzati che intervengono nel procedimento. Se si utilizzano strumenti di controllo, come log informatici o video, occorre rispettare le regole su controlli a distanza e informativa ai lavoratori, altrimenti le evidenze potrebbero essere inutilizzabili.
Il dipendente che riceva una lettera di richiamo ha cinque giorni di tempo per agire in propria difesa, esponendo le proprie ragioni in maniera scritta, tramite una lettera di risposta richiamo disciplinare, o direttamente tramite un colloquio col datore di lavoro.. L’azienda deve valutare in buona fede le giustificazioni e darne conto nella decisione finale, che, se conferma il richiamo, dovrebbe ribadire i fatti, indicare la sanzione applicata e fissare aspettative chiare per il futuro, spiegando che la reiterazione potrà comportare provvedimenti più gravi. Se le giustificazioni risultano fondate, l’azienda può archiviare o rimodulare la misura, comunicandolo al dipendente.
Il richiamo può essere impugnato dal lavoratore secondo le procedure del CCNL o davanti al giudice del lavoro, soprattutto quando si ritenga violato il diritto di difesa, manchi la specificità dei fatti o difetti la proporzionalità. La cura formale e la tracciabilità degli atti riducono il rischio di contenzioso e di annullamento. È buona prassi indicare in calce le modalità per presentare difese e l’ufficio aziendale di riferimento, così da agevolare un confronto ordinato prima di eventuali azioni esterne.
Il richiamo verbale è un rimprovero informale che non apre un vero procedimento e non richiede la contestazione scritta; il richiamo scritto, invece, è un atto formale che entra nel fascicolo personale e può essere considerato ai fini della recidiva. Le sanzioni pecuniarie, le sospensioni e il licenziamento disciplinare richiedono un livello di istruttoria e di motivazione più elevato e sono ammissibili solo nel rispetto rigoroso del procedimento e dei presupposti sostanziali fissati dal CCNL e dalla legge.
Esempi Lettera di Richiamo Disciplinare
Modello 1 – Contestazione e richiamo per ritardi reiterati
Oggetto: Contestazione di addebito e lettera di richiamo per ritardi reiterati – art. 7 L. 300/1970
Con la presente Le contestiamo, ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 e del CCNL __________, i seguenti fatti specifici: in data __________ ha fatto registrare l’ingresso alle ore __________ rispetto all’orario contrattuale delle ore __________; in data __________ alle ore __________; in data __________ alle ore __________. Tali ritardi, già oggetto di precedenti richiami/colloqui in data __________, hanno inciso sulla corretta organizzazione del reparto __________ e sull’avvio delle attività assegnate.
La invitiamo a presentare eventuali giustificazioni entro giorni 5 dal ricevimento della presente, per iscritto all’indirizzo/PEC __________, ovvero chiedendo audizione personale. In difetto, o qualora le giustificazioni non risultassero idonee, il presente atto vale quale richiamo scritto, con avvertenza che la reiterazione potrà comportare sanzioni più gravi previste dal CCNL.
Firma datore/azienda: __________
Allegati: estratti timbrature/turni __________
Modello 2 – Contestazione e richiamo per assenza ingiustificata
Oggetto: Contestazione di addebito e richiamo per assenza ingiustificata – art. 7 L. 300/1970
Si contesta l’assenza dal servizio nel giorno __________ dalle ore __________ alle ore __________ presso la sede __________, non preceduta da richiesta di ferie/permesso né seguita da regolare giustificazione secondo la procedura aziendale. L’assenza ha determinato disservizi nelle attività __________, con necessità di sostituzione urgente.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, La invitiamo a fornire per iscritto le Sue giustificazioni entro giorni 5 dalla ricezione, all’indirizzo/PEC __________, potendo richiedere audizione con assistenza sindacale. In mancanza di elementi idonei, Le viene irrogato richiamo scritto, con avvertenza che ulteriori assenze non autorizzate potranno integrare infrazioni disciplinari più gravi.
Firma datore/azienda: __________
Allegati: pianificazione turni/comunicazioni interne __________
Modello 3 – Contestazione e richiamo per inosservanza delle regole di sicurezza
Oggetto: Contestazione di addebito e richiamo per violazione procedure HSE/D.Lgs. 81/2008
In data __________ alle ore __________ presso **********, Le è stato contestato l’accesso/operatività nell’area __________ senza l’uso dei DPI obbligatori (**********), in violazione del DVR, del Regolamento aziendale HSE (cap. __________) e delle istruzioni operative consegnateLe in data __________. La condotta ha esposto Lei e terzi a rischio, determinando l’immediata interruzione dell’attività.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 La invitiamo a presentare giustificazioni entro giorni 5 dal ricevimento, all’indirizzo/PEC __________, con facoltà di audizione. Salvo diverse risultanze, il presente atto costituisce richiamo scritto. Le ricordiamo l’obbligo di attenersi alle procedure di sicurezza e l’avvertenza che ulteriori violazioni potranno comportare sanzioni più gravi previste dal CCNL.
Firma datore/azienda: __________
Allegati: verbale di sopralluogo/fotografie/registro DPI __________
Modello 4 – Contestazione e richiamo per uso improprio di strumenti aziendali
Oggetto: Contestazione di addebito e richiamo per uso non conforme di posta aziendale/Internet
Le contestiamo che in data __________, fascia oraria __________, dai log del sistema informativo risulta l’utilizzo della casella email/connessione Internet aziendale per fini estranei all’attività lavorativa (__________), in contrasto con la Policy IT aziendale versione __________ e con il Codice disciplinare affisso/intranet dal __________. L’uso non conforme ha determinato rallentamenti/criticità operative in __________.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, La invitiamo a trasmettere eventuali giustificazioni entro giorni 5 dal ricevimento, all’indirizzo/PEC __________, potendo chiedere audizione. In assenza di elementi idonei, il presente vale come richiamo scritto, con avvertenza che la reiterazione potrà comportare sanzioni più gravi secondo CCNL e Policy IT.
Firma datore/azienda: __________
Allegati: estratti log/Policy IT/attestazioni IT __________
Modello Lettera di Richiamo Disciplinare
Di seguito è possibile trovare un fac simile lettera di richiamo disciplinare Word.
