Fac Simile Lettera di Incarico Word e PDF

In questa guida mettiamo a disposizione un modello di lettera d’incarico e spieghiamo a cosa serve questo strumento.

Come si Scrive la Lettera di Incarico

La lettera di incarico è il contratto che disciplina un rapporto professionale: mette nero su bianco chi fa che cosa, per chi, entro quando, a quali condizioni e con quale responsabilità. Vale per consulenti, avvocati, commercialisti, architetti, ingegneri, revisori, periti, formatori, sviluppatori, designer e, in generale, per chi presta servizi intellettuali. Anche quando la legge non impone una forma scritta, scrivere l’incarico conviene sempre: previene lo scope creep, rende esigibili compensi e rimborsi, documenta i consensi privacy, governa proprietà intellettuale e riservatezza, fissa regole di recesso e di gestione delle controversie, tutela entrambe le parti in caso di verifiche o reclami.

Molte professioni ordinistiche prevedono obblighi specifici. Per gli avvocati il preventivo/accordo sul compenso va reso per iscritto in modo chiaro e trasparente (art. 13 L. 247/2012; Codice deontologico, informazione al cliente su prevedibile misura del costo e sui rischi). Per commercialisti, consulenti del lavoro, revisori e professioni tecniche esistono obblighi informativi su compensi, coperture assicurative e limiti dell’incarico, spesso richiamati dai codici deontologici. Nelle commesse pubbliche o paripubbliche, l’atto di incarico è sempre in forma scritta e, per le professioni tecniche, i compensi possono richiamare parametri di legge per determinare la base d’asta. Se il cliente è consumatore e il contratto è concluso a distanza o fuori dai locali, si applica il Codice del Consumo: informativa precontrattuale, eventuale diritto di recesso entro 14 giorni (che può essere escluso se il servizio è integralmente eseguito con consenso espresso e accettazione della perdita del diritto).

Vediamo quali sono gli elementi da inserire.

Oggetto e scopo: descrivi il perimetro dell’attività, i deliverable attesi e i criteri di accettazione. Evita formule vaghe (“assistenza generale”): meglio specificare attività incluse, attività escluse e come si gestiscono le variazioni d’ambito (change request, nuovo preventivo, approvazione scritta).
Durata, fasi e calendario: indica data di inizio, milestone, tempi massimi e condizioni che li influenzano (dipendenze dal cliente, accessi, dati, autorizzazioni).
Obblighi del cliente: collaborazione, accesso a informazioni e sistemi, nomina di un referente, tempistiche per feedback e approvazioni, responsabilità dei contenuti forniti.
Compenso e fatturazione: onorario a tempo (tariffe e stime), a forfait (cosa include), a fasi/obiettivi, a successo (solo dove ammesso e con parte fissa minima). Specifica spese rimborsabili e tetti, scadenze di pagamento, mora e interessi ex D.Lgs. 231/2002 nelle relazioni B2B, eventuali acconti e condizioni di sospensione in caso di insoluti.
Qualità e responsabilità: obbligazione di mezzi (tipica dei servizi professionali) o, se del caso, di risultato ben delimitato; limiti ragionevoli di responsabilità, mai in contrasto con norme imperative o dolo/colpa grave; indicazione della polizza RC professionale (numero, massimale, compagnia).
Riservatezza e segreti: impegno reciproco a non divulgare informazioni confidenziali, durata dell’obbligo, eccezioni di legge, gestione di conflitti di interesse e Chinese walls se lavori per più soggetti dello stesso settore.
Dati personali: chi è titolare del trattamento, se e quando il professionista agisce come responsabile (art. 28 GDPR) con allegato DPA; basi giuridiche, finalità, tempi di conservazione, misure di sicurezza, subfornitori, trasferimenti extra-UE, canali per l’esercizio dei diritti.
Proprietà intellettuale: chi diventa titolare di documenti, software, prototipi, report, materiali creativi; eventuale licenza d’uso al cliente o cessione dei diritti patrimoniali; diritti morali sempre in capo all’autore; uso del portfolio e dei crediti previo consenso.
Subfornitura e team: se utilizzi collaboratori o fornitori, dichiara quando è consentito, con quali responsabilità e standard di qualità; rimani comunque responsabile verso il cliente.
Antiriciclaggio: se soggetto agli obblighi AML (es. legali, commercialisti), indica attività di adeguata verifica del cliente, raccolta di documenti, limiti all’uso del contante e facoltà di recesso in caso di impossibilità di svolgere i controlli.
Recesso, revoca e risoluzione: recesso ad nutum del cliente con pagamento delle attività svolte e delle spese; recesso del professionista con motivo giustificato e preavviso per non pregiudicare il cliente; risoluzione per inadempimento dopo diffida; effetti economici e restituzione materiali.
Legge applicabile e controversie: foro competente o mediazione/ADR prima del giudizio; in rapporti con consumatori, rispetto del foro del consumatore.

Ci sono poi alcuni elementi specifici.

Avvocati: distingui procura alle liti (potere di rappresentanza processuale) dalla lettera di incarico (contenuto, compenso, limiti). Informa su rischi, costi, probabilità di esito, possibilità di accordi transattivi e spese vive. L’accordo su compensi deve essere trasparente; i patti di quota lite sono ammessi entro confini deontologici (no cessione di quote di causa, no sproporzioni).
Tecnici (architetti/ingegneri): allega capitolato prestazionale, quadro economico, iter autorizzativo, norme di sicurezza e coordinamento, responsabilità verso terzi, gestione varianti. Se lavori per PA, i compensi seguono spesso i parametri come base di calcolo.
Consulenza IT/creativa: definisci diritti d’uso, ambienti di licenza, terze parti, dipendenze da API e servizi cloud, SLA se fornisci manutenzione, cybersecurity minima, escrow o rilascio dei sorgenti se previsto.

La lettera può essere cartacea o digitale. La firma elettronica avanzata/qualificata o la PEC danno piena prova di integrità e paternità; in alternativa, scambio di PDF firmati autografamente con allegato documento. Evita bozze “a catena” via email: chiudi sempre con una versione unica datata e allegati richiamati nel testo (preventivo, DPA, SLA, Gantt, listino spese). Ogni modifica passa da addendum firmato.