Modello Foglio Presenze Excel

In questa guida mettiamo a disposizione un modello di foglio presenze Excel e spieghiamo come si utilizza questo tipo di documento.

Come Utilizzare il Foglio Presenze

Con foglio presenze si indica la registrazione quotidiana delle ore effettivamente lavorate e delle assenze, distinta per causali. È uno strumento amministrativo che alimenta paghe e contributi e fa prova operativa dell’orario svolto, distinto dal contratto individuale e dal CCNL che fissano orari teorici, straordinario, maggiorazioni e riposi. La base normativa è l’insieme delle regole sull’orario di lavoro (d.lgs. 66/2003 e CCNL applicato): limiti massimi e medi, riposo giornaliero di 11 ore consecutive, pausa nelle prestazioni che superano le 6 ore, riposo settimanale di almeno 24 ore oltre alle 11 giornaliere, tetti e modalità di autorizzazione dello straordinario, lavoro notturno e a turni. Il foglio presenze non crea diritto allo straordinario da solo: registra ciò che è stato fatto; il diritto alle maggiorazioni nasce se ore e causali sono coerenti con norme e autorizzazioni interne.

Sul piano operativo serve che il dato sia puntuale, verificabile e riconciliato con le regole di paga. Le timbrature in entrata/uscita o l’inserimento su timesheet devono riportare giorno, orario, eventuali pause e causale (lavoro ordinario, straordinario, notturno, festività, ferie, malattia, permessi, banca ore, formazione, trasferta, smart working). Gli arrotondamenti “di cortesia” vanno dichiarati e simmetrici, mai tali da snaturare il tempo reale o forzare il rispetto apparente dei limiti legali; eventuali correzioni dopo la chiusura del periodo devono lasciare traccia (chi modifica, perché, quando). In presenza di turni o cicli h24, il foglio presenze deve dialogare con il piano turni e con il registro delle variazioni: è qui che si vedono eventuali violazioni del riposo minimo o superamenti dei tetti medi settimanali; se emergono, l’azienda deve riequilibrare con riposi compensativi o con una diversa distribuzione dei carichi.

Il foglio presenze è anche un presidio giuridico: in caso di controversia su orari o straordinari, costituisce elemento probatorio insieme a badge, pianificazioni, email di convocazione, consegne e report. Proprio per questo conviene prevenire le tipiche criticità: incongruenze tra timbrature e causali retribuite, straordinari sistematici non autorizzati, pause non registrate, straordinario “a cavaliere” del giorno successivo che fa saltare il riposo di 11 ore, trasferte conteggiate come lavoro anche nei trasferimenti non lavorati, codici causali usati come “cestino” per accomodare scostamenti. Per lo smart working non esistono obblighi di “timbratura” identici al lavoro in sede, ma resta il dovere di misurare e programmare i tempi di lavoro rispettando disconnessione, pause e riposi: la soluzione più pulita è un foglio presenze digitale che consenta la dichiarazione dell’orario svolto e che aggreghi permessi, ferie e giornate da remoto con le stesse causali della sede.

Privacy e controlli meritano attenzione. I dati di presenza sono “personali” e in parte “giuslavoristici”: si trattano perché necessari all’esecuzione del rapporto e agli obblighi di legge (paghe, contributi, salute e sicurezza). Vige il principio di minimizzazione: nel foglio presenze non si annotano diagnosi o dettagli sanitari; per malattia è sufficiente la causale, il certificato viaggia su canali dedicati. Se il sistema utilizza badge, app o GPS, si entra nel perimetro dei controlli a distanza: serve informativa trasparente e, quando gli strumenti possono comportare controllo a distanza dell’attività, accordo sindacale o autorizzazione amministrativa ai sensi dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori; in ogni caso l’uso deve essere proporzionato alla finalità organizzativa e di sicurezza, non “pervasivo”. L’accesso ai dati va profilato per ruoli (HR, payroll, responsabili), con log di consultazione e tempi di conservazione definiti: in pratica si conserva almeno per i termini utili a buste paga, contributi e prescrizione dei crediti di lavoro (cinque anni come regola prudenziale), spesso fino a dieci anni se il foglio presenze fa parte della documentazione contabile archiviata. Digitalizzare è possibile e conveniente, ma “come” conta più del “se”. Un foglio presenze elettronico deve garantire integrità, immodificabilità sostanziale, tracciabilità delle correzioni e reperibilità nel tempo; se integrato nel gestionale paghe, riduce errori di imputazione e velocizza quadrature con ferie, permessi, banca ore e straordinari. È utile prevedere workflow di approvazione: il lavoratore inserisce o conferma, il responsabile valida, HR elabora; le difformità rispetto al contratto o ai limiti legali generano alert automatici. Nei sistemi con badge o app, il “motore” di calcolo deve essere trasparente: regole su arrotondamenti, franchigie, pausa automatica, soglie di straordinario e notturno devono essere documentate e disponibili al personale, così come la procedura per chiedere rettifiche. Il diritto di informazione e rettifica va reso effettivo: il lavoratore deve poter vedere le proprie presenze e segnalare errori, l’azienda deve rispondere in tempi certi e motivare gli esiti.

Il raccordo con il CCNL è ciò che trasforma il foglio presenze in paga corretta. Le maggiorazioni per notturno, festivo e straordinario, i limiti annui di straordinario, le regole su banca ore, i permessi retribuiti e non retribuiti, i trattamenti del tempo tuta o di vestizione dovuti da alcuni contratti, le pause retribuite o meno: tutto ciò si calcola correttamente solo se le causali sono ben definite e coerenti con il contratto applicato. Dove esistono accordi aziendali su flessibilità in entrata/uscita, turnistica, reperibilità, straordinario “a chiamata”, questi vanno riflessi nelle causali e nei controlli del sistema; in mancanza, lo straordinario non autorizzato non è “gratis” per definizione, ma genera terreno di contenzioso che è meglio evitare con regole chiare e canali di richiesta/approvazione semplici.

Quando il rapporto è part-time o su turni discontinui, il foglio presenze è l’unico modo per dimostrare che il part-time non è di fatto un full-time camuffato: una sistematica eccedenza rispetto al part-time contrattuale può far scattare rivendicazioni di trasformazione o differenze retributive. Per distacchi e somministrazione, il foglio presenze deve essere messo a disposizione del datore formale e dell’utilizzatore, nel rispetto della privacy, perché paghe e fatturazioni si allineino.