Il verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD è il documento con cui il Consiglio Direttivo disciplina in modo formale l’utilizzo dei volontari sportivi e l’eventuale riconoscimento dei rimborsi previsti dalla normativa vigente. Questa pagina mette a disposizione un modello in formato Word e PDF da scaricare, compilare e adattare alle esigenze della propria associazione, così da predisporre un atto chiaro, tracciabile e coerente con le regole fiscali, previdenziali e organizzative applicabili alle ASD e SSD.
Fac simile verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD Word
In questa sezione è disponibile il fac simile del verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD in formato Word, pronto da scaricare e compilare con i dati della tua associazione. Il modello è utile per inserire correttamente le informazioni richieste, definire le attività dei volontari, stabilire i criteri di rimborso e conservare un verbale ordinato e conforme alle esigenze operative dell’ente sportivo.
Fac Simile verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD PDF
Qui puoi trovare il fac simile del verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD in formato PDF, ideale da scaricare e stampare per avere un riferimento immediato e consultabile. La versione PDF consente di visualizzare la struttura del documento in modo chiaro e di verificare i contenuti prima della compilazione definitiva o dell’archiviazione agli atti dell’associazione.
Esempio verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD
VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
DELLA ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA _____________
L’anno _____________, il giorno _____________ del mese di _____________, alle ore _____________, presso _____________, si è riunito il Consiglio Direttivo della Associazione Sportiva Dilettantistica _____________, con sede in _____________, via _____________, codice fiscale _____________, regolarmente convocato per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1. Individuazione delle attività di volontariato sportivo dell’Associazione
2. Determinazione dei criteri e degli importi dei rimborsi spese forfettari per i volontari sportivi
3. Conferimento incarico per gli adempimenti e la tenuta della documentazione
Sono presenti i seguenti componenti del Consiglio Direttivo:
Presidente _____________
Vice Presidente _____________
Consigliere _____________
Consigliere _____________
Consigliere _____________
Risultano assenti i seguenti componenti:
_____________
_____________
Il Presidente, constatata la presenza del numero legale previsto dallo Statuto, dichiara la seduta validamente costituita e chiama a svolgere le funzioni di Segretario _____________, che accetta.
PREMESSO CHE
1. l’articolo 29, comma 2, del Decreto Legislativo 28 febbraio 2021, n. 36, e successive modificazioni, disciplina l’attività del volontario sportivo e la possibilità di riconoscere rimborsi spese forfettari nei limiti di legge;
2. l’Associazione svolge attività sportiva dilettantistica nell’ambito di _____________ e intende disciplinare in modo organico le prestazioni rese da volontari in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti;
3. lo Statuto dell’Associazione attribuisce al Consiglio Direttivo la competenza a deliberare in materia di organizzazione delle attività associative e di utilizzo di collaboratori e volontari;
4. _____________ [eventuale richiamo alla delibera, circolare o regolamento della Federazione o Ente di Promozione Sportiva di appartenenza];
5. si rende necessario approvare criteri chiari e tracciabili per il riconoscimento dei rimborsi spese forfettari ai volontari sportivi, nel rispetto della normativa vigente e degli eventuali regolamenti dell’Organismo affiliante;
Tutto ciò premesso, il Consiglio Direttivo all’unanimità dei presenti, oppure con il voto favorevole di _____________ e il voto contrario/astenuto di _____________,
DELIBERA
1. DI APPROVARE le attività di volontariato sportivo svolte in favore dell’Associazione, individuandole come segue:
a) assistenza e supporto durante gare, tornei, manifestazioni ed eventi sportivi;
b) allestimento e disallestimento degli impianti sportivi;
c) supporto alla segreteria organizzativa e alle attività amministrative connesse alle manifestazioni sportive;
d) assistenza logistica, accoglienza partecipanti, controllo accessi e attività organizzative di supporto;
e) _____________;
f) _____________.
Tali attività sono rese dal volontario in modo personale, spontaneo e gratuito, senza rapporto di lavoro subordinato, autonomo o di collaborazione coordinata e continuativa, fatto salvo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di volontari sportivi.
2. DI STABILIRE che ai volontari sportivi potrà essere riconosciuto, esclusivamente in relazione a manifestazioni o eventi sportivi riconosciuti e regolarmente organizzati dall’Associazione, un rimborso spese forfettario nei limiti previsti dalla normativa vigente e, in ogni caso, nel rispetto del tetto massimo di euro 400,00 mensili per ciascun volontario.
3. DI DETERMINARE i seguenti criteri per la corresponsione dei rimborsi spese forfettari:
a) per eventi svolti nel comune di residenza del volontario, con durata comprensiva di almeno un pasto principale, un rimborso forfettario massimo di euro _____________ per ciascuna giornata di attività;
b) per eventi svolti fuori dal comune di residenza del volontario, entro una distanza indicativa di _____________ km, con durata comprensiva di almeno un pasto principale, un rimborso forfettario massimo di euro _____________ per ciascuna giornata di attività;
c) per eventi svolti fuori comune con necessità di pernottamento, un rimborso forfettario massimo di euro _____________ per ciascuna giornata di attività;
d) per attività di particolare impegno organizzativo o di durata plurima, il rimborso potrà essere riconosciuto nei limiti massimi complessivi mensili e secondo valutazione preventiva del Consiglio Direttivo, del Presidente o del soggetto da questi delegato, ove previsto.
4. DI PRECISARE che il rimborso spese forfettario:
a) è riconosciuto esclusivamente per le attività rese in occasione di eventi e manifestazioni sportivi riconosciuti dall’Associazione e, ove richiesto, dal proprio Organismo affiliante;
b) non costituisce retribuzione, compenso professionale o corrispettivo per prestazione di lavoro;
c) deve essere rapportato alle effettive giornate di attività svolte e registrate;
d) non può in alcun caso superare il limite massimo di euro 400,00 mensili per singolo volontario, comprensivo di eventuali altri rimborsi forfettari percepiti presso altre ASD, SSD o enti sportivi, nei limiti consentiti dalla legge;
e) è subordinato alla verifica del rispetto delle soglie e delle condizioni previste dalla normativa vigente anche ai fini previdenziali e fiscali.
5. DI SUBORDINARE il riconoscimento del rimborso spese forfettario alla presentazione, da parte del volontario, di apposita dichiarazione sostitutiva di atto notorio ai sensi del D.P.R. 445/2000, con la quale lo stesso attesti:
a) di svolgere l’attività a titolo gratuito quale volontario sportivo;
b) di non percepire compensi incompatibili con la qualifica dichiarata;
c) di non superare, tenuto conto di quanto percepito da altri soggetti sportivi, i limiti mensili e annui previsti dalla normativa vigente;
d) di impegnarsi a comunicare tempestivamente ogni variazione rilevante ai fini della presente delibera.
6. DI DARE ATTO che per ciascun volontario dovranno essere conservati agli atti:
a) la lettera di incarico o di assegnazione dell’attività;
b) la dichiarazione sostitutiva resa dal volontario;
c) il prospetto riepilogativo delle giornate di attività e degli importi riconosciuti;
d) ogni ulteriore documentazione utile a dimostrare la corretta applicazione della disciplina vigente.
7. DI INCARICARE il Presidente pro tempore, o persona da lui delegata, di:
a) curare gli adempimenti amministrativi e informativi presso il Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche e presso l’Organismo affiliante, ove richiesto;
b) predisporre e conservare la documentazione relativa ai volontari e ai rimborsi riconosciuti;
c) effettuare le verifiche necessarie sul rispetto dei limiti previsti dalla normativa;
d) aggiornare il Consiglio Direttivo in caso di modifiche normative o regolamentari.
8. DI DARE ATTO che la presente deliberazione entra in vigore dalla data odierna e si applica alle attività di volontariato svolte a decorrere dal _____________, fermo restando il rispetto della normativa vigente e delle eventuali disposizioni dell’Organismo affiliante.
9. DI TRASMETTERE, ove necessario, la presente deliberazione agli uffici competenti dell’Organismo affiliante e di darne comunicazione ai soggetti interessati.
Null’altro essendovi da deliberare, la seduta viene tolta alle ore _____________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente
_____________
Il Segretario
_____________
I Consiglieri
_____________
_____________
_____________
ALLEGATO 1
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DEL VOLONTARIO SPORTIVO
Il sottoscritto _____________, nato a _____________ il _____________, residente in _____________, via _____________, codice fiscale _____________, in qualità di volontario sportivo della Associazione Sportiva Dilettantistica _____________,
DICHIARA
1. di svolgere attività di volontariato sportivo in modo personale, spontaneo e gratuito, senza alcun vincolo di subordinazione e senza percepire alcun compenso, fatto salvo il rimborso spese forfettario nei limiti di legge;
2. di essere consapevole che il rimborso spese forfettario è riconosciuto esclusivamente per le attività svolte in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti;
3. di non aver superato e di impegnarsi a non superare, nel corso del mese di riferimento, il limite complessivo di euro 400,00 per i rimborsi spese forfettari eventualmente percepiti da qualunque ASD, SSD o ente sportivo;
4. di impegnarsi a comunicare tempestivamente all’Associazione ogni circostanza che possa incidere sul rispetto dei limiti previsti dalla normativa vigente;
5. di essere consapevole delle responsabilità previste in caso di dichiarazioni non veritiere.
Luogo e data _____________
Firma del dichiarante
_____________
ALLEGATO 2
LETTERA DI INCARICO AL VOLONTARIO SPORTIVO
Spett.le
_____________
Il Consiglio Direttivo della Associazione Sportiva Dilettantistica _____________, con delibera del _____________, ha approvato l’utilizzo di volontari sportivi per le seguenti attività:
_____________
_____________
_____________
Con la presente Le viene affidato, a titolo gratuito, l’incarico di svolgere attività di volontariato sportivo in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi organizzati dall’Associazione, secondo le indicazioni del Presidente, dei responsabili organizzativi e delle disposizioni associative vigenti.
L’attività è resa senza instaurazione di rapporto di lavoro subordinato, autonomo o parasubordinato.
Potranno esserLe riconosciuti esclusivamente rimborsi spese forfettari nei limiti e secondo i criteri stabiliti dalla normativa vigente e dalla deliberazione del Consiglio Direttivo.
L’efficacia del presente incarico è subordinata alla sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva prevista dall’Associazione.
Luogo e data _____________
Il Presidente
_____________
Per accettazione
_____________
Come scrivere un verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD
Per scrivere correttamente un verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD è necessario partire dalla funzione giuridica e organizzativa del documento, perché non si tratta di una semplice formalità interna ma di un atto deliberativo con cui il Consiglio Direttivo definisce in modo chiaro chi può operare come volontario, per quali attività, con quali limiti economici e con quali controlli documentali. Il verbale deve innanzitutto identificare in modo completo l’associazione, indicare data, ora e luogo della riunione, riportare i presenti e gli assenti, verificare la regolarità della convocazione e il raggiungimento del quorum previsto dallo statuto. Solo dopo questa parte introduttiva si passa alle premesse, nelle quali è opportuno richiamare l’articolo 29 del D.Lgs. 36/2021, le eventuali modifiche normative più recenti e, se presenti, le disposizioni della federazione o dell’ente di promozione sportiva di appartenenza. Questo passaggio è fondamentale perché consente di collegare la delibera a un quadro normativo preciso e di dimostrare che la decisione del Consiglio non è arbitraria, ma si inserisce in un sistema di regole già definito.
La parte centrale del verbale deve descrivere con precisione le attività di volontariato riconosciute dall’associazione, in modo da evitare formulazioni generiche o troppo ampie che potrebbero creare dubbi in fase di controllo. È opportuno specificare che tali attività vengono svolte in maniera personale, spontanea e gratuita, senza rapporto di lavoro subordinato o autonomo, e che il rimborso forfettario rappresenta esclusivamente un ristoro delle spese sostenute in occasione di eventi o manifestazioni sportive riconosciuti. Il verbale deve poi indicare i criteri con cui vengono determinati gli importi, tenendo conto della durata dell’impegno, del luogo di svolgimento, dell’eventuale necessità di pernottamento e del limite massimo mensile previsto dalla legge per ciascun volontario. È importante che il testo lasci traccia del fatto che l’associazione ha valutato parametri oggettivi e non ha riconosciuto somme indistinte, perché la tracciabilità è uno degli elementi più rilevanti per la corretta gestione del rimborso forfettario.
Un verbale ben scritto deve anche prevedere gli adempimenti collegati alla delibera, perché l’autorizzazione ai rimborsi non si esaurisce nell’approvazione dell’importo ma richiede una gestione amministrativa coerente. Per questo è utile inserire una clausola che subordini il riconoscimento del rimborso alla presentazione di una dichiarazione sostitutiva del volontario, nella quale il soggetto attesti di operare a titolo gratuito e di non superare i limiti previsti dalla normativa, anche considerando eventuali somme percepite da altre realtà sportive. Allo stesso modo, il verbale dovrebbe attribuire a un soggetto incaricato, di solito il Presidente o il Segretario, il compito di conservare la documentazione, aggiornare i registri interni e curare gli eventuali adempimenti previsti dal Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche o dall’organismo affiliante. In questo modo il documento non si limita a autorizzare un rimborso, ma costruisce una procedura completa che tutela l’associazione sotto il profilo organizzativo, fiscale e previdenziale.
Dal punto di vista redazionale, è preferibile usare un linguaggio formale, lineare e privo di ambiguità, evitando espressioni troppo sintetiche o generiche. Ogni passaggio del verbale dovrebbe risultare autonomo e comprensibile, così da consentire a chi legge, a un consulente o a un organo di controllo di ricostruire con facilità il contenuto della delibera e il ragionamento che l’ha determinata. È altrettanto utile inserire un richiamo espresso alla data di efficacia della delibera, soprattutto se l’associazione intende applicarla a partire da una determinata manifestazione o da un certo periodo dell’anno sportivo. Infine, il verbale deve chiudersi con la sottoscrizione del Presidente, del Segretario e degli altri consiglieri, perché la firma conferma la validità della deliberazione e ne rafforza la prova documentale. Un verbale costruito in questo modo offre all’ASD uno strumento solido, coerente con la normativa e facilmente archiviabile insieme alle lettere di incarico, alle autodichiarazioni e ai prospetti riepilogativi dei rimborsi riconosciuti.