Il verbale di programmazione annuale ASD è il documento con cui il Consiglio Direttivo, o in alcuni casi l’assemblea dei soci se lo statuto lo prevede, definisce e mette per iscritto le attività sportive e associative dell’anno. Serve a dare ordine alla gestione dell’associazione, a collegare gli obiettivi programmatici al calendario delle attività e, quando necessario, alle quote associative e al bilancio preventivo. Da questa pagina è possibile scaricare il modello in formato Word e PDF, utile per predisporre un verbale chiaro, completo e coerente con la prassi associativa.
Come scrivere un verbale di programmazione annuale ASD
Per scrivere correttamente un verbale di programmazione annuale ASD è importante partire dalla sua funzione concreta: non si tratta di un documento imposto da una norma con una denominazione rigida, ma di un verbale di Consiglio Direttivo, o di assemblea ove previsto dallo statuto, nel quale vengono formalizzate le scelte organizzative dell’anno sportivo. La redazione deve quindi essere precisa, ordinata e coerente con le regole interne dell’associazione, perché il verbale non serve solo a ricordare quanto discusso, ma anche a dimostrare la regolarità delle decisioni assunte e la loro compatibilità con le finalità statutarie.
La prima parte del documento deve contenere l’intestazione completa dell’ASD, la tipologia di riunione, la data, l’ora e il luogo in cui si svolge la seduta. È utile richiamare anche la convocazione, soprattutto quando lo statuto disciplina in modo puntuale modalità e termini di avviso. Subito dopo occorre indicare chi presiede la riunione e chi svolge la funzione di segretario verbalizzante, precisando i nominativi dei presenti e degli assenti. Questo passaggio è essenziale perché consente di verificare la validità della seduta in base al quorum previsto dallo statuto.
Una volta accertata la regolare costituzione dell’organo, il verbale deve riportare l’ordine del giorno. Nel caso della programmazione annuale, il punto centrale riguarda la definizione delle attività sportive e associative per l’anno di riferimento, ma è opportuno inserire anche la lettura del verbale precedente, l’approvazione del calendario, l’eventuale determinazione delle quote e l’esame del bilancio preventivo. La struttura dell’ordine del giorno deve essere funzionale a rendere chiaro il percorso decisionale seguito nel corso della seduta.
Durante la trattazione del punto dedicato alla programmazione, il verbale deve sintetizzare in modo ordinato gli interventi più significativi e le proposte presentate. Non è necessario trascrivere ogni singola frase, ma è opportuno dare conto delle linee programmatiche illustrate, delle attività previste, delle eventuali osservazioni formulate dai consiglieri e delle modifiche eventualmente apportate al progetto iniziale. In questa parte conviene descrivere con chiarezza quali iniziative l’ASD intende svolgere, come allenamenti, campionati, tornei, corsi, stage, progetti con le scuole, eventi promozionali o attività estive, sempre in coerenza con lo statuto e con le risorse disponibili.
La parte deliberativa è quella più importante dal punto di vista pratico e deve essere formulata in modo inequivocabile. Se il Consiglio approva la programmazione annuale, è bene scrivere che la delibera viene adottata con riferimento a uno specifico allegato, che entrerà a far parte integrante del verbale. Se vengono decise anche le quote associative o di partecipazione, è necessario riportare gli importi, le eventuali agevolazioni, le modalità di pagamento e la decorrenza. Se il verbale è collegato al bilancio preventivo, occorre precisare che la programmazione è compatibile con le risorse economiche previste e che il documento finanziario viene allegato o richiamato espressamente.
Ogni delibera deve essere accompagnata dall’esito della votazione, indicando quanti voti favorevoli, contrari e astenuti vi siano stati. Questa indicazione è utile per garantire trasparenza e tracciabilità delle decisioni. In chiusura, il verbale deve riportare l’ora di termine della seduta, l’eventuale approvazione in riunione o nella seduta successiva, e le firme del Presidente e del Segretario, oltre a quelle degli altri soggetti richiesti dallo statuto. Se sono presenti allegati, come il calendario delle attività, il piano economico o altri documenti operativi, è opportuno richiamarli con chiarezza nel testo, così da collegare in modo formale le decisioni assunte ai materiali predisposti.
In sostanza, un verbale di programmazione annuale ASD ben scritto deve raccontare in modo lineare come l’associazione ha deciso di organizzare il nuovo anno sportivo, quali attività intende realizzare, con quali regole e con quali risorse. Per questo motivo la redazione deve essere sobria ma completa, tecnica ma leggibile, e sempre allineata allo statuto dell’associazione e alla prassi del settore sportivo dilettantistico.
Esempio verbale di programmazione annuale ASD
VERBALE DI PROGRAMMAZIONE ANNUALE
ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA ______________________________
VERBALE N. _____________ DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
In data _____________, alle ore _____________, presso ______________________________, si è riunito il Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________________________, regolarmente convocato nei modi e nei termini previsti dallo statuto sociale, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1. Lettura e approvazione del verbale della seduta precedente
2. Programmazione annuale delle attività sportive e associative per l’anno _____________
3. Approvazione del calendario delle attività
4. Determinazione delle quote associative e di partecipazione
5. Esame del bilancio preventivo e copertura delle attività programmate
6. Varie ed eventuali
Alle ore _____________ assume la presidenza della riunione il Sig./la Sig.ra ______________________________, che chiama a fungere da segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________________________.
Il Presidente constata e fa constatare che risultano presenti i seguenti componenti del Consiglio Direttivo:
1. ______________________________
2. ______________________________
3. ______________________________
4. ______________________________
5. ______________________________
Risultano assenti i seguenti componenti:
1. ______________________________
2. ______________________________
3. ______________________________
Il Presidente, verificata la presenza del numero legale previsto dallo statuto, dichiara la seduta validamente costituita e atta a deliberare.
Si procede con la trattazione dei punti all’ordine del giorno.
PUNTO 1. LETTURA E APPROVAZIONE DEL VERBALE DELLA SEDUTA PRECEDENTE
Il Segretario dà lettura del verbale della seduta precedente, già trasmesso ai consiglieri.
Dopo breve discussione, il Consiglio Direttivo approva il verbale precedente.
Esito votazione:
Favorevoli _____________
Contrari _____________
Astenuti _____________
PUNTO 2. PROGRAMMAZIONE ANNUALE DELLE ATTIVITÀ SPORTIVE E ASSOCIATIVE PER L’ANNO _____________
Il Presidente illustra le linee programmatiche dell’Associazione per l’anno _____________, precisando che la programmazione è stata predisposta in coerenza con le finalità statutarie e con le disponibilità organizzative ed economiche dell’ente.
Vengono quindi presentate le principali attività previste per la nuova stagione, tra cui:
1. Attività di allenamento e preparazione tecnica per le discipline praticate dall’Associazione
2. Partecipazione a campionati, tornei, gare e manifestazioni sportive
3. Organizzazione di corsi, stage, clinic, raduni e incontri di formazione
4. Realizzazione di eventi promozionali, sociali e aggregativi rivolti ai soci
5. Eventuali progetti con scuole, enti pubblici, federazioni, enti di promozione sportiva o altri soggetti del territorio
6. Eventuali attività estive, centri sportivi, campus o iniziative speciali
7. Attività rivolte a giovani, adulti, agonisti, amatori o altre categorie di tesserati e partecipanti
Il Consiglio Direttivo prende atto della programmazione proposta, esamina le priorità organizzative e definisce che per l’anno _____________ le attività associative e sportive saranno articolate secondo il seguente piano sintetico:
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
4. ________________________________________________
5. ________________________________________________
Nel corso della discussione intervengono i Consiglieri:
1. ______________________________
2. ______________________________
3. ______________________________
I suddetti interventi riguardano in particolare:
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
Al termine della discussione, il Consiglio Direttivo approva la programmazione annuale delle attività per l’anno _____________, come da allegato A, che forma parte integrante e sostanziale del presente verbale.
Esito votazione:
Favorevoli _____________
Contrari _____________
Astenuti _____________
PUNTO 3. APPROVAZIONE DEL CALENDARIO DELLE ATTIVITÀ
Il Presidente sottopone all’esame del Consiglio il calendario delle attività sportive e associative predisposto per l’anno _____________, che prevede, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
1. Inizio attività in data _____________
2. Allenamenti ordinari nei giorni _____________
3. Gare, competizioni e manifestazioni secondo il calendario federale e/o dell’ente di promozione sportiva
4. Eventi associativi nei mesi di _____________
5. Eventuali sospensioni, chiusure o variazioni in corrispondenza delle festività e della disponibilità degli impianti
Il Consiglio Direttivo, esaminato il calendario, ne approva il contenuto con le eventuali seguenti precisazioni:
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
Il calendario approvato viene allegato al presente verbale sotto la lettera B.
Esito votazione:
Favorevoli _____________
Contrari _____________
Astenuti _____________
PUNTO 4. DETERMINAZIONE DELLE QUOTE ASSOCIATIVE E DI PARTECIPAZIONE
Il Presidente espone la proposta relativa alla definizione delle quote associative e delle eventuali quote di partecipazione alle attività per l’anno _____________.
Dopo ampia discussione, il Consiglio Direttivo delibera quanto segue:
1. Quota associativa annuale pari a euro _____________ per ciascun socio
2. Quota di partecipazione al corso/attività ______________________________ pari a euro _____________
3. Quota di partecipazione alle gare/allenamenti/eventi ______________________________ pari a euro _____________
4. Eventuali agevolazioni, riduzioni o esenzioni per ______________________________
5. Modalità di versamento: ______________________________
6. Termine per il pagamento: ______________________________
Le quote approvate si intendono applicabili a partire dal _____________.
Esito votazione:
Favorevoli _____________
Contrari _____________
Astenuti _____________
PUNTO 5. ESAME DEL BILANCIO PREVENTIVO E COPERTURA DELLE ATTIVITÀ PROGRAMMATE
Il Presidente illustra il bilancio preventivo per l’anno _____________, evidenziando le principali entrate previste e i costi stimati connessi alla realizzazione del programma annuale.
Il Consiglio Direttivo prende atto che le attività programmate risultano coerenti con le risorse economiche disponibili e con le previsioni di entrata derivanti da:
1. Quote associative
2. Quote di partecipazione alle attività
3. Contributi e sponsorizzazioni
4. Eventuali erogazioni, liberalità o altre entrate consentite dallo statuto e dalla normativa vigente
Sono inoltre previste le principali uscite per:
1. Affitto e utilizzo impianti sportivi
2. Compensi e rimborsi per tecnici e collaboratori
3. Acquisto materiale sportivo e attrezzature
4. Tesseramenti, iscrizioni e assicurazioni
5. Spese di segreteria, amministrative e organizzative
6. Spese per eventi, trasferte e manifestazioni
Il bilancio preventivo, come illustrato in seduta, viene approvato e allegato al presente verbale sotto la lettera C.
Esito votazione:
Favorevoli _____________
Contrari _____________
Astenuti _____________
PUNTO 6. VARIE ED EVENTUALI
Vengono trattati i seguenti ulteriori argomenti:
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________.
Il presente verbale, letto, confermato e sottoscritto, viene approvato in data odierna.
LUOGO E DATA
______________________________, _____________
IL PRESIDENTE
______________________________
IL SEGRETARIO VERBALIZZANTE
______________________________
EVENTUALI CONSIGLIERI PRESENTI
1. ______________________________
2. ______________________________
3. ______________________________
ALLEGATI
Allegato A
Programmazione annuale delle attività per l’anno _____________
Allegato B
Calendario delle attività per l’anno _____________
Allegato C
Bilancio preventivo per l’anno _____________
Allegato D
_______________________________________________
Allegato E
_______________________________________________
FIRME PER PRESA VISIONE, SE PREVISTE DALLO STATUTO
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
Fac simile verbale di programmazione annuale ASD Word
Di seguito puoi scaricare il fac simile verbale di programmazione annuale ASD in formato Word, aprirlo con il tuo editor preferito e compilarlo in base ai dati della tua associazione. Il modello è pensato per essere semplice da personalizzare e per aiutarti a redigere un verbale completo, ordinato e coerente con la programmazione delle attività annuali.
Fac simile verbale di programmazione annuale ASD PDF
Di seguito trovi il fac simile verbale di programmazione annuale ASD in formato PDF, utile se desideri consultare il modello già impaginato, stamparlo o usarlo come riferimento pratico per la compilazione del verbale del Consiglio Direttivo o dell’assemblea.
