Fac-simile verbale di consegna password
In questa pagina è disponibile un fac‑simile di verbale di consegna password scaricabile in formato Word e PDF. Il documento serve a formalizzare la consegna di credenziali di accesso, a tracciare responsabilità e modalità di utilizzo e a integrare le policy aziendali sulla sicurezza informatica e la protezione dei dati.
Fac simile verbale di consegna password Word
Il fac simile in formato Word è pensato per essere scaricato e compilato direttamente, permettendo di personalizzare i campi relativi all’organizzazione, al ricevente, al dispositivo associato e alle condizioni di utilizzo. Utilizzando il modello Word è semplice adattare il verbale alle specifiche procedure interne e aggiungere eventuali allegati o clausole di responsabilità.
Fac simile verbale di consegna password PDF
Il fac simile in formato PDF è disponibile per il download e la stampa immediata, ideale quando si desidera un documento pronto per la firma cartacea o per la conservazione negli archivi aziendali. Il PDF mantiene la formattazione fissa e può essere allegato alle pratiche amministrative o al fascicolo del dipendente/fornitore.
Esempio verbale di consegna password
VERBALE DI CONSEGNA CREDENZIALI / PASSWORD
Data: _____________
Ora: _____________
Luogo: _____________
1) Dati dell’organizzazione / consegnante
Nome società / Ente: _____________
Sede legale: _____________
Partita IVA / Codice Fiscale: _____________
Referente consegna (nome e ruolo): _____________
Contatto (tel/email): _____________
2) Dati del ricevente
Nome e cognome: _____________
Codice fiscale / Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Ruolo / Inquadramento aziendale: _____________
Reparto / Ufficio: _____________
Email / Telefono: _____________
3) Oggetto della consegna
Tipologia di credenziali: _____________ (es. account email, accesso a piattaforma, account amministratore)
Nome servizio / Sistema / Applicazione: _____________
Username / Identificativo account: _____________
Dispositivo associato (se applicabile) – marca/modello/seriale: _____________
4) Dettagli della consegna delle password
Password consegnata in forma scritta: Sì / No: _____________
Modalità di trasmissione della password (specificare se tramite tool cifrato, consegna orale, foglio sigillato, ecc.): _____________
Data/ora della trasmissione effettiva della password: _____________
Eventuali credenziali alternative consegnate (es. token, OTP, chiavi): _____________
5) Obblighi e condizioni per il ricevente
– Il ricevente dichiara di aver ricevuto le credenziali sopra indicate e di essere stato informato delle regole aziendali in materia di sicurezza informatica e protezione dei dati personali.
– Il ricevente si impegna a: modificare la/e password al primo accesso obbligatorio: Sì / No: _____________ (consigliato: Sì)
– Il ricevente si impegna a non divulgare le credenziali a terzi e a non memorizzarle in luoghi o strumenti non conformi alle policy aziendali.
– In caso di smarrimento, compromissione o uso non autorizzato, il ricevente si impegna a informare immediatamente il referente sicurezza / IT: _____________ (contatto)
– Il ricevente prende atto che il mancato rispetto delle procedure può comportare responsabilità disciplinari e civili/penali, e la segnalazione agli organi competenti, se previsto.
– Alla cessazione del rapporto di lavoro/contrattuale o su richiesta, il ricevente dovrà restituire o revocare l’accesso secondo le modalità previste dal regolamento interno.
6) Dichiarazioni del consegnante
– Il consegnante dichiara di aver fornito le credenziali secondo le modalità sopra indicate e di aver allegato o messo a disposizione il regolamento interno sulla sicurezza informatica e la privacy: Sì / No: _____________
– Il consegnante dichiara di aver consegnato indicazioni circa la procedura in caso di compromissione delle credenziali.
7) Riferimenti normativi e privacy
– Le parti prendono atto degli obblighi derivanti dalla normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR) e dalle policy aziendali, nonché della necessità di adottare misure tecniche e organizzative adeguate per preservare la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.
8) Allegati (barrare e specificare)
– Regolamento interno sicurezza e privacy: Sì / No: _____________
– Copia documento d’identità del ricevente: Sì / No: _____________
– Registrazione consegna dispositivo (se applicabile): Sì / No: _____________
– Altro: _____________
9) Note aggiuntive
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
10) Firma e presa visione
Il sottoscritto ricevente dichiara di aver preso visione di quanto sopra e di accettarne le condizioni.
Firma del ricevente: ___________________________ Data: _____________
Firma del consegnante / referente aziendale: ___________________________ Data: _____________
Firma testimone / HR (se presente): ___________________________ Data: _____________
Come scrivere un verbale di consegna password
Scrivere un verbale di consegna password significa redigere un documento che formalizzi in modo chiaro e tracciabile la cessione di credenziali di accesso, specificando le responsabilità delle parti e le misure da adottare per la tutela dei dati personali. Non esiste una norma di legge che imponga un modello unico per questo tipo di verbale, tuttavia è buona prassi inserirvi elementi identificativi completi del consegnante e del ricevente, la descrizione del servizio o del dispositivo associato alle credenziali, la modalità e il momento della trasmissione, nonché le indicazioni operative relative alla gestione delle password dopo la consegna.
Nel testo del verbale è opportuno specificare le condizioni di uso e di restituzione, le procedure da seguire in caso di compromissione e l’obbligo, generalmente raccomandato, di modificare la password al primo accesso; occorre inoltre richiamare il regolamento interno sulla sicurezza e la privacy e lasciare spazio per gli allegati quali copia del documento d’identità o la scheda del dispositivo.
Sul piano giuridico è utile prevedere clausole che chiariscano la natura della consegna, ad esempio se si tratta di trasferimento di accesso per esecuzione contrattuale o mera concessione temporanea, e inserire una dichiarazione che esoneri il soggetto consegnante da responsabilità derivanti da cattive pratiche del ricevente, fermo restando che tali clausole devono rispettare le norme imperative e gli obblighi di protezione dei dati.
Per la trasmissione delle credenziali si devono preferire modalità tracciabili e sicure, come strumenti cifrati o consegna controllata, evitando l’invio non protetto via canali pubblici; il verbale dovrà quindi indicare con precisione lo strumento usato per la consegna.
Infine, il verbale deve essere sottoscritto dalle parti e, se utile per la governance interna, da un testimone o da un responsabile HR/IT, e conservato secondo le procedure aziendali per garantire la possibilità di ricostruire eventi in caso di incidenti, rispettando gli adempimenti previsti dal GDPR per la documentazione delle misure adottate.