Pagina dedicata al verbale di consegna materiale informatico da cui è possibile scaricare un modello in formato Word e PDF. Il documento serve ad attestare in modo chiaro e tracciabile l’affidamento di dispositivi informatici aziendali a un lavoratore, a definire regole d’uso e responsabilità e a tutelare sia l’azienda sia il dipendente in caso di smarrimento, danni o furto.
Fac simile verbale di consegna materiale informatico Word
Qui è disponibile il fac simile in formato Word, pronto per essere compilato e adattato alle esigenze aziendali. Scarica il file, compila i campi con i dati dell’azienda e del dipendente e allega foto o etichette inventario quando previsto.
Fac simile verbale di consegna materiale informatico PDF
Qui è disponibile il fac simile in formato PDF, utile per la stampa e per l’archiviazione cartacea. Il PDF è comodo per conservare una copia non modificabile da inserire nel fascicolo del dipendente o in archivio centrale.
Esempio verbale di consegna materiale informatico
Azienda (consegnante)
Ragione sociale: _____________________________
Sede legale: _____________________________
P.IVA/C.F.: _____________________________
Responsabile consegna (nome e qualifica): _____________________________
Telefono/email referente: _____________________________
Lavoratore (ricevente)
Nome e Cognome: _____________________________
Data e luogo di nascita: _____________________________
Codice Fiscale/Matricola: _____________________________
Qualifica/Reparto: _____________________________
Indirizzo: _____________________________
Telefono/email: _____________________________
Dichiarazione
Il/La sottoscritto/a _____________________________, in qualità di rappresentante dell’Azienda sopra indicata, dichiara di aver consegnato al/alla Sig./Sig.ra _____________________________ i dispositivi informatici elencati di seguito, in data _______________ alle ore __________, presso _____________________________. Il/La dipendente dichiara di aver ricevuto quanto indicato e di accettarne le condizioni di utilizzo e responsabilità riportate nel presente verbale.
Elenco dispositivi consegnati
1) Tipo dispositivo: _____________________________
Marca/Modello: _____________________________
Numero di serie/IMEI: _____________________________
Numero inventario: _____________________________
Accessori inclusi (caricabatterie, custodia, ecc.): _____________________________
Stato alla consegna: _____________________________
Allegati (foto, etichette): _____________________________
2) Tipo dispositivo: _____________________________
Marca/Modello: _____________________________
Numero di serie/IMEI: _____________________________
Numero inventario: _____________________________
Accessori inclusi: _____________________________
Stato alla consegna: _____________________________
Allegati (foto, etichette): _____________________________
3) Tipo dispositivo: _____________________________
Marca/Modello: _____________________________
Numero di serie/IMEI: _____________________________
Numero inventario: _____________________________
Accessori inclusi: _____________________________
Stato alla consegna: _____________________________
Allegati (foto, etichette): _____________________________
(Per ulteriori dispositivi aggiungere ulteriori voci con gli stessi campi)
Condizioni d’uso e responsabilità
– Il dispositivo è fornito per l’esercizio delle attività lavorative; l’uso personale è (consentito/consentito solo nei limiti/esplicitamente vietato): _____________________________
– È vietata l’installazione di software non autorizzato dall’Azienda e la modifica delle configurazioni di sicurezza.
– Il/la dipendente si impegna a custodire il dispositivo con la massima diligenza, a utilizzare misure di protezione (password, PIN, blocco schermo) e a non comunicare credenziali aziendali.
– In caso di smarrimento, furto o danno il/ la dipendente deve darne immediata comunicazione al responsabile aziendale entro __________ ore: _____________________________.
– L’Azienda mantiene i diritti di amministrazione e accesso remoto ai dispositivi per attività di gestione, sicurezza e assistenza.
– Alla cessazione del rapporto di lavoro o su richiesta dell’Azienda, il dispositivo dovrà essere restituito entro __________ giorni, nello stato in cui è stato consegnato, salvo normale deterioramento d’uso.
– Eventuali danni, perdita o mancata restituzione imputabili a negligenza o uso improprio potranno comportare l’addebito dei relativi costi di riparazione o sostituzione al/alla dipendente.
Trattamento dei dati personali
I dati personali raccolti con il presente verbale saranno trattati ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa vigente per le finalità di gestione e controllo dei beni aziendali. Informativa completa disponibile presso: _____________________________
Ricevuta e conferma
Luogo di consegna: _____________________________
Data: _____________________________
Firma del consegnante (e nome in stampatello): _____________________________
Firma del ricevente (e nome in stampatello): _____________________________
Testimone (eventuale)
Nome e Cognome: _____________________________
Qualifica: _____________________________
Firma: _____________________________
Allegati (foto stato iniziale, etichette inventario, documentazione): _____________________________
VERBALE DI RESTITUZIONE (da compilare alla riconsegna)
Data restituzione: _____________________________
Luogo: _____________________________
Dispositivo restituito (tipo/marca/modello/seriale): _____________________________
Accessori restituiti: _____________________________
Stato al momento della restituzione: _____________________________
Note su danni o mancanze: _____________________________
Firma del responsabile consegna: _____________________________
Firma del dipendente restituente: _____________________________
Allegati (foto, rapporti di assistenza): _____________________________
Come scrivere un verbale di consegna materiale informatico
Il verbale di consegna materiale informatico va redatto in modo chiaro, completo e facilmente reperibile nella documentazione aziendale; lo scopo principale è tracciare l’affidamento dei dispositivi e definire le responsabilità, evitando ambiguità in caso di smarrimento, danni, furto o contestazioni.
Per scriverlo correttamente è importante iniziare identificando con precisione le parti coinvolte, quindi inserire i dati anagrafici dell’azienda e del lavoratore, la qualifica e il reparto, oltre a eventuali numeri di matricola o codici interni utilizzati nel registro inventariale.
Nella descrizione dei dispositivi è necessario riportare tipo, marca, modello, numero di serie o IMEI, numero inventario e gli accessori consegnati, corredando la scheda con la condizione dello strumento al momento della consegna; fotografie dello stato iniziale e etichette con numero inventario sono utili per provare lo stato di conservazione e devono essere citate come allegati.
Devono inoltre essere indicate in modo esplicito le regole d’uso, comprensive delle eventuali limitazioni all’uso personale, il divieto di installare software non autorizzato e le misure di sicurezza richieste, nonché le modalità di gestione delle credenziali e l’eventuale diritto dell’azienda ad accedere o amministrare da remoto il dispositivo per manutenzione o sicurezza.
Occorre prevedere la procedura da seguire in caso di smarrimento, furto o danneggiamento, specificando i tempi per la comunicazione al responsabile aziendale e le conseguenze in termini di addebito per riparazione o sostituzione qualora il danno derivi da negligenza, e definire i termini e le condizioni per la restituzione alla fine del rapporto di lavoro o su richiesta dell’azienda.
Sul piano della privacy è fondamentale richiamare il trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR, indicando dove si trova l’informativa completa; se il verbale viene sottoscritto in formato digitale, è opportuno allegare una foto o altra prova dell’identità e conservare copia elettronica firmata.
Pur non essendo un obbligo di legge, la redazione del verbale all’assunzione, al cambio di mansione o al rinnovo o sostituzione del dispositivo costituisce una best practice indispensabile: facilita l’aggiornamento dell’inventario, supporta eventuali pratiche assicurative o procedimenti disciplinari e tutela entrambe le parti in caso di contestazioni.
Infine, è consigliabile archiviare il verbale insieme alla documentazione di supporto come foto, report di assistenza e numeri di inventario, e valutare la consulenza legale per inserire clausole specifiche in situazioni complesse o per attività che comportino rischi particolari per i dati aziendali.