In questo articolo mettiamo a disposizione un fac simile di verbale di assemblea soci e spieghiamo a cosa serve questo tipo di documento.
Il verbale di una assemblea deve riportare chiaramente al data della assemblea, il luogo, i partecipanti, l’eventuale presenza di partecipanti dotati di delega, l’ordine del giorno della assemblea.
Al momento dell’inizio della assemblea stessa, viene riportato l’orario di inizio e si procederà poi a scrive, rispettando l’ordine cronologico degli interventi e senza effettuare alcun tipo di commento personale, quanto detto dai partecipanti l’assemblea stessa.
Gli interventi vanno riportati in modo preciso ed esaustivo, in modo tale che chiunque, pur non avendo partecipato alla assemblea, leggendone il verbale avrà chiari i pareri e le motivazioni dei vari partecipanti in riferimento ai punti all’ordine del giorno,
in caso di votazione, occorrerò specificare il tipo di votazione, il numero di partecipanti aventi diritto al voto, l’esito delle votazioni, incluso il numero di voti effettuati tramite delega. Ovviamente, occorrerà riportare anche l’esito della avvenuta votazione.
Devono anche essere riportati i presenti, i votanti e la maggioranza richiesta per poter approvare una voce all’ordine del giorno, così come deve essere specificato che tale votazione, oltre alla assemblea stessa, ha validità in quanto si raggiunge il numero richiesto di partecipanti.
Si tenga presente che non sempre il numero di partecipanti ad una assemblea corrisponde al numero dei votanti: può infatti darsi il caso che, pur avendo la assemblea una iniziale validità numerica per effettuare la votazione, un certo numero di partecipanti, al momento del voto, escano, provocando di fatto la mancanza del numero legale.