In questa pagina è disponibile un modello di verbale di consegna immagini videosorveglianza in formato Word e PDF scaricabile per agevolare la compilazione e la corretta gestione della cessione di filmati alle autorità competenti. Il documento serve a documentare in modo formale e tracciabile la richiesta di acquisizione, i dati dell’impianto, le modalità di estrazione e la catena di custodia del materiale consegnato, a tutela sia del gestore dell’impianto sia del destinatario delle immagini, nel rispetto della normativa sulla privacy e delle procedure previste per le forze di polizia e l’autorità giudiziaria.
Come scrivere un verbale consegna immagini videosorveglianza
La redazione del verbale richiede attenzione alla completezza e alla precisione delle informazioni per garantire la tracciabilità delle immagini consegnate e per dimostrare il rispetto dei principi di liceità, necessità e proporzionalità. Il testo deve iniziare con i dati identificativi del soggetto consegnante: ragione sociale o nome, sede, partita IVA o codice fiscale, contatti e il referente incaricato con relativa qualifica; è importante indicare un referente specifico perché spesso le richieste arrivano da forze di polizia o da autorità giudiziarie e occorre poter dimostrare chi ha eseguito le operazioni.
Nella parte dedicata al destinatario vanno riportati gli estremi dell’ente o dell’ufficio che richiede le immagini, la qualifica del ricevente, il tipo di documento d’identità fornito e, quando presente, il protocollo o il riferimento all’atto che motiva la richiesta; se la richiesta è verbale per urgenza, va comunque annotata la data e l’ora, e successivamente acquisita la richiesta formale quando possibile.
Per gli estremi dell’evento è necessario indicare la denuncia o il numero dell’atto, la data e l’ora presunta dell’evento e il luogo, insieme a una descrizione sintetica del motivo della richiesta; se l’orario del sistema di videosorveglianza è differente dall’ora ufficiale, occorre annotare lo scostamento e la fonte della correzione temporale per evitare discrepanze nelle indagini.
Nella sezione sull’impianto è fondamentale specificare l’ubicazione, il tipo di registratore (DVR, NVR, cloud), marchi e modelli rilevanti, il numero e l’identificativo delle telecamere coinvolte e la tipologia di registrazione (continua, su evento, programmata); queste informazioni consentono di rendere comprensibile a terzi quale materiale è stato estratto e con quale criterio.
La descrizione delle modalità di estrazione deve riportare la data e gli orari di inizio e fine estrazione, l’intervallo temporale effettivamente consegnato, la durata totale dei file, il formato dei file e i nomi assegnati ai file, oltre a eventuali checksum o hash generati per attestare l’integrità del materiale; se il supporto fisico è consegnato (chiavetta USB, DVD, ecc.), vanno indicati marca, modello, etichettatura e numero di serie se presente.
La parte dedicata alla catena di custodia deve contenere il nome e la qualifica dell’operatore che ha effettuato l’estrazione, i dettagli del documento d’identità di chi ha consegnato e di chi ha ricevuto il materiale, oltre all’ora e al luogo della consegna e alla modalità (consegna a mano, invio protetto, ecc.); qualunque anomalia rilevata al momento dell’estrazione o della consegna, come segnali di manomissione o errori nel sistema, deve essere riportata nelle note operative per evitare contestazioni successive.
Alla dichiarazione finale il gestore dovrebbe attestare che la consegna è limitata alle immagini strettamente necessarie e che sono state adottate misure per escludere o oscurare le riprese di terzi non coinvolti, fermo restando che in caso di dubbi è opportuno richiedere un’ordinanza giudiziaria; la firma del responsabile e la firma del ricevente con l’assunzione di responsabilità completano il verbale e rendono formale la consegna.
Infine, è buona prassi allegare al verbale copia della richiesta formale, copia del documento d’identità del ricevente e il registro delle estrazioni o i log del sistema, così da conservare una documentazione completa e coerente che possa essere esibita in caso di verifica da parte dell’autorità di controllo o in sede giudiziaria.
Esempio verbale consegna immagini videosorveglianza
1. DATI DEL SOGGETTO CONSEGNANTE (GESTORE/RESPONSABILE IMPIANTO)
Nome/Ragione sociale: _____________________________________________
Sede/Indirizzo: _________________________________________________
Partita IVA / Cod. Fiscale: _______________________________________
Telefono/e-mail: ________________________________________________
Referente incaricato: ____________________________________________
Qualifica/ruolo: ________________________________________________
2. DESTINATARIO DELLE IMMAGINI (AUTORITÀ/TERZO LEGITTIMATO)
Ente/Ufficio: _________________________________________________
Forza di polizia / Autorità giudiziaria / Altro: _______________________
Nome operatore ricevente: ______________________________________
Qualifica: ____________________________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________________________
Protocollo o riferimento atto richiesto: ____________________________
Data della richiesta: ____________________________________________
Tipo di richiesta: (es. denuncia/ordinanza/informativa) ________________
3. ESTREMI DELL’EVENTO/OGGETTO DELLA RICHIESTA
Denuncia/numero atto: _________________________________________
Data dell’evento: _____________________________________________
Ora presunta dell’evento: ______________________________________
Luogo dell’evento: ____________________________________________
Descrizione sintetica del motivo della richiesta: ___________________
______________________________________________________________
4. DATI DELL’IMPIANTO DI VIDEOSORVEGLIANZA
Indirizzo/ubicazione impianto: __________________________________
Tipo impianto (es. DVR/NVR/cloud): ______________________________
Marca/modello dispositivi rilevanti: _______________________________
Numero telecamere coinvolte: ___________________________________
Elenco telecamere interessate (ubicazione/identificativo): _____________
______________________________________________________________
Tipologia registrazione: (continua / su evento / programmata) ________
Fuso orario / scostamento orario sistema rispetto all’orario reale: _____
5. MODALITÀ DI ESTRAZIONE E DESCRIZIONE DEL MATERIALE CONSEGNATO
Data estrazione: _______________________________________________
Ora inizio estrazione: __________________________________________
Ora fine estrazione: ____________________________________________
Intervallo temporale delle immagini consegnate: dal ___________ alle ___________
Durata totale dei file consegnati: _________________________________
Formato digitale dei file (es. mp4, avi, jpeg): _______________________
Numero e denominazione file / descrizione contenuti: _______________
______________________________________________________________
Tipologia di materiale: (filmati integrali / clip selezionate / fermi immagine) _
______________________________________________________________
Mezzo fisico di consegna (es. chiavetta USB / DVD / CD / supporto digitale): _____________
Marca/modello supporto: _______________________________________
Etichettatura supporto: ________________________________________
Numero di serie / ID supporto (se presente): ________________________
Checksum/hash dei file (se generati): _____________________________
Eventuali limitazioni o esclusioni di immagini contenenti terzi non coinvolti: ______________________________________________________________
6. CATENA DI CUSTODIA E RILEVAZIONI OPERATIVE
Nome dell’operatore che ha effettuato l’estrazione: ___________________
Qualifica: ____________________________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________________________
Luogo e ora di consegna al destinatario: ___________________________
Modalità di consegna (consegna a mano / invio protetto / altro): _________
Note operative (es. presenza di segnali di manomissione, errori, anomalie): ______________________________________________________________
7. DICHIARAZIONE
Il sottoscritto gestore/operatore dichiara che la consegna è limitata alle immagini ritenute strettamente necessarie ai fini indicati dalla richiesta, nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy e delle indicazioni ricevute dall’autorità richiedente. In caso di dubbi è stata richiesta ordinanza giudiziaria.
Firma del responsabile consegna: _________________________________
Data: ___________________ Ora: _________________________________
8. RICEVUTA E ACCETTAZIONE DEL DESTINATARIO
Il destinatario dichiara di aver ricevuto il materiale sopra descritto e ne prende atto per le finalità indicate nella richiesta. Il sottoscritto assume la responsabilità dell’uso del materiale secondo le norme applicabili.
Firma del ricevente: ___________________________________________
Nome in stampatello: __________________________________________
Qualifica/ente: _______________________________________________
Data: ___________________ Ora: _________________________________
9. TESTIMONI (se presenti)
Nome e cognome: ______________________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________________________
Firma: _______________________________________________________
Nome e cognome: ______________________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________________________
Firma: _______________________________________________________
10. ALLEGATI (barrare e descrivere)
[ ] Copia della richiesta/atto delle autorità: _______________________
[ ] Copia documento d’identità del ricevente: ______________________
[ ] Etichetta/registrazione del supporto consegnato: _________________
[ ] Registro estrazioni / log del sistema: ___________________________
[ ] Altro (specificare): _________________________________________
Spazio per eventuali ulteriori note: ________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Firma del gestore/legale rappresentante: __________________________
Nome in stampatello: ___________________________________________
Data: ___________________ Ora: _________________________________
Fac simile verbale consegna immagini videosorveglianza Word
Il fac-simile in formato Word è predisposto per essere facilmente compilato, personalizzato con i dati dell’organizzazione e salvato come documento ufficiale da allegare al materiale consegnato. Scarica il modello, compilalo in tutte le sue parti e conservalo insieme ai registri delle estrazioni per eventuali verifiche.
Fac simile verbale consegna immagini videosorveglianza PDF
Il fac-simile in formato PDF è pronto per la stampa e la firma autografa; utile quando la consegna avviene in formato cartaceo o quando è richiesta una copia firmata da allegare al supporto fisico consegnato. Stampare, firmare e conservare una copia nel fascicolo delle consegne.
