In questa guida spieghiamo in cosa consiste il rimborso spese e mettiamo a disposizione un fac simile.
Rimborso Spese
Il rimborso spese è il meccanismo con cui chi sostiene un costo nell’interesse di un altro soggetto viene reintegrato dell’esborso. Nel rapporto di lavoro subordinato ha la funzione di tenere indenne il dipendente dai costi necessari per svolgere la prestazione, tipicamente in occasione di trasferte o missioni; nei rapporti di amministrazione e collaborazione rientra tra gli oneri che l’ente committente assume per consentire lo svolgimento dell’incarico; nella libera professione si intreccia con le regole sull’imponibilità dei corrispettivi e con la distinzione tra spese “anticipate in nome e per conto” e spese “riaddebitate”.
La prima distinzione concettuale è tra rimborso analitico e rimborso forfettario. Nel primo caso si restituisce il costo effettivamente sostenuto, dimostrato da documentazione fiscale idonea e coerente con la trasferta o con l’attività svolta; nel secondo caso si riconosce un importo predeterminato legato a parametri oggettivi, di regola il tempo o il luogo della missione. Esiste anche un modello misto, in cui una diaria copre oneri minori e una parte di costi più rilevanti viene rimborsata a piè di lista. La scelta fra i tre regimi non è neutra: incide sulla tassazione per il percettore, sulla contribuzione previdenziale, sulla deducibilità per il datore di lavoro e sulla tracciabilità in sede di controllo. Per questo conviene ancorarla a una policy interna che definisca quando si applica un criterio o l’altro, come si autorizzano le spese, quali massimali valgono e quali mezzi di pagamento sono ammessi.
Nel lavoro subordinato il trattamento fiscale e contributivo dipende dal tipo di rimborso e dal collegamento con la trasferta. Le somme rimborsate analiticamente per vitto, alloggio e trasporto, quando inerenti e documentate, di regola non concorrono a formare il reddito del dipendente e non sono soggette a contributi, fermo l’obbligo per l’azienda di conservarne la prova e dimostrarne la coerenza con l’attività. Le diarie forfettarie, invece, sono in parte o integralmente imponibili a seconda dell’ammontare, della durata e del fatto che coprano o meno spese di vitto e alloggio pagate direttamente dal datore di lavoro; i relativi limiti quantitativi sono fissati dalla normativa fiscale e dalla prassi e vanno verificati con attenzione perché soggetti ad aggiornamenti. Quando il lavoratore è “trasfertista” in senso tecnico, cioè abitualmente impiegato fuori sede senza un luogo fisso di lavoro, cambiano logiche e basi imponibili: il trattamento economico che remunera la maggiore usura e disagio è tendenzialmente imponibile, mentre restano esclusi dal reddito i rimborsi analitici delle spese vive sostenute nell’interesse del datore di lavoro.
Per le spese di trasporto con mezzo proprio il riferimento di prassi è l’uso di parametri standard, collegati a modelli e potenze dei veicoli, che consentono di calcolare un rimborso chilometrico omnicomprensivo. L’applicazione coerente di questi parametri e l’indicazione del tragitto, dello scopo della trasferta e del mezzo utilizzato sono centrali per l’esclusione da imposizione e per la deducibilità in capo all’impresa. Se l’azienda mette a disposizione carte carburante o auto aziendali, subentrano le regole sui fringe benefit e sull’uso promiscuo, con possibili riflessi in busta paga e in dichiarazione dei redditi.
Dal lato IVA e imposte dirette, la deducibilità per l’impresa e la detraibilità dell’imposta assolta dipendono dall’inerenza e dalla tipologia di spesa. Le spese di vitto e alloggio seguono regole speciali, con limiti e condizioni che distinguono tra costi sostenuti direttamente dall’azienda e costi rimborsati ai dipendenti; per l’IVA, la detrazione è spesso ammessa solo in misura limitata o subordinata a requisiti particolari, mentre in imposte dirette occorre misurare la deducibilità entro percentuali o plafond previsti. È cruciale che i documenti siano intestati correttamente e riportino gli elementi richiesti dalla normativa: la fattura elettronica o il documento commerciale “parlante” agevolano la detrazione, ma resta determinante la prova dell’inerenza.
Nei rapporti con professionisti e consulenti, la disciplina distingue tra spese anticipate “in nome e per conto”, che non formano base imponibile ai fini IVA né imponibile ai fini delle imposte dirette del professionista purché risultino da documenti intestati al committente e siano rendicontate come anticipazioni, e spese sostenute “in proprio” e riaddebitate, che invece seguono il trattamento fiscale e IVA del compenso principale, concorrendo alla formazione della base imponibile. La corretta qualificazione già in fase di incarico evita contestazioni su imponibilità e ritenute.
Una gestione conforme si fonda su autorizzazioni preventive, tracciabilità dei pagamenti e conservazione documentale. La richiesta di missione o l’ordine di servizio devono collegare la spesa all’oggetto dell’attività; l’uso di strumenti aziendali di pagamento riduce i rischi di errori e facilita la compliance antiriciclaggio; la rendicontazione tempestiva, con data, luogo, causale e collegamento a ordini o progetti, consente di dimostrare l’inerenza in caso di verifica. Quando si trattano documenti che contengono dati personali – per esempio referti sanitari allegati a missioni per visite obbligatorie, o scontrini che rivelano abitudini alimentari – è necessario limitare la raccolta ai soli dati pertinenti, oscurare informazioni eccedenti e definire tempi di conservazione coerenti con la finalità di rimborso, nel rispetto delle regole privacy.
La contrattualistica collettiva e aziendale può aggiungere ulteriori livelli di disciplina, prevedendo massimali, classi alberghiere, condizioni per l’uso dei taxi, criteri per l’erogazione di anticipi e per la valuta dei rimborsi in caso di trasferte all’estero. In presenza di lettere di credito, fondi europei o progetti finanziati, i regolatori impongono standard documentali particolarmente stringenti e talvolta impongono modelli di timesheet, report di viaggio e attestazioni del beneficiario finale, con effetti diretti sull’ammissibilità della spesa. Nei gruppi societari la materia incrocia anche le politiche 231, anticorruzione: spese di rappresentanza e omaggi devono essere tipizzate, autorizzate e proporzionate, per evitare che rimborsi legittimi scivolino in aree di rischio.
Nel lavoro agile e nelle forme ibride, il tema si sposta dalla trasferta al rimborso dei costi di funzionamento della postazione. La copertura di utenze domestiche, connessioni e strumenti di lavoro deve essere definita contrattualmente, distinguendo rimborsi veri e propri – esclusi dal reddito se collegati a costi effettivi e documentati – da somme forfettarie che, in mancanza di criteri oggettivi, possono assumere natura retributiva. Una soluzione trasparente è il riconoscimento di rimborsi calcolati su parametri verificabili (consumo medio, giornate di lavoro da remoto, canoni di connettività), accompagnati da idonea rendicontazione e da controlli proporzionati.
In caso di errore, doppio rimborso o spese non ammissibili, il recupero deve seguire regole chiare: comunicazione all’interessato, possibilità di contraddittorio, eventuale trattenuta nei limiti previsti e sanatoria fiscale con emissione dei documenti correttivi. Se l’inesatta rendicontazione integra condotte disciplinari o, nei casi più gravi, ipotesi penalmente rilevanti, occorre attivare i presìdi previsti dalle procedure interne e dai modelli organizzativi.
Fac Simile Rimborso Spese
Di seguito è possibile trovare un fac simile rimborso spese Word e PDF da scaricare.
