In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile richiesta ferie da scaricare e modificare in base alle proprie necessità.
Richiesta Ferie
Le ferie sono un diritto irrinunciabile del lavoratore e hanno la funzione di garantire riposo e recupero psico-fisico. In Italia il minimo legale è di quattro settimane l’anno: almeno due devono essere fruite nell’anno di maturazione, le restanti entro i diciotto mesi successivi, salvo previsioni migliorative del contratto collettivo. Il diritto alle ferie non può essere sostituito da denaro mentre il rapporto è in corso, e il datore di lavoro ha il dovere di metterti nelle condizioni di utilizzarle, pianificando per tempo e informandoti sul monte ore residuo e sulle scadenze. In caso di cessazione del rapporto, le ferie non godute vanno pagate con relativa indennità sostitutiva.
Le ferie maturano in proporzione al lavoro prestato secondo il contratto collettivo applicato; periodi come maternità obbligatoria, infortunio e malattia possono essere computati, mentre l’assenza ingiustificata o la sospensione disciplinare in genere non fanno maturare giorni. La pianificazione avviene conciliando le tue preferenze con le esigenze tecnico-organizzative: è buona prassi concordare con il responsabile le finestre di maggiore copertura, verificare i picchi produttivi e usare il portale HR o i canali previsti per la richiesta formale. Se l’azienda prevede chiusure collettive, queste incidono sulla programmazione e di solito consumano parte del monte ferie; informati in anticipo così da non scoprire a ridosso i giorni “bloccati”.
Il datore di lavoro può negare o differire le ferie se sussistono motivate esigenze organizzative, ma deve proporre soluzioni alternative ragionevoli e non può rinviare sistematicamente la fruizione oltre i limiti di legge o di contratto. Se ti è stato concesso un periodo e interviene una necessità aziendale sopravvenuta, lo spostamento dovrebbe essere eccezionale, motivato e, se provoca costi di prenotazioni non rimborsabili, può aprire uno spazio di ristoro economico secondo la contrattazione o la prassi interna. Un rifiuto immotivato o reiterato può essere contestato, tenendo traccia degli scambi con l’azienda.
Per evitare fraintendimenti, la richiesta dovrebbe indicare con chiarezza periodo, numero di giorni, residuo stimato e un recapito in caso di urgenze, rispettando il preavviso stabilito dal regolamento aziendale. È utile coordinarti prima informalmente con il team per coperture e consegne, aggiornare le attività su strumenti condivisi e indicare eventuali sostituzioni o deleghe, così da rendere agevole l’autorizzazione. Se il sistema aziendale è digitale, completa la procedura sulla piattaforma; se è prevista una comunicazione scritta, invia una mail alla funzione HR e al responsabile e conserva l’esito dell’approvazione.
Se dopo l’approvazione devi modificare il periodo, comunica tempestivamente le variazioni e chiedi la rettifica nel sistema HR. La revoca da parte aziendale dovrebbe essere eccezionale e motivata; se hai sostenuto spese non recuperabili a seguito di un ripensamento imposto, verifica con HR se è prevista una tutela economica. Per le ferie residue oltre i limiti temporali, concorda un piano di smaltimento; in molte realtà è previsto un richiamo automatico o un “piano ferie obbligatorio” per rientrare nei termini, perché l’azienda risponde del mancato godimento e dei rischi sanzionatori.
Se ti vedi negata la possibilità di fruire delle ferie entro i termini o riscontri un residuo che non tiene conto di quanto maturato, chiedi un riscontro scritto ad HR con il dettaglio di maturato, goduto e residuo, allegando eventuali buste paga e autorizzazioni pregresse. In assenza di soluzione, rivolgiti alla rappresentanza sindacale o a un consulente del lavoro per verificare contratto collettivo, regolamento interno e prassi; resta sempre prudente sui termini per eventuali azioni, perché i diritti connessi alle ferie seguono regole di prescrizione e decadenza che possono variare in base al contesto.
Esempi di Richiesta Ferie
Modello 1 – Richiesta ferie (email semplice)
Oggetto: Richiesta ferie dal __________ al __________
Buongiorno __________,
chiedo l’autorizzazione a fruire di n. ___ giorni di ferie dal __________ al __________, con rientro il __________. Alla data odierna il mio residuo risulta pari a ___ giorni. Ho predisposto il passaggio attività a __________ e inserirò un recapito di reperibilità per urgenze: __________.
Resto a disposizione per eventuali adeguamenti organizzativi.
Grazie e cordiali saluti.
Firma: __________
Telefono: __________
Modello 2 – Richiesta ferie (lettera/PEC formale)
Oggetto: Istanza di fruizione ferie maturate
Il/La sottoscritto/a __________, dipendente in forza presso __________ con contratto __________, chiede di poter fruire di n. ___ giorni di ferie maturate nel periodo dal __________ al __________, con rientro il __________.
Il monte ferie residuo, risultante dalle ultime rilevazioni, è pari a ___ giorni; la presente richiesta è formulata nel rispetto dei preavvisi previsti dal regolamento aziendale/CCNL. Le attività correnti saranno coperte da __________; eventuali urgenze potranno essere indirizzate a __________.
Si resta in attesa di cortese riscontro scritto di approvazione.
Firma: __________
Allegati: prospetto residuo ferie (se disponibile)
Modello 3 – Richiesta ferie con breve preavviso/urgenza motivata
Oggetto: Richiesta ferie con urgenza dal __________ al __________
Gentile ,
per sopravvenute esigenze personali/familiari documentabili (), chiedo l’autorizzazione a fruire di n. ___ giorni di ferie dal __________ al __________, con rientro il __________. Ho riorganizzato le consegne e trasferito le attività prioritarie a __________; lascio reperibilità al numero __________ per eventuali emergenze.
Comprendo il ridotto preavviso e resto disponibile a concordare eventuali aggiustamenti pur di garantire la copertura minima del servizio.
In attesa di conferma, grazie.
Firma: __________
Modello 4 – Richiesta ferie residue con piano di smaltimento
Oggetto: Programmazione fruizione ferie residue
Con la presente propongo la fruizione delle ferie residue pari a ___ giorni, con il seguente piano: dal __________ al __________ (n. ___ giorni) e dal __________ al __________ (n. ___ giorni), con rientri rispettivamente previsti il __________ e il __________. La pianificazione rispetta le finestre di minore carico indicate dal team e tiene conto delle chiusure collettive/turnazioni.
Ho predisposto passaggi e deleghe a __________; le attività critiche sono calendarizzate e documentate su __________. Chiedo cortese approvazione o, in alternativa, indicazioni per un calendario conforme alle esigenze organizzative entro __________.
Firma: __________
Recapito: __________
Fac Simile Richiesta Ferie
Di seguito è possibile trovare un fac simile richiesta ferie Word.
