In questo articolo mettiamo a disposizione un fac simile ricevuta affitto.
Come Compilare la Ricevuta Affitto
La ricevuta d’affitto è la quietanza con cui il locatore attesta di aver incassato il canone e, se previsto, gli oneri accessori riferiti a un determinato periodo del contratto. Nasce da un diritto del conduttore e da un dovere corrispondente del locatore: il codice civile riconosce a chi paga il potere di ottenere quietanza e, in mancanza, la prova del pagamento resta monca. Non è una fattura né un certificato fiscale quando il locatore è un privato senza partita IVA; è un documento civilistico che fa fede tra le parti e verso terzi su data, importo, causale e riferimenti del rapporto. Diventa invece parte della documentazione contabile se chi loca opera in regime IVA o esercita attività d’impresa, nel qual caso si emette fattura in luogo della semplice ricevuta.
Perché la ricevuta sia utile deve identificare senza ambiguità il contratto e il periodo pagato, distinguere il canone dalle spese e riportare la data in cui il denaro è effettivamente entrato nella disponibilità del locatore. Conviene indicare l’indirizzo dell’immobile, gli estremi essenziali del contratto registrato, il mese o la frazione cui si riferisce il pagamento, l’importo in cifre e in lettere, l’eventuale riparto di oneri condominiali o utenze se riversati insieme al canone, la modalità di incasso e l’eventuale riferimento al bonifico. La firma autografa del locatore in originale chiude la quietanza; in caso di trasmissione digitale la scansione è di regola accettata nei rapporti tra le parti, ma se il conduttore chiede l’originale cartaceo ha titolo per ottenerlo. Quando l’importo quietanzato supera la soglia prevista dall’imposta di bollo, occorre applicare una marca da 2 euro sull’originale consegnato al conduttore; l’obbligo sorge sulla ricevuta che documenta un pagamento superiore a 77,47 euro ed è prudente che il locatore la apponga prima della consegna, evitando sanzioni per imposta non assolta. Le parti possono accordarsi su chi sostiene il costo, ma in difetto di patti la regola generale vuole che sia a carico di chi richiede il rilascio.
Il contenuto della ricevuta dialoga con gli obblighi di tracciabilità e con le esigenze fiscali del conduttore. La legge non vieta in assoluto il contante entro i limiti vigenti, ma molte detrazioni o rimborsi collegati al canone richiedono pagamenti tracciabili; in questi casi la ricevuta non sostituisce la prova del bonifico, che resta il documento principale da esibire. Se il canone viene versato con bonifico o altro mezzo elettronico, l’estratto conto o la contabile dimostrano l’avvenuto pagamento, ma la ricevuta resta utile per chiarire l’imputazione al mese corretto, per attestare l’inclusione o l’esclusione di spese e per fissare con chiarezza eventuali acconti o conguagli. L’imputazione è un punto delicato: indicare espressamente che la somma estingue, ad esempio, “canone di marzo”, evita discussioni future su arretrati o compensazioni involontarie.
Il regime fiscale del locatore incide sulla forma ma non sull’esistenza della quietanza. Con la cedolare secca non si applicano IVA aggiornamenti ISTAT e non si emettono fatture; la ricevuta resta una semplice attestazione di incasso. Nelle locazioni commerciali con opzione per IVA o in capo a soggetti passivi che esercitano attività, la documentazione del canone segue le regole dell’imposta, e la “ricevuta” diventa fattura con tutti i requisiti di legge. Negli affitti brevi gestiti da privati senza partita IVA, la ricevuta all’ospite è una quietanza non fiscale; se l’incasso passa da un intermediario che opera ritenute, nella ricevuta si può dare conto del lordo corrisposto e delle trattenute effettuate a norma, fermo restando che i rapporti fiscali si regolano a parte tra locatore e fisco.
La ricevuta non è solo un pezzo di carta, ma un presidio probatorio da conservare. I canoni hanno termini di prescrizione più brevi rispetto alla regola decennale, perciò tenere in ordine le quietanze fino a estinzione di ogni possibile pretesa è una cautela ragionevole; il conduttore le conserverà insieme alle contabili, il locatore le annoterà in un partitario o in un fascicolo dedicato. Se si emette una ricevuta cumulativa per più mensilità, è utile che ciascun mese sia nominato, così da evitare che un pagamento corrisponda genericamente a “canoni 2024” senza distinguere eventuali periodi scoperti. Se accanto al canone si raccolgono spese vive per conto del condominio o degli enti fornitori, la ricevuta dovrebbe separare il canone dalle somme anticipate, rimandando per queste ultime a prospetti o giustificativi, perché l’accessorietà non trasforma le spese in canone e non muta la loro natura ai fini fiscali.
Gli errori più frequenti sono formali e si prevenono con attenzione. Una ricevuta senza data, senza firma o senza indicazione del periodo crea più problemi di quelli che risolve; una dicitura che parla di “saldo cauzione” quando si sta incassando il canone genera confusione sulla destinazione delle somme; una ricevuta ripetuta per un canone già quietanzato apre un fronte inutile. La chiarezza paga sempre: se si incassa un acconto, lo si scrive; se si chiude un residuo con un accordo a saldo e stralcio, lo si fa emergere nella causale o in un accordo separato da allegare. Non ha senso, invece, “trattenere la ricevuta” per indurre il conduttore a saldare voci contestate: il diritto alla quietanza sorge con il pagamento e negarlo espone a richieste formali, anche giudiziali.
Nella restituzione dell’immobile, la buona pratica è far dialogare il verbale di riconsegna con l’ultima ricevuta: il verbale attesta lo stato dei luoghi e la data di rilascio, la ricevuta chiude il capitolo dei canoni; se maturano conguagli per consumi o spese condominiali riferiti a periodi anteriori, li si tratta in sede separata con una distinta quietanza. La ricezione via PEC o posta elettronica della scansione firmata è spesso sufficiente nella quotidianità; quando serve un originale per ragioni specifiche (ad esempio detrazioni che richiedono documenti cartacei), ci si organizza per lo scambio fisico.
Esempio Ricevuta per Affitto
Modello 1 — Ricevuta canone mensile (locazione abitativa – cedolare secca o regime ordinario)
RICEVUTA DI PAGAMENTO CANONE DI LOCAZIONE
Locatore: ______________ CF: ______________ Indirizzo: ______________
Conduttore: ______________ CF: ______________ Indirizzo: ______________
Immobile locato: ______________ (indirizzo completo, piano, interno)
Contratto registrato al n. ______________ in data ______________ presso ______________
Periodo di riferimento: ______________ (es. “canone mese di ______________ 20__”)
Importo del canone: € ______________ (in lettere: ______________)
Oneri accessori inclusi nel versamento: € ______________ (eventuale)
Totale quietanzato: € ______________
Modalità di pagamento: ______________ (contanti/bonifico/assegno/altro)
Data incasso/valuta: ______________
Dichiaro di aver ricevuto dal/lla Sig./Sig.ra ______________ la somma sopra indicata a saldo del canone relativo al periodo specificato.
Luogo e data: ______________
Firma del locatore: _______________________________
(Se il totale quietanzato è superiore a € 77,47: marca da bollo da € 2,00 applicata e assolta in data ______________ – n. identificativo ______________)
Modello 2 — Ricevuta con pagamento tracciabile e separazione spese
RICEVUTA CANONE DI LOCAZIONE CON DETTAGLIO SPESE
Locatore: ______________ CF: ______________
Conduttore: ______________ CF: ______________
Immobile: ______________
Contratto: registrazione n. ______________ del ______________
Periodo: ______________
Canone mensile: € ______________
Spese condominiali a rimborso: € ______________ (riferimento preventivo/consuntivo: ______________)
Altre spese documentate: € ______________ (descrizione: ______________)
Totale versato: € ______________
Pagamento ricevuto a mezzo bonifico su IBAN ______________; CRO/ID operazione ______________; data valuta ______________.
La somma è quietanzata con imputazione al periodo indicato; eventuali ulteriori conguagli saranno rendicontati separatamente.
Luogo e data: ______________
Firma del locatore: _______________________________
(Marca da bollo da € 2,00, se dovuta: applicata in data ______________ – n. ______________)
Modello 3 — Ricevuta cumulativa per più mensilità e con conguaglio
RICEVUTA CUMULATIVA CANONI E CONGUAGLIO SPESE
Locatore: ______________ CF: ______________
Conduttore: ______________ CF: ______________
Immobile: ______________
Contratto: n. ______________ del ______________
Mensilità comprese nel versamento:
— ______________ 20__: canone € ______________
— ______________ 20__: canone € ______________
— ______________ 20__: canone € ______________
Conguaglio spese periodo ______________: € ______________ (allegato prospetto n. ______________)
Totale ricevuto e quietanzato: € ______________ (in lettere: ______________)
Modalità e data incasso: ______________
La presente attesta il saldo dei canoni e del conguaglio di cui sopra, senza pregiudizio per eventuali regolazioni future su spese documentate.
Luogo e data: ______________
Firma del locatore: _______________________________
(Marca da bollo da € 2,00, se dovuta: applicata in data ______________ – n. ______________)
Modello 4 — Ricevuta per locazione breve/turistica con intermediario (lordo, commissioni, ritenute)
RICEVUTA LOCAZIONE BREVE (NON IMPRESA) – QUIETANZA NETTA DA INTERMEDIARIO
Locatore: ______________ CF: ______________
Ospite/Conduttore: ______________ CF (se noto): ______________
Immobile: ______________
Periodo di soggiorno: dal ______________ al ______________ (n. notti ____)
Corrispettivo lordo pattuito: € ______________
Commissioni/servizi piattaforma/intermediario: € ______________
Eventuale ritenuta operata dall’intermediario ex art. 4 D.L. 50/2017: € ______________
Netto corrisposto al locatore: € ______________
Modalità di accredito: ______________ Data accredito: ______________ ID transazione/pagamento: ______________
La presente quietanza è rilasciata a mera attestazione dell’incasso netto indicato; gli adempimenti fiscali restano a carico del locatore secondo il regime prescelto.
Luogo e data: ______________
Firma del locatore: _______________________________
(Marca da bollo da € 2,00, se dovuta: applicata in data ______________ – n. ______________)
Modello Ricevuta per Affitto Word e PDF
Di seguito è possibile trovare il modello ricevuta affitto da scaricare.
Il modello è disponibile in due formati: Word e PDF, entrambi facilmente scaricabili. Questo assicurerà che sia facile da compilare, modificare e condividere, indipendentemente dal software che scegliete di utilizzare.
