Fac Simile Proposta di Assunzione

In questa guida mettiamo a disposizione un modello proposta di assunzione.

Come si Scrive la Proposta di Assunzione

La “proposta di assunzione” è quel documento, spesso chiamato anche lettera d’impegno o job offer, con cui il datore di lavoro anticipa per iscritto condizioni e intenzione di assumere una persona. Dal punto di vista giuridico può essere una semplice comunicazione di intenti, oppure diventare un vero e proprio pre–contratto vincolante (contratto preliminare di lavoro) a seconda di come la scrivi. Capire questa distinzione è fondamentale per evitare “promesse” che si trasformano in contenzioso, sia per il lavoratore sia per l’azienda.

In diritto civile la proposta di assunzione è un atto unilaterale con cui il datore manifesta la volontà di concludere un contratto di lavoro con determinate condizioni. Se contiene tutti gli elementi essenziali del rapporto (tipo di contratto, inquadramento, sede, retribuzione, decorrenza) ed è accettata dal candidato entro il termine indicato o entro un termine ragionevole, l’incontro delle volontà può essere considerato sufficiente a far nascere un vero vincolo contrattuale, anche se il materializzarsi del rapporto è rinviato a una data futura o alla firma di un contratto “definitivo”. In queste ipotesi, se una delle parti si tira indietro senza giustificato motivo, può essere chiamata a rispondere di responsabilità precontrattuale o, nei casi più chiari, di inadempimento di un vero e proprio contratto di lavoro già perfezionato, con possibili richieste di risarcimento del danno (per esempio un candidato che ha lasciato un altro impiego confidando nella proposta).

Se, invece, la proposta è formulata con formule prudenziali, l’effetto vincolante si attenua: diventa un impegno condizionato, che può legittimamente “cadere” se la condizione non si verifica. La differenza la fanno il linguaggio e la completezza del contenuto. Una mail generica del tipo “vorremmo prenderla con noi” non è la stessa cosa di una lettera su carta intestata che recita “La società si impegna ad assumerLa a decorrere dal…”. Per questo, lato azienda, è importante decidere se si vuole semplicemente anticipare al candidato l’intenzione di assumere, in attesa di ulteriori passaggi, oppure se si vuole già concludere un accordo vincolante sulle condizioni.

Sul piano contenutistico, una proposta di assunzione “seria” dovrebbe specificare almeno: il soggetto datore (denominazione, sede, eventuale gruppo di appartenenza), il tipo di contratto che si intende offrire (tempo indeterminato, determinato con indicazione puntuale del termine e delle eventuali causali, apprendistato, part-time con percentuale, lavoro intermittente, ecc.), l’inquadramento nel contratto collettivo applicato (livello, categoria, CCNL di riferimento), la retribuzione lorda annua o la paga base mensile e gli eventuali elementi variabili o premi, la sede di lavoro e, se rilevante, la possibilità di trasferte o smart working, la data di inizio prevista, l’eventuale periodo di prova e la sua durata. Inserire questi elementi non è un vezzo ma serve a evitare incomprensioni: se il candidato accetta credendo di avere un full time in sede X e poi si trova un part-time in sede Y, la contestazione è quasi inevitabile.

Dal punto di vista formale non c’è l’obbligo di atto scritto per la validità del contratto di lavoro, ma la legge impone al datore l’obbligo di consegnare per iscritto le informazioni essenziali sul rapporto (cosiddetto “obbligo informativo”) entro termini brevi dall’inizio del lavoro. La proposta di assunzione può quindi svolgere una duplice funzione: precontrattuale, come manifestazione di volontà; e informativa, anticipando quelle indicazioni su orario, ferie, preavviso, inquadramento, retribuzione, che comunque dovranno essere fornite. Più è precisa e allineata a ciò che poi verrà effettivamente inserito nella lettera di assunzione/contratto, meno spazio ci sarà per contestazioni su promesse non mantenute.

Un terreno delicato sono le condizioni sospensive o risolutive inserite nella proposta. È legittimo subordinare l’efficacia dell’assunzione al rilascio di un nulla osta di soggiorno per un lavoratore extracomunitario, al superamento di una visita medica di idoneità o alla conclusione positiva di controlli su conflitti di interesse per posizioni particolari, ma queste condizioni devono essere specifiche e ragionevoli. Condizioni generiche del tipo “salvo verifica insindacabile dell’azienda” rischiano di essere lette come clausole di puro stile, che non ti mettono al riparo da responsabilità se, in realtà, il candidato si è organizzato la vita contando su quell’offerta. In più, condizioni che danno al solo datore la possibilità di sciogliersi ad libitum possono essere viste con sospetto dal giudice in caso di contenzioso.

Per il candidato, accettare una proposta è un atto che va ponderato. Se dalla lettera risulta con chiarezza che si tratta di un impegno vincolante, l’accettazione crea aspettative giuridicamente rilevanti: lasciare un posto di lavoro stabile in base a una proposta di questo tipo che poi viene ritirata senza ragioni oggettive può aprire margini per una richiesta di risarcimento, ma si entra in logiche probatorie complesse, in cui contano anche i comportamenti di entrambe le parti nella fase precontrattuale. Se la proposta è più vaga, il rischio per chi lascia il vecchio lavoro senza attendere la firma del contratto vero e proprio cresce sensibilmente. Una buona prassi per il lavoratore è chiedere la formalizzazione per iscritto di tutti i punti essenziali (durata del contratto, retribuzione, periodo di prova, orario, sede) prima di assumere impegni irreversibili.

Ci sono poi alcuni profili specifici che influiscono sulla proposta. Per i contratti a termine la legge richiede la presenza di causali oltre una certa durata o oltre un certo numero di rinnovi/proroghe; se nella proposta si dichiara un contratto a termine di lunga durata senza considerare questi vincoli, il rischio è quello di partire con un assetto non conforme che verrà corretto in corsa o contestato. Nei contratti di apprendistato è necessario che nella proposta si faccia riferimento al piano formativo, alla qualifica oggetto di formazione, alla durata minima e ai livelli retributivi ridotti previsti dal CCNL: un’apprendistato “monco”, annunciato solo come “contratto di apprendistato” senza contenuti formativi, è più esposto a contestazioni.

Un altro profilo da considerare è la protezione dei dati e la verifica delle condizioni personali del candidato. La proposta non deve contenere richieste o condizioni discriminatorie (per esempio legate a età, sesso, gravidanza, salute, convinzioni personali) perché sarebbe in contrasto con la normativa antidiscriminatoria sul lavoro. Se l’azienda effettua controlli su precedenti penali, carichi pendenti o referenze, deve farlo nel rispetto dei limiti legali e richiedere gli elementi strettamente necessari; la proposta non può essere subordinata a controlli generalizzati senza base giuridica.

Sul piano pratico, per l’azienda è utile prevedere nella proposta una clausola che chiarisca che il rapporto di lavoro nascerà solo con la firma del contratto e con l’avvio effettivo della prestazione, mantenendo però la coerenza tra proposta e contratto per non cadere nella contraddizione di usare la clausola come scudo per cambiare poi le carte in tavola. Una formula equilibrata può essere quella che definisce la proposta come impegno ad assumere salvo sopravvenienze oggettive, indicando un termine di efficacia entro il quale il candidato deve accettare, decorso il quale la proposta perde automaticamente i suoi effetti. Questo evita proposte “dimenticate” che dopo mesi possono riapparire in mano a candidati delusi.

Dal lato del lavoratore, una volta ricevuta la proposta, ha senso rispondere per iscritto, anche se è arrivata via mail, confermando l’accettazione e, se necessario, chiedendo alcuni chiarimenti prima di dire sì definitivo. Anche una semplice risposta del tipo “accetto la proposta alle condizioni indicate nella vostra lettera del…” contribuisce a cristallizzare il contenuto dell’intesa. Se la proposta è stata fatta in maniera informale (telefonata o colloquio), è sempre meglio chiedere una conferma scritta prima di assumere impegni forti.

Esempio di Proposta di Assunzione

Oggetto: Proposta di assunzione

Facciamo seguito alle intese intercorse per formularLe la proposta di assunzione alle dipendenze della nostra società con decorrenza dal……
La proposta riguarda l’assunzione (a tempo indeterminato/determinato/altro) presso la nostra azienda, sede di …, a decorrere dal … , con mansioni di … .
Le precisiamo che il rapporto di lavoro sarà regolato, sia per gli aspetti economici che normativi, dal vigente contratto collettivo di lavoro del settore … e successivi rinnovi.
Le anticipiamo altresì:
– che le mansioni assegnate comportano l’attribuzione della qualifica di … e l’inquadramento nel livello … della classificazione contrattuale.
– che l’orario normale di lavoro è di … ore settimanali, distribuite dal lunedì al venerdì dalle ore….alle ore……
– che la retribuzione mensile – da erogarsi per ….. mensilità – è complessivamente pari a euro … .
– che la sede di lavoro può variare in funzione delle esigenze aziendali.
La presente proposta decadra’ qualora non venga accettata alle condizioni sopra esposte entro il ………………………

Voglia restituirci l’unita copia della presente lettera, sottoscritta in segno di integrale accettazione e per conferma.

Luogo e data ……………………..
Firma del datore di lavoro

Per accettazione
Firma del lavoratore