Modello Preventivo Word e PDF

In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile di preventivo e spieghiamo quali sono le regole da seguire per scrivere questo tipo di documento.

Come Realizzare un Preventivo

Quando ci si trova a dovere creare una collaborazione lavorativa, è consigliabile mettere le cose in chiaro fin dall’inizio soprattutto in termini di retribuzione.

Comunicare con un cliente tramite un preventivo è uno dei primi passi, se non il primo, da compiere per garantire a entrambe le parti un rapporto lavorativo duraturo e di sicura serietà. Innanzitutto, se vogliamo essere certi che il nostro preventivo sia efficace, dobbiamo pensare oltre alle semplici cifre concentrandoci soprattutto sul tipo di comunicazione. Molto spesso, infatti, è proprio il nostro modo di porci a giocare un ruolo di primaria importanza nell’approvazione di un preventivo.

Ovviamente il preventivo cambia a seconda dell’oggetto, un preventivo per ristrutturazione casa è diverso da uno per la manutenzione della caldaia, ma alcuni elementi sono sempre presenti. Vediamo quali sono gli elementi che non posso assolutamente mancare in un preventivo.
-Intestazione, dati e riferimenti
All’inizio identifica senza ambiguità le parti e il documento. Inserisci i dati del fornitore e del cliente, il numero progressivo del preventivo, la data di emissione, l’eventuale riferimento alla richiesta del cliente o alla tua offerta tecnica, il progetto o cantiere di destinazione e i recapiti per chiarimenti. Queste informazioni rendono il testo rintracciabile, semplificano la contabilità e, se il cliente approva, agevolano la trasformazione del preventivo in ordine o contratto.
-Oggetto, ambito e risultati attesi
Descrivi con parole semplici che cosa farai e, soprattutto, che cosa consegnerai. È consigliabile ancorare l’offerta a risultati osservabili: un elaborato, un componente installato, una campagna pubblicata, un servizio erogato per un certo periodo. Se il lavoro è articolato, spiega come dividerai le attività in fasi e quali sono i criteri che userai per dichiarare “finita” ogni fase, per esempio l’approvazione di un layout, il rilascio in produzione o la chiusura di test. Quando servono prerequisiti a carico del cliente, come accessi, materiali o decisioni entro una certa data, scrivili espressamente perché condizionano tempi e costi.
-Prezzi, unità di misura e imposte
Scegli un modello di prezzo coerente con il rischio e con il controllo che puoi esercitare. È possibile proporre un importo a corpo per un risultato definito, un prezzo a misura con tariffe orarie o per unità e un modello misto quando una parte è prevedibile e un’altra dipende da variabili esterne. Specifica l’unità di misura di ogni voce, indica se il prezzo è al netto o al lordo di imposte e oneri e segnala l’aliquota IVA applicabile oppure il regime di non imponibilità quando ricorre. Se esistono rimborsi spese, chiarisci se sono inclusi o se verranno rendicontati, con che criteri e quali massimali si applicano.
-Tempi, validità dell’offerta e condizioni di pagamento
Collega le scadenze alla data di accettazione o a un calendario preciso. La validità dell’offerta ha una data di scadenza per proteggerti da variazioni di costo e per invitare il cliente a decidere. Le condizioni di pagamento dovrebbero essere proporzionate al rischio: anticipo alla conferma per impegni immediati, stati di avanzamento per lavori lunghi, saldo a consegna o a collaudo. Indica mezzi di pagamento ammessi, eventuali ritardi con interessi o sospensione delle attività e, se utile, una clausola di riserva di proprietà sui beni forniti fino all’integrale pagamento.
-Ipotesi di lavoro, esclusioni e variazioni
Ogni preventivo si basa su ipotesi. Scrivi quelle che, se cambiano, fanno cambiare prezzo o tempi: disponibilità di ambienti, orari di accesso, dati forniti dal cliente, standard qualitativi richiesti. Le esclusioni servono a evitare equivoci: non sono negazioni di servizio, ma confini del perimetro. Le variazioni devono avere una procedura semplice: richiesta scritta, valutazione di impatto su costi e tempi, approvazione prima di eseguire. Questo evita extracosti contestati e consente di mantenere il controllo sul margine.
-Garanzie, responsabilità e conformità
Se offri garanzie su materiali o prestazioni, precisa durata, cosa coprono e cosa escludono. Per i servizi, la garanzia può consistere in correzioni entro un certo periodo o in livelli di servizio con tempi di risposta e ripristino. Inserisci limitazioni di responsabilità ragionevoli, il riferimento a norme o standard adottati e, dove rilevante, note su sicurezza, privacy e gestione dei dati. Quando tratti dati personali per conto del cliente, anticipa che fornirai l’accordo di nomina a responsabile del trattamento o le istruzioni necessarie.
-Accettazione e forma del consenso
Indica come si accetta il preventivo: firma digitale, firma autografa su copia, ordine di acquisto o conferma via PEC. Collega l’accettazione alle condizioni generali e allega, se presenti, i tuoi termini standard. È utile prevedere che l’avvio lavori valga come accettazione solo se accompagnato dalla conferma economica e, quando richiesto, dall’anticipo. Includi la clausola sulla legge applicabile e il foro competente o, se preferisci, una soluzione ADR o mediazione prima di ogni contenzioso.

La leggibilità incide sull’esito. Usa una struttura ordinata con titoli chiari, un linguaggio misurato e numeri facili da confrontare. Evita sigle non spiegate, controlla ortografia e coerenza tra testo e cifra, verifica che i totali corrispondano alla somma delle voci e che la valuta sia univoca. Aggiungi, se serve, una sezione di domande frequenti sul progetto specifico per anticipare perplessità e accelerare la decisione. Prima dell’invio, rileggi come se fossi il cliente e chiediti se, con quelle sole informazioni, saresti in grado di approvare senza ulteriori mail.

Esempi Preventivo

Modello 1 – Preventivo per servizi professionali (a corpo)

Numero preventivo: __________
Data: __________
Fornitore: __________ C.F./P.IVA: __________ PEC: __________ Tel: __________
Cliente: __________ C.F./P.IVA: __________ Indirizzo: __________ Referente: __________

Oggetto dell’incarico: __________
Descrizione dei servizi inclusi: __________
Risultati attesi/consegne: __________
Prerequisiti a carico del cliente: __________

Corrispettivo a corpo: € __________ oltre IVA __________%
Spese e rimborsi inclusi/esclusi: __________
Tempi di esecuzione: avvio __________, consegna entro __________
Validità dell’offerta: fino al __________

Condizioni di pagamento: acconto € __________ alla conferma; saldo € __________ a __________ giorni data fattura
Esclusioni/varianti: __________
Garanzia/assistenza post-consegna: __________

Note privacy e riservatezza: __________

Accettazione cliente (data e firma): __________
IBAN per pagamenti: __________

Modello 2 – Preventivo a misura/tempo per consulenza

Numero preventivo: __________
Data: __________
Fornitore: __________ C.F./P.IVA: __________ PEC: __________
Cliente: __________ C.F./P.IVA: __________

Oggetto: __________
Ambito e obiettivi: __________

Tariffe orarie/giornaliere:
Profilo __________ – € __________/ora o € __________/giorno
Profilo __________ – € __________/ora o € __________/giorno

Stima impegno: n. __________ ore/giorni per periodo __________
Materiali/licenze non inclusi: __________
Reportistica e deliverable: __________

Condizioni economiche: fatturazione mensile a consuntivo/anticipi come segue __________
IVA: __________% Rimborsi spese: criteri __________ Massimale rimborsi: € __________
Termini di pagamento: __________ giorni data fattura

Finestra di esecuzione: dal __________ al __________
Validità offerta: fino al __________
Clausola variazioni: attività extra previa approvazione scritta del cliente

Accettazione cliente (data e firma): __________
IBAN: __________

Modello 3 – Preventivo lavori e forniture (edile/impianti)

Numero preventivo: __________
Data: __________
Impresa/Fornitore: __________ C.F./P.IVA: __________ SOA/Abilitazioni: __________
Cliente/Cantiere: __________ Indirizzo lavori: __________ DL/Referente: __________

Oggetto lavorazioni/forniture: __________
Descrizione tecnica e capitolato di riferimento: __________
Cronoprogramma: inizio __________, fine __________

Prezzi a corpo/a misura:
Voce 1 __________ – UM __________ – Q.tà __________ – Prezzo unit. € __________ – Totale € __________
Voce 2 __________ – UM __________ – Q.tà __________ – Prezzo unit. € __________ – Totale € __________
Subtotale € __________ Oneri sicurezza non soggetti a ribasso € __________ IVA __________% Totale € __________

Inclusioni: materiali, posa, collaudi, smaltimenti, certificazioni: __________
Esclusioni: opere murarie, pratiche, oneri terzi, altro: __________
Garanzie e certificazioni: __________
Modalità collaudo/consegna: __________

Pagamenti: acconto € __________; SAL n. ___ da € __________; saldo a collaudo entro __________ giorni
Validità preventivo: fino al __________
Note e autorizzazioni necessarie: __________

Accettazione cliente (data e firma): __________
IBAN: __________

Modello 4 – Preventivo fornitura prodotti (B2B/B2C)

Numero preventivo: __________
Data: __________
Fornitore: __________ C.F./P.IVA: __________ Indirizzo spedizione da: __________
Cliente: __________ C.F./P.IVA: __________ Indirizzo consegna: __________

Prodotti offerti:
Articolo __________ Cod. __________ Q.tà __________ Prezzo unit. € __________ Tot. € __________
Articolo __________ Cod. __________ Q.tà __________ Prezzo unit. € __________ Tot. € __________

Subtotale merci € __________
Sconti/Promozioni: __________
Trasporto € __________ Imballo € __________ Assicurazione € __________
IVA __________% Totale offerta € __________

Tempi di consegna: __________
Resa/Incoterms: __________
Garanzia: __________
Politica resi: __________

Pagamento: __________ (bonifico/anticipato/contraff.) a __________ giorni
Validità offerta: fino al __________
Note tecniche e compatibilità: __________

Accettazione cliente (data e firma): __________
IBAN: __________

Modello 5 – Preventivo servizi ricorrenti/abbonamento (SaaS/manutenzione)

Numero preventivo: __________
Data: __________
Provider: __________ C.F./P.IVA: __________ Contatti supporto: __________
Cliente: __________ C.F./P.IVA: __________ Referente: __________

Servizio/Abbonamento: __________
Piano e livelli di servizio (SLA): tempi risposta __________, tempi ripristino __________
Periodo contrattuale: dal __________ al __________ con rinnovo __________

Canone mensile/trimestrale/annuale: € __________ oltre IVA __________%
Setup/attivazione una tantum: € __________
Servizi inclusi: __________
Servizi opzionali a listino: __________

Fatturazione: anticipata/posticipata con scadenza __________ giorni
Modalità pagamento: __________
Validità dell’offerta: fino al __________
Policy upgrade/downgrade: __________
Recesso/disdetta: preavviso __________ giorni

Note privacy/DPA se trattamento dati: __________

Accettazione cliente (data e firma): __________
IBAN: __________