In questa guida mettiamo a disposizione un modello conferma d’ordine.
Conferma d’Ordine
La conferma d’ordine, nella prassi commerciale, è il momento successivo all’invio di un ordine da parte di un cliente.
Si tratta di una fase cruciale nella definizione contrattuale che porta alla esecuzione di una fornitura o vendita di un prodotto, infatti è proprio questa la fase nella quale vengono dichiarate per esteso non solo le qualità e le caratteristiche del prodotto ma anche le condizioni contrattuali alle quali verrà fornito o prodotto.
Infatti, prima di giungere alla sottoscrizione di un vero e proprio contratto, tra cliente e fornitore possono intercorrere vari momenti, nel corso dei quali si definisce sempre con più precisione, non solo il prezzo, ma tutti quelli che sono gli elementi del contratto.
Una volta che la proposta è sufficientemente precisa, il cliente invia al proprio fornitore l’ordine, nel quale definisce quantitativi di prodotto richiesto, tipologia e le altre caratteristiche e condizioni.
A questo documento risponderà il fornitore con la conferma d’ordine, la quale ovviamente notifica al cliente che si è ricevuto un ordine da parte dello stesso. Tuttavia la conferma d’ordine non si limita a questo.
Essa, infatti, definisce integralmente il prodotto ed il servizio che deve essere fornito nonché le relative condizioni di fornitura. Il servizio che verrà fornito o il prodotto è descritto in modo dettagliato, indicandone anche data di consegna, eventuali condizioni di resa, dati di trasporto e di imballo. In più nella conferma d’ordine viene dettagliata anche la lista della documentazione che verrà consegnata al cliente.
In aggiunta a tutto ciò, nel caso si tratti di prodotti e servizi particolarmente complessi e che necessitano di specifiche tecniche, in allegato alla conferma d’ordine verranno trasmesse tutte le informazioni tecniche definitive relative al prodotto.
Ovviamente questo trova attuazione nelle aziende che si sono dotate di una struttura complessa, ovvero generalmente nelle aziende medio grandi, che possiedono procedure definite e standardizzate. Per i piccoli artigiani, invece, in cui la trattativa con il cliente è ancora condotta in modo personale, la conferma d’ordine avviene per lo più in forma verbale.
Esempi di Conferma d’Ordine
Modello 1 – Conferma d’ordine standard prodotti
Oggetto: Conferma d’ordine n. ___________________
Spett.le ___________________,
con la presente confermiamo di aver ricevuto il Vostro ordine n. ___________________ del ________________ relativo alla fornitura dei seguenti prodotti: ___________________.
L’esecuzione dell’ordine avverrà alle condizioni di seguito riepilogate:
– Importo totale (IVA esclusa/inclusa): € ___________________
– Termini di pagamento: ___________________
– Indirizzo di consegna: ___________________
– Data prevista di consegna/spedizione: ________________
– Resa e condizioni di trasporto: ___________________
Salvo diversa comunicazione da parte Vostra entro ________________, il presente documento costituirà conferma definitiva dell’ordine e accettazione delle condizioni generali di vendita già da Voi conosciute.
Restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e porgiamo cordiali saluti.
Luogo e data: ________________
Per ___________________
___________________ (nome e qualifica)
Firma ___________________
Modello 2 – Conferma d’ordine con lieve variazione condizioni
Oggetto: Conferma d’ordine n. ___________________ con adeguamento condizioni
Gentile ___________________,
facciamo seguito al Vostro ordine n. ___________________ del ________________ per la fornitura di ___________________.
Confermiamo la nostra disponibilità ad evaderlo alle seguenti condizioni:
– Importo prodotti: € ___________________
– Spese di trasporto: € ___________________
– Totale (IVA esclusa/inclusa): € ___________________
– Data prevista di consegna: ________________
– Termini di pagamento: ___________________
Rispetto alla Vostra richiesta originaria, Vi segnaliamo il seguente adeguamento: ___________________ (es. modifica quantità, sostituzione articolo, variazione tempi di consegna).
Vi invitiamo a volerci restituire copia della presente controfirmata per accettazione entro il ________________. In mancanza di riscontro entro tale data, provvederemo comunque all’esecuzione secondo quanto sopra indicato, salvo Vostre diverse comunicazioni.
RingraziandoVi per la fiducia, porgiamo cordiali saluti.
Luogo e data: ________________
Per ___________________
___________________ (nome e qualifica)
Firma ___________________
Modello 3 – Conferma d’ordine servizi / consulenza
Oggetto: Conferma d’ordine per servizi di ___________________ – rif. ___________________
Spett.le ___________________,
con riferimento alla Vostra richiesta del ________________, confermiamo l’accettazione dell’ordine relativo alla prestazione dei servizi di ___________________ secondo le modalità di seguito indicate:
– Oggetto dell’incarico: ___________________
– Durata prevista: dal ________________ al ________________
– Corrispettivo complessivo: € ___________________ (oltre/compresa IVA)
– Modalità di fatturazione: ___________________ (es. acconto/saldo, canoni periodici)
– Termini di pagamento: ___________________
Resta inteso che i servizi saranno resi nel rispetto delle condizioni generali allegate alla presente che si intendono espressamente accettate. Eventuali attività ulteriori rispetto a quanto sopra definito saranno oggetto di specifica approvazione e quotazione.
Vi preghiamo di comunicarci eventuali osservazioni entro il ________________. In difetto, daremo corso all’esecuzione dell’ordine nei termini indicati.
Distinti saluti.
Luogo e data: ________________
Per ___________________
___________________ (nome e qualifica)
Firma ___________________
Modello 4 – Conferma d’ordine con anticipo / acconto
Oggetto: Conferma d’ordine n. ___________________ e richiesta acconto
Spett.le ___________________,
con riferimento al Vostro ordine n. ___________________ del ________________ per ___________________, confermiamo l’accettazione dello stesso alle seguenti condizioni economiche e operative:
– Importo complessivo fornitura: € ___________________ (oltre/compresa IVA)
– Acconto richiesto all’ordine: € ___________________
– Saldo alla consegna / a ___________________ giorni data fattura
– Data prevista consegna: ________________
– Luogo di consegna: ___________________
L’avvio della produzione/prestazione è subordinato alla ricezione dell’acconto sopra indicato, da versarsi a mezzo ___________________ sul seguente IBAN: ___________________.
Vi invitiamo pertanto a procedere al pagamento entro il ________________ e a trasmetterci copia della contabile, così da poter confermare il cronoprogramma della fornitura.
Ringraziando per la preferenza accordataci, porgiamo cordiali saluti.
Luogo e data: ________________
Per ___________________
___________________ (nome e qualifica)
Firma ___________________
Modello 5 – Conferma d’ordine e condizioni generali di vendita
Oggetto: Conferma d’ordine / Order Confirmation n. ___________________
Spett.le ___________________,
la presente fa seguito alla Vostra proposta d’ordine del ________________ e ne costituisce conferma. Di seguito riepiloghiamo i termini della fornitura:
– Descrizione prodotti/servizi: ___________________
– Quantità: ___________________
– Prezzo unitario: € ___________________
– Totale ordine: € ___________________ (oltre/compresa IVA)
– Consegna prevista entro il ________________ presso ___________________
– Termini di pagamento: ___________________
La fornitura è regolata dalle nostre Condizioni Generali di Vendita, che si allegano e che dichiarate di conoscere e accettare integralmente. In caso di difformità tra quanto indicato nel Vostro ordine e quanto riportato nella presente, prevarranno le condizioni qui indicate, salvo Vostro diverso accordo scritto entro il ________________.
Rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e confermiamo la nostra disponibilità a supportarVi in tutte le fasi della fornitura.
Cordiali saluti.
Luogo e data: ________________
Per ___________________
___________________ (nome e qualifica)
Firma ___________________
Fac Simile Conferma d’Ordine Word e PDF
Di seguito è disponibile un modello conferma d’ordine da scaricare.
