La conferma d’ordine, nella prassi commerciale, è il momento successivo all’invio di un ordine da parte di un cliente.
Si tratta di una fase cruciale nella definizione contrattuale che porta alla esecuzione di una fornitura o vendita di un prodotto, infatti è proprio questa la fase nella quale vengono dichiarate per esteso non solo le qualità e le caratteristiche del prodotto ma anche le condizioni contrattuali alle quali verrà fornito o prodotto.
Infatti, prima di giungere alla sottoscrizione di un vero e proprio contratto, tra cliente e fornitore possono intercorrere vari momenti, nel corso dei quali si definisce sempre con più precisione, non solo il prezzo, ma tutti quelli che sono gli elementi del contratto.
Una volta che la proposta è sufficientemente precisa, il cliente invia al proprio fornitore l’ordine, nel quale definisce quantitativi di prodotto richiesto, tipologia e le altre caratteristiche e condizioni.
A questo documento risponderà il fornitore con la conferma d’ordine, la quale ovviamente notifica al cliente che si è ricevuto un ordine da parte dello stesso. Tuttavia la conferma d’ordine non si limita a questo.
Essa, infatti, definisce integralmente il prodotto ed il servizio che deve essere fornito nonché le relative condizioni di fornitura. Il servizio che verrà fornito o il prodotto è descritto in modo dettagliato, indicandone anche data di consegna, eventuali condizioni di resa, dati di trasporto e di imballo. In più nella conferma d’ordine viene dettagliata anche la lista della documentazione che verrà consegnata al cliente.
In aggiunta a tutto ciò, nel caso si tratti di prodotti e servizi particolarmente complessi e che necessitano di specifiche tecniche, in allegato alla conferma d’ordine verranno trasmesse tutte le informazioni tecniche definitive relative al prodotto.
Ovviamente questo trova attuazione nelle aziende che si sono dotate di una struttura complessa, ovvero generalmente nelle aziende medio grandi, che possiedono procedure definite e standardizzate. Per i piccoli artigiani, invece, in cui la trattativa con il cliente è ancora condotta in modo personale, la conferma d’ordine avviene per lo più in forma verbale.