La caparra confirmatoria è una somma di denaro che un cliente versa a un hotel al momento della prenotazione di una camera. Questo pagamento anticipato serve come garanzia sia per l’hotel che per l’ospite, confermando l’impegno reciproco a rispettare la prenotazione. Nel caso in cui il cliente decida di cancellare la prenotazione senza rispettare i termini stabiliti, l’hotel ha il diritto di trattenere la caparra come compensazione per la perdita subita. Al contrario, se è l’hotel a non poter rispettare la prenotazione, il cliente ha diritto a ricevere il doppio dell’importo versato come caparra. Questa pratica tutela entrambe le parti, assicurando serietà e impegno nel rispetto degli accordi presi.
Come compilare una caparra confirmatoria per un hotel
La caparra confirmatoria in ambito alberghiero è la somma che l’ospite versa all’hotel quando la prenotazione è stata accettata e si vuole “blindare” l’impegno reciproco: la struttura si obbliga a tenere la camera alle condizioni pattuite e il cliente si impegna ad arrivare e a pagare il soggiorno. Se poi la prestazione non si realizza per inadempimento del cliente, la caparra resta all’hotel; se è l’hotel a non adempiere, deve restituire il doppio. Se il soggiorno avviene regolarmente, l’importo si imputa al prezzo totale o viene restituito secondo quanto concordato. È diverso dall’acconto: l’acconto è già un pagamento del prezzo del soggiorno e segue la sua disciplina contabile e fiscale; la caparra, invece, ha funzione di garanzia e non è automaticamente imponibile o fatturabile come corrispettivo finché non viene imputata al prezzo. È diversa anche dalla caparra penitenziale, che serve a esercitare un recesso a pagamento stabilito in anticipo: se vuoi offrire una cancellazione “libera” contro un importo fisso, devi chiamare quella somma penale o caparra penitenziale e scriverlo chiaramente.
Per scrivere bene una clausola di caparra confirmatoria in hotel conviene mettere nero su bianco chi sono le parti con i loro dati essenziali, quale camera o tipologia è stata riservata con date di arrivo e partenza, quale tariffa si applica, a quanto ammonta la caparra in cifre e in lettere, con quale mezzo viene versata e quale sarà la sua destinazione in caso di soggiorno regolare o di mancata presentazione. Le politiche di cancellazione vanno rese esplicite, collegando chiaramente la caparra ai tempi: puoi prevedere che fino a un certo termine la prenotazione sia cancellabile senza perdita, con restituzione integrale della caparra, mentre oltre quel termine l’hotel trattiene la caparra come conseguenza dell’inadempimento; se vuoi prevedere il recesso “sempre” possibile contro una somma predeterminata, stai disegnando una penale o una caparra penitenziale e devi dirlo, chiarendo che la somma copre l’esercizio del recesso e sostituisce gli effetti della caparra confirmatoria.
Nei contratti a distanza con i consumatori è utile ricordare che il diritto di recesso generalista non si applica alle prestazioni di alloggio per periodi determinati, quindi la cancellazione segue esclusivamente le condizioni contrattuali: proprio per questo la chiarezza testuale evita fraintendimenti. Per la prova e la tracciabilità è preferibile il bonifico o un pagamento elettronico con causale esplicita che richiami la prenotazione; al momento dell’incasso rilascia una ricevuta che qualifichi correttamente la somma come caparra confirmatoria su quella specifica prenotazione. Se gestisci molte prenotazioni, puoi usare un deposito fiduciario (es. preautorizzazione sulla carta) fino alla data limite, incassando poi solo se scatta la perdita della caparra; in alternativa puoi incassare subito ma disciplinare nella clausola se e quando la somma diventa acconto o resta caparra.
Quando la prenotazione va a buon fine, al check-in o al saldo imputi la caparra al prezzo e la riporti nel documento commerciale/fattura di soggiorno; se la prenotazione viene cancellata nei termini gratuiti, restituisci integralmente con la stessa modalità di incasso; se la cancellazione è tardiva o c’è no-show, applica quanto scritto nella clausola e conserva la documentazione di supporto (condizioni accettate, conferma, evidenze dei tentativi di contatto). Se offri tariffe diverse (flessibile, semi-flessibile, non rimborsabile), usa formule coerenti: nelle non rimborsabili è più corretto parlare di acconto/penale che di caparra confirmatoria, perché l’effetto economico è la definitiva imputazione della somma anche senza soggiorno; nelle flessibili ha più senso la caparra confirmatoria vera e propria con termini di cancellazione e restituzione.
Esempio di caparra confirmatoria per un hotel
Il/La sottoscritto/a
[Nome e Cognome]
nato/a a [Luogo di nascita] prov. [Prov.] il [Data di nascita]
e residente a [Residenza] prov. [Prov.]
in via [Indirizzo] n.ro [Numero]
Codice fiscale: [Codice Fiscale]
DICHIARA
di aver ricevuto in data odierna
dal/la signor/a [Nome e Cognome del cliente]
nato/a a [Luogo di nascita] prov. [Prov.] il [Data di nascita]
e residente a [Residenza] prov. [Prov.]
in via [Indirizzo] n.ro [Numero]
Codice fiscale: [Codice Fiscale del cliente]
l’importo pari a euro [Importo]
Il pagamento è avvenuto [Modalità di pagamento, ad es. in contanti, tramite bonifico, assegno]
a titolo di caparra confirmatoria per la prenotazione presso [Nome dell’hotel] per il periodo dal [Data di inizio soggiorno] al [Data di fine soggiorno].
Data
[Data]
Firma
Fac simile caparra confirmatoria per un hotel Word
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Fac simile caparra confirmatoria per un hotel PDF
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