L’attestato di servizio è un documento rilasciato dal datore di lavoro che certifica in modo ufficiale l’esistenza e le caratteristiche del rapporto di lavoro di una persona. Ha valore dichiarativo e viene utilizzato per concorsi, selezioni, pratiche previdenziali e assicurative, richiesta di mutui, locazioni, permessi o agevolazioni, ricostruzioni di carriera e, nel pubblico impiego, per la valutazione di titoli e servizi. Non sostituisce la busta paga né i prospetti contributivi, ma li integra offrendo in un’unica pagina i dati anagrafici del lavoratore, la qualifica o il profilo professionale, l’unità organizzativa, la tipologia contrattuale, l’orario, la sede e le date di inizio e, se del caso, di cessazione del rapporto, oltre ad eventuali trasformazioni e periodi di aspettativa o distacco rilevanti.
Come Funziona l’Attestato di Servizio
Nel settore privato lo emette l’ufficio del personale o il legale rappresentante dell’azienda su carta intestata o in formato digitale firmato elettronicamente. Nella pubblica amministrazione lo rilascia l’ufficio competente in materia di personale, spesso tramite procedura standardizzata con firma del dirigente o del responsabile del procedimento. La richiesta può essere presentata con le modalità previste dall’ente o dall’azienda, in genere via email, PEC o portale HR, indicando il motivo per cui serve, eventuali formule richieste dal destinatario e, se necessario, la lingua. Quando il documento è destinato a un’amministrazione pubblica italiana, il lavoratore può anche autocertificare una parte delle informazioni con dichiarazione sostitutiva ai sensi del DPR 445/2000, ma molti procedimenti richiedono espressamente l’attestazione del datore.
Per essere efficace l’attestato identifica chiaramente il lavoratore con nome, cognome, luogo e data di nascita e codice fiscale, indica il datore con denominazione, sede legale e partita IVA o codice fiscale, descrive il rapporto specificando forma contrattuale, livello o categoria, CCNL applicato quando presente, data di assunzione e, se esistente, data di cessazione. È frequente riportare l’orario medio settimanale, il tempo pieno o parziale, l’eventuale trasformazione del contratto, i periodi di sospensione, i servizi prestati in sedi diverse o in distacco, le mansioni principali e l’assenza di provvedimenti disciplinari quando richiesto dal destinatario. Se l’attestato serve per concorsi o graduatorie, può essere utile inserire la formula che qualifica il servizio come “a tempo indeterminato” o “a tempo determinato” con indicazione della decorrenza utile ai fini giuridici ed economici. Se è destinato a banche o proprietari di immobili, sovente si richiede l’indicazione della retribuzione lorda o del RAL, che tuttavia implica un trattamento di dati personali più delicati e va rilasciata solo quando strettamente necessario.
Il documento vale in quanto sottoscritto dal soggetto competente. Nel cartaceo si usa firma autografa in originale con timbro dell’ente; nel digitale si utilizza di norma la firma elettronica qualificata o avanzata del dirigente o del legale rappresentante, così da garantirne autenticità e integrità. È opportuno indicare luogo e data di rilascio e, quando il destinatario lo richiede, una validità temporale, perché molte procedure accettano attestazioni rilasciate da non oltre tre o sei mesi. La trasmissione via PEC conferisce certezza legale alla consegna, mentre l’invio via email ordinaria è di regola sufficiente nei rapporti tra privati ma può non bastare in procedimenti formali. L’attestato contiene dati personali e talvolta informazioni retributive. Il datore deve rispettare il principio di minimizzazione, includendo solo ciò che è pertinente allo scopo dichiarato e omettendo dati sensibili non necessari. Se il documento è destinato a un soggetto terzo, è buona prassi indicarlo in intestazione (“Attestato di servizio destinato a…”) e trasmetterlo con canali idonei a garantirne la riservatezza. Il destinatario può verificare la veridicità contattando l’ufficio che lo ha rilasciato; per questo conviene riportare i recapiti dell’ufficio personale e il riferimento del responsabile.
L’attestato di servizio è una certificazione oggettiva di fatti lavorativi; la referenza è un giudizio soggettivo sull’operato e non ha la stessa valenza probatoria. I prospetti paga e il CUD/Certificazione unica documentano aspetti retributivi e fiscali e non sostituiscono l’attestato quando occorre provare anzianità, qualifica, orario o tipologia contrattuale. Nei concorsi pubblici si parla talvolta di “certificazione del servizio” con contenuti conformi a bandi e circolari: in questi casi è fondamentale adeguarsi al formato richiesto, perché la mancata corrispondenza può comportare l’esclusione o la mancata valutazione del titolo. Se l’attestato deve valere all’estero o presso enti stranieri, può essere necessario predisporre una traduzione giurata o una versione bilingue e, a seconda del Paese, richiedere l’apostille o la legalizzazione della firma del rappresentante, dopo aver ottenuto dal datore una firma riconoscibile dalla Prefettura o dalla Camera di Commercio. Conviene informarsi prima presso il destinatario su formato, lingua e requisiti di autenticazione per evitare integrazioni successive.
