In questo articolo mettiamo a disposizione un modello di Dichiarazione sostitutiva di atto notorio e spieghiamo a cosa serve questo tipo di documento.
Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio
La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è una dichiarazione scritta, firmata dall’interessato, con cui si attestano “stati, qualità personali o fatti” che sono a sua diretta conoscenza. È lo strumento che, nel rapporto con Pubbliche Amministrazioni e gestori di pubblici servizi, prende il posto dell’atto notorio tradizionale (reso davanti a notaio o pubblico ufficiale) ed è disciplinato dall’art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445.
Prefettura
È utile distinguere questa figura dalla dichiarazione sostitutiva di certificazione dell’art. 46 dello stesso decreto, che serve ad autocertificare dati tipizzati (per esempio nascita, residenza, cittadinanza, stato di famiglia, titoli di studio). Quando l’oggetto dell’attestazione non rientra nell’elenco dell’art. 46, oppure riguarda fatti ulteriori che l’interessato conosce direttamente, si ricorre alla dichiarazione ex art. 47.
La dichiarazione ex art. 47 può essere utilizzata non solo per “stati, qualità personali o fatti”, ma anche per attestare che una copia è conforme all’originale di un documento rilasciato o conservato da una PA, di una pubblicazione o di titoli di studio e servizio; in questo caso funge da modalità alternativa all’autentica di copia ai sensi dell’art. 19 del D.P.R. 445/2000. È una soluzione pratica e spesso sufficiente per i procedimenti amministrativi, purché la copia sia identificata con precisione.
Sul piano soggettivo, il dichiarante deve essere la persona a diretta conoscenza dei fatti e sottoscrivere la dichiarazione. La forma è semplice, ma le modalità di sottoscrizione e trasmissione sono regolate dall’art. 38 del D.P.R. 445/2000: la firma può essere apposta in presenza del dipendente addetto, oppure la dichiarazione può essere inviata con firma digitale o qualificata, oppure ancora con firma autografa accompagnata da copia non autenticata di un documento d’identità, trasmessa anche per via telematica o PEC. Queste regole valgono per gli invii a PA e gestori/ esercenti di pubblici servizi.
Quanto ai destinatari, le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi devono accettare le dichiarazioni sostitutive, riservandosi i controlli. I privati possono decidere liberamente se riceverle o pretendere documentazione diversa: non hanno l’obbligo generalizzato di accettarle, salvo che una norma speciale lo preveda nel singolo settore. Questa differenza pratica spiega perché molti modelli e istruzioni siano predisposti da enti pubblici.
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Gli effetti sono principalmente probatori e procedimentali: la PA può fondare su tali dichiarazioni l’adozione di provvedimenti, ma mantiene il potere-dovere di controllo, anche a campione o quando sorgano dubbi. Se, a seguito dei controlli di cui all’art. 71, emerga la non veridicità, scattano due conseguenze: la decadenza dai benefici eventualmente conseguiti ai sensi dell’art. 75 e la responsabilità penale per dichiarazioni mendaci ex art. 76, potendo venire in rilievo anche i reati di falso ideologico del privato in atto pubblico. La giurisprudenza ha spesso discusso i limiti e l’automaticità della decadenza, ma il perimetro legale è quello delineato dagli artt. 75 e 76.
Per la validità sostanziale è decisivo che il contenuto sia preciso, attuale e riferibile al dichiarante, che siano indicati gli estremi identificativi e che la dichiarazione rechi data e firma. Quando si attesta la conformità di copie, vanno richiamati con puntualità gli elementi che identificano l’originale (ente che lo ha rilasciato o conserva, data, numero, descrizione, pagine allegate). L’allegazione della copia del documento d’identità del firmatario, quando si usa la firma autografa non apposta in presenza dell’ufficio, non è un formalismo: rende utilizzabile la dichiarazione senza necessità di autentica.
In concreto, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio trova applicazione in numerosi procedimenti: bandi e concorsi, pratiche edilizie e commerciali, benefici e contributi, gare e contratti pubblici, pratiche universitarie, nonché nelle istanze in cui si deve comprovare un fatto non “certificabile” con l’elenco dell’art. 46. Per l’uso nell’ambito fiscale e tributario esistono modelli specifici, anche per l’attestazione di conformità di copie, resi disponibili dalle amministrazioni competenti.
Sul piano operativo, una buona dichiarazione ex art. 47 include l’intestazione normativa (“dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’art. 47 D.P.R. 445/2000”), l’identificazione completa del dichiarante, l’oggetto dell’attestazione formulato in modo chiaro e univoco, la dichiarazione di consapevolezza delle sanzioni penali ex art. 76 in caso di falsità, la data e la sottoscrizione. Se trasmessa senza firma digitale e non firmata alla presenza di un addetto, si allega la copia del documento di identità; se riguarda la conformità di copie, si elencano i documenti conformati. Queste accortezze corrispondono alla modulistica ufficiale largamente diffusa da ministeri, prefetture, università e camere di commercio.
Ricorda che la dichiarazione non “crea” diritti che non spettano: facilita il procedimento sostituendo certificazioni e atti notori e sposta sul dichiarante la responsabilità delle affermazioni rese. Proprio per questo, prima di firmare è prudente verificare i fatti attestati e, in caso di dubbio sulla fattispecie utilizzabile (art. 46 o 47, autentica o conformità di copie), consultare gli schemi e le istruzioni aggiornate dell’ente procedente o un professionista.
Esempio di Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio
Modello di Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio (art. 47 D.P.R. 445/2000)
Il/La sottoscritto/a ____________, nat a _____________ il _____________, C.F. _____________, residente in _____________, via _____________ n. ___, CAP _____________, documento di identità n. _____________ rilasciato da _____________ in data _____________, consapevole che, ai sensi degli artt. 75 e 76 del D.P.R. 445/2000, in caso di dichiarazioni mendaci, formazione o uso di atti falsi, incorre nelle sanzioni penali previste dalla legge e decade dai benefici eventualmente ottenuti, sotto la propria responsabilità
DICHIARA
che _____________.
Eventuali riferimenti utili alla verifica: pratica/istanza n. _____________ presso _____________; periodo/anno di riferimento _____________; ulteriori elementi _____________.
Luogo _____________, data _____________.
Firma del dichiarante ______________________
(Allegare copia fronte/retro di un documento di identità in corso di validità, se la sottoscrizione non è apposta in presenza dell’ufficio o non si utilizza firma digitale/PEC.)
Fac Simile Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio
Di seugito è possibile trovare il modello di Dichiarazione sostitutiva di atto notorio Word e PDF.
