In questa guida proponiamo un modello di delega per la presentazione di documenti.
Delega per Presentazione Documenti
La delega per presentazione documenti è una scrittura privata con cui il titolare di un interesse o di un rapporto autorizza un terzo a consegnare, ritirare o esibire atti presso un ufficio pubblico o un soggetto privato, senza trasferirgli la rappresentanza per compiere dichiarazioni di volontà o sottoscrivere atti che richiedono poteri formali. Serve quando non puoi recarti di persona allo sportello o quando affidi a un intermediario materiale operativo, per esempio per depositare istanze al SUAP, consegnare pratiche edilizie, presentare documenti a un ente previdenziale o tributario, ritirare certificati, referti o raccomandate, completare pratiche bancarie o assicurative, o esibire documenti richiesti in sede di verifica. La base giuridica è nei principi generali sulla rappresentanza del codice civile e nelle norme sulla semplificazione amministrativa del DPR 445/2000: per i meri atti materiali di presentazione o ritiro è sufficiente una delega semplice, mentre quando si attribuisce il potere di firmare istanze o compiere atti dispositivi occorre una procura idonea, talvolta con forma autenticata o notarile a seconda del procedimento.
Perché sia efficace, la delega deve identificare con certezza le parti e l’oggetto. Devono comparire le generalità del delegante con codice fiscale e recapiti, quelle del delegato con documento di riconoscimento, la descrizione puntuale dell’operazione autorizzata indicando ufficio destinatario, numero di pratica o riferimento, elenco dei documenti da presentare o ritirare, eventuali limiti e condizioni come la sola consegna senza facoltà di sottoscrizione o il divieto di accesso ad atti diversi da quelli elencati, la data di validità e la facoltà di revoca. La sottoscrizione del delegante va apposta in originale; quando la delega non è firmata alla presenza dell’addetto allo sportello è necessario allegare la copia del documento d’identità del delegante ai sensi dell’articolo 38 del DPR 445/2000, così da rendere utilizzabile la dichiarazione sostitutiva anche se presentata da terzi. Laddove l’ufficio lo preveda, è utile aggiungere una breve informativa/consenso al trattamento dei dati strettamente necessari all’adempimento, perché il delegato vedrà o movimenterà inevitabilmente informazioni personali.
Non tutte le deleghe sono uguali e alcuni casi richiedono cautele ulteriori. Nelle pratiche sanitarie la consegna e il ritiro di referti, cartelle cliniche o certificazioni rientrano tra i trattamenti di dati particolari, per cui gli ospedali e le ASL chiedono una delega specifica accompagnata da documento del delegante e del delegato e talvolta da modulistica proprietaria; se l’interessato è un minore o un incapace si applicano le regole sulla responsabilità genitoriale o sulla rappresentanza legale. Per il ritiro di raccomandate, atti giudiziari o notifiche è ammessa la consegna a un delegato con delega scritta e documento, ma si applicano le regole del servizio postale e delle notificazioni, che possono imporre modelli e limiti; è prudente verificare in anticipo il modulo previsto dallo specifico gestore. Per enti fiscali e previdenziali esistono canali di delega “di sistema”, come le deleghe ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate o dell’INPS, che si conferiscono su modelli dedicati e abilitano un intermediario a operare in via continuativa: in questi casi la delega semplice per la presentazione occasionale di documenti non sostituisce il conferimento formale, e l’ufficio potrebbe non accettarla per operazioni che implicano accesso a banche dati o presentazione di istanze con effetti sostanziali. Per società e enti è buona prassi utilizzare carta intestata, far firmare il legale rappresentante o un procuratore e richiamare gli estremi della visura o della procura, così da evitare obiezioni sull’effettiva legittimazione del delegante; per attività che coinvolgono il Registro delle Imprese o atti con forma vincolata può essere richiesta una procura speciale con firma autenticata, che non è surrogabile da una semplice lettera.
Sul piano probatorio conviene che la delega sia datata, che riporti la pratica o il protocollo e che sia sufficientemente specifica da impedire usi impropri; deleghe generiche o “in bianco” sono spesso rifiutate dagli uffici e, in caso di controversia, non aiutano a ricostruire chi ha fatto cosa e con quale titolo. Se l’ufficio destinatario accetta documenti via PEC, l’invio dalla casella del delegante costituisce già prova della provenienza e può rendere superflua la delega; se invece invia il delegato con la propria PEC, è opportuno allegare la delega firmata e i documenti d’identità. La validità temporale è un altro profilo da non trascurare: per una consegna o un ritiro singolo è sufficiente una delega riferita alla specifica giornata o finestra temporale; per adempimenti ripetuti nella stessa pratica si può prevedere una durata limitata e revocabile, con obbligo del delegato di restituire i documenti una volta adempiuto.
La differenza tra presentazione e sottoscrizione è sostanziale. La delega a presentare o ritirare non abilita il delegato a firmare istanze, dichiarazioni sostitutive o atti che impegnano il delegante, salvo che il testo lo preveda e che l’ordinamento lo consenta per quella tipologia; se l’atto richiede la firma del titolare o una procura in forma autenticata, una semplice delega allo sportello non è sufficiente. È quindi prudente chiarire nel testo se il delegato possa solo consegnare e ritirare, o anche “firmare per presa visione”, o ancora sottoscrivere istanze già predisposte; in caso di dubbio è preferibile non attribuire poteri dispositivi e conservare la sottoscrizione al delegante, eventualmente da apporre a distanza con firma digitale o firma autografa scansionata secondo le regole accettate dall’ufficio.
La tutela della riservatezza suggerisce di limitare i dati esposti al minimo indispensabile. Inserire in delega dati personali non pertinenti, come informazioni sanitarie o finanziarie estranee alla pratica, non aiuta e aumenta il rischio di circolazione indebita; al contrario, allegare le copie dei documenti di identità e, quando richiesto, un recapito del delegante per verifica telefonica consente all’ufficio di confermare l’autenticità senza acquisire più del necessario. In ambito aziendale è utile far firmare al delegato una presa visione delle regole di protezione dei dati e di riservatezza sui documenti che maneggia, anche solo in un rigo di responsabilizzazione in calce.
Dal punto di vista pratico la consegna o il ritiro vanno tracciati. È buona norma farsi rilasciare ricevuta con data, ora, elenco dei documenti consegnati o ritirati e timbro dell’ufficio; se il delegato consegna documenti originali, il delegante dovrebbe conservarne copia o scansione e annotare chi li ha ricevuti e per quale pratica. In caso di smarrimento o contestazione, questa traccia riduce l’incertezza. La delega è sempre revocabile con comunicazione scritta al delegato e, se opportuno, all’ufficio destinatario; se la revoca interviene a pratica in corso, va gestito il ritiro della documentazione residua e la nomina di un nuovo delegato, evitando vuoti operativi.
Esempio Delega per Presentazione Documenti
Oggetto: consegna documenti delegata a terza persona
lo sottoscritto _____________________ nato a __________________ il giorno ____________ residente a _______________________ in via ________________ n. ___________ provincia ______ , cittadinanza _________________, in possesso del documento di tipo ________________n. _______________ rilasciato da ____________________ in data __/__/_____, del quale si allega fotocopia, C.F. ______________________, consapevole delle sanzioni civili e penali previste dall’art. 76, DPR n. 445/2000 in caso di dichiarazioni mendaci e della decadenza dei benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base di dichiarazioni non veritiere di cui all’art. 75, DPR n. 445/2000
con la presente
DELEGO
a ogni effetto Il/la Sig./ra _____________________ nato a __________________ il giorno ____________ residente a _______________________ in via ________________ n. ___________ provincia ______ , cittadinanza _________________, in possesso del documento di tipo ________________n. _______________ rilasciato da ____________________ in data __/__/_____, del quale si allega fotocopia, C.F. ______________________,
alla consegna presso i Vostri uffici in nome mio e per mio conto, dei seguenti documenti:
Denominazione Data documento Tipo di certificazione
___________________ _______________ _______________________
Per un numero totale di _________ documenti.
In fede,
______________________ Il delegante
(luogo e data)
_______________________________
(firma leggibile)
In allegato
fotocopia documento di identità del delegante
fotocopia documento di identità del delegato
Modello Delega per Presentazione Documenti
Di seguito viene messo a disposizione un modulo delega presentazione documenti.
