In questa guida proponiamo un modello di autocertificazione copia conforme all’originale.
Autocertificazione Copia Conforme all’Originale
L’autocertificazione di “copia conforme all’originale” è uno degli strumenti di semplificazione più utili previsti dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Invece di chiedere all’utente copie autenticate da un pubblico ufficiale, la legge consente alla persona interessata di dichiarare, sotto la propria responsabilità, che la fotocopia o la scansione di un documento è conforme all’originale da cui è tratta. Tecnicamente non è una nuova specie di certificazione, ma una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, fondata sull’articolo 47 del D.P.R. 445/2000 e, per l’aspetto specifico della conformità di copie, sull’articolo 19 dello stesso testo unico. Il suo valore giuridico è pieno nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, che sono tenuti ad accettarla salvo i casi espressamente esclusi dalla legge; nei rapporti tra privati non c’è un obbligo generalizzato di accettazione, ma molte organizzazioni la ricevono senza difficoltà, mentre altri soggetti – come banche, notai o controparti che devono acquisire titoli destinati a circolare – possono legittimamente pretendere copie autenticate o originali.
Per comprendere come usarla bene è utile distinguere tre piani. Il primo è quello della natura del documento. L’autocertificazione serve quando si trasmette la riproduzione di atti e documenti già formati, come un diploma, un certificato rilasciato in passato, una pagina di passaporto o la copia di un atto in proprio possesso; non sostituisce la dichiarazione sostitutiva di certificazione sugli “stati, qualità e fatti” elencati dall’articolo 46, né consente di reinscrivere contenuti diversi da quelli del documento. Il dichiarante non “ricrea” il documento, ma attesta che la copia allegata è uguale all’originale. Il secondo piano è quello soggettivo. La dichiarazione dev’essere resa dal diretto interessato o da chi abbia titolo a rappresentarlo, con indicazione dell’uso cui è destinata. La responsabilità penale per falsità ricade sul dichiarante: l’articolo 76 del D.P.R. 445/2000 richiama le sanzioni previste per le dichiarazioni mendaci, con la conseguente decadenza dai benefici ottenuti e la segnalazione all’autorità giudiziaria. Il terzo piano è quello dell’obbligo di accettazione. Le amministrazioni non possono esigere copie autenticate, salvo casi particolari previsti dalla legge, e devono acquisire d’ufficio i dati già detenuti da altre amministrazioni; se l’interessato produce una copia dichiarata conforme, l’ufficio può comunque effettuare controlli successivi, ma non può respingerla perché non “autenticata”.
Sul formato non esistono formalismi sacramentali, ma la prassi consolidata aiuta a evitare contestazioni. La dichiarazione può essere apposta in calce alla fotocopia o alla stampa, oppure redatta su foglio a parte con chiaro richiamo al documento riprodotto. Il contenuto minimo comprende l’indicazione del documento originale (ente che lo ha emesso, numero, data), la dichiarazione di conformità della copia all’originale in possesso, la finalità per cui la dichiarazione è resa, il richiamo al D.P.R. 445/2000, la data e la firma del dichiarante. Quando si presenta su carta a un’amministrazione o a un gestore di pubblico servizio, si allega normalmente la fotocopia di un documento d’identità in corso di validità; se la dichiarazione è sottoscritta con firma digitale o trasmessa da una casella PEC riconducibile al dichiarante secondo le regole interne dell’ente ricevente, l’allegato del documento d’identità non è in genere necessario. Non c’è un obbligo di marca da bollo, perché si tratta di un atto rientrante nel sistema delle dichiarazioni sostitutive.
Con l’uso diffuso dei documenti informatici, il tema della “copia conforme” si intreccia con il Codice dell’Amministrazione Digitale. Se si scansiona un documento analogico e lo si invia in formato PDF insieme a una dichiarazione di conformità sottoscritta digitalmente, si produce una “copia informatica di documento analogico” accompagnata da una dichiarazione sostitutiva che attesta la conformità all’originale posseduto. Non si tratta dell’attestazione di conformità prevista dagli articoli 22 e 23-bis del CAD, che è riservata ai pubblici ufficiali o ai soggetti a ciò delegati; ma, nell’ambito dei rapporti con le amministrazioni, la combinazione di scansione e autodichiarazione soddisfa lo standard dell’articolo 19 del D.P.R. 445/2000 e consente di istruire procedimenti senza autentiche. Quando la controparte è un privato, l’efficacia pratica di questo assetto dipende dalla sua disponibilità ad accettare la soluzione semplificata: molti portali e procedure interne prevedono esplicitamente la dichiarazione di conformità per allegati caricati online.
Esistono limiti sostanziali che vale la pena conoscere. La dichiarazione non può essere usata per documenti che, per legge, devono circolare soltanto in originale o in copia autentica, come talune procure o atti notarili destinati alla trascrizione; allo stesso modo, nei procedimenti in cui la legge richiede l’autenticazione della sottoscrizione o la copia conforme rilasciata da un pubblico ufficiale, l’autocertificazione non è sufficiente. La regola, tuttavia, è che questi casi sono eccezioni e che la gran parte delle istanze amministrative può essere documentata con copie dichiarate conformi, anche perché le amministrazioni hanno l’obbligo di scambiarsi direttamente i dati tra loro. Un altro profilo da considerare è la disponibilità dell’originale. La dichiarazione di conformità si riferisce a un originale “in possesso” del dichiarante; se si vuole riprodurre un documento che è agli atti di un’amministrazione, la via naturale resta l’accesso agli atti per ottenere copia, e non l’autocertificazione della corrispondenza di una copia di copia di cui non si ha il controllo.
Nella prassi operativa conviene trattare con attenzione i casi di copie parziali o di estratti. Se si invia la riproduzione di singole pagine di un documento più ampio, la dichiarazione deve specificare che la conformità riguarda quelle pagine e indicare gli estremi dell’atto completo; se la pagina contiene allegati o timbri sul retro, la scansione deve riprodurli o la dichiarazione deve chiarire che non esistono ulteriori elementi sul verso. Nei titoli di studio e nelle certificazioni linguistiche o professionali, molti enti suggeriscono di dichiarare la conformità sia al diploma sia agli eventuali certificati di equipollenza o riconoscimento, per evitare incomprensioni sull’effettiva portata del titolo. In ambito anagrafico e di stato civile, la tendenza è addirittura a non richiedere alcuna copia, perché gli uffici acquisiscono i dati d’ufficio; ma se si allega una copia per comodità, la dichiarazione di conformità consente di chiudere il fascicolo senza autentiche.
La responsabilità connessa alla dichiarazione impone di conservare l’originale fino alla conclusione del procedimento e per un tempo ragionevole dopo, così da poter fronteggiare eventuali controlli. Se l’ufficio chiede l’esibizione dell’originale, il dichiarante deve essere in grado di mostrarlo senza indugio; la mancata esibizione può comportare l’inutilizzabilità della copia e l’applicazione delle sanzioni per dichiarazioni false. Dal punto di vista temporale non esiste una “scadenza” generale della dichiarazione di conformità: il suo valore dipende dalla permanenza della corrispondenza tra copia e originale; se l’originale viene sostituito o aggiornato, è la copia a diventare obsoleta, non la dichiarazione in sé.
Sul piano redazionale il linguaggio può essere semplice ma preciso. È buona prassi indicare il riferimento normativo, specificare che la dichiarazione è resa “ai sensi degli artt. 19 e 47 del D.P.R. 445/2000”, richiamare l’articolo 76 sulle responsabilità penali e concludere con la formula di rito sulla consapevolezza delle conseguenze in caso di falsità. In ambiente digitale, l’uso della firma elettronica avanzata o qualificata elimina problemi di riconoscimento dell’autore, e la trasmissione tramite PEC fornisce una prova forte di data e mittente. Quando la copia serve per un procedimento gestito integralmente online, molti portali mettono a disposizione un campo testuale o un checkbox che sostituisce la dichiarazione su carta; in questi casi, l’atto cliccato è pur sempre una dichiarazione sostitutiva, con gli stessi effetti giuridici e le stesse responsabilità.
Esempio Autocertificazione Copia Conforme all’Originale
DICHIARAZIONE DI COPIA CONFORME
ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000
Il/La sottoscritto/a ………………………….. …………………….. nato/a a ……………………………………….. il ……./……./…………….., e residente a …………………………………., prov. ……….., CAP …………………, in via/piazza ……………………………………… n. ……………., preso atto delle disposizioni di cui all’art. 76 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445 ,
DICHIARA
che la copia dell’atto sotto descritto ed allegato alla presente risulta conforme all’originale
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Luogo e data: ……………………………………….., ………/………./………………
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(firma per esteso e leggibile)
Chi scrive l’autocertificazione firmerà in presenza di un addetto, oppure allegando anche la fotocopia di un proprio documento di identità in corso di validità, se inviata tramite fax, mail o altro.
Di norma, i soggetti autorizzati sono i notai, cancellieri, funzionari comunali o statali, secondo gli articoli del DPR 445, che stabilisce altresì le modalità di autenticazione.
C’è una distinzione da fare per quanto riguarda le copie conformi: possono essere semplici, come pura documentazione, oppure autenticate, se riguardano atti con effetti giuridici.
L’art. 19 dello stesso DPR 445, stabilisce anche che per le copie semplici un soggetto può autocertificare una copia conforme, fornendo la pura fotocopia dell’originale, se si tratta di un documento della pubblica amministrazione, la quale si impegna a conservare l’originale, oppure si può applicare anche a documentazione fiscale che di norma rimane nelle mani del soggetto interessato.
L’art. 76 al primo comma stabilisce che chiunque rilasci dichiarazioni false o ne fa uso sarà punibile dal codice penale; il comma 2 stabilisce che l’esposizione e l’utilizzo di un atto con dati non più veritieri corrisponde ad un falso.
L’art. 47, infine, stabilisce che sarà reato ai doveri d’ufficio la mancata accettazione di una dichiarazione sostitutiva, se a norma con quanto detto nell’art. 46.
Modulo Autocertificazione Copia Conforme all’Originale
Di seguito viene messo a disposizione un modulo autocertificazione copia conforme all’originale.
