La delega è un’autorizzazione scritta con cui una persona, detta delegante, incarica un’altra persona, detta delegato, di compiere in suo nome uno o più atti che non richiedono necessariamente la presenza personale. È una scrittura privata semplice, distinta dalla procura notarile: la delega copre incombenze quotidiane come ritirare documenti, presentare istanze, incassare o consegnare plichi, gestire pratiche amministrative che l’ente consente di svolgere tramite terzi; la procura speciale, invece, è necessaria per atti che la legge riserva alla forma pubblica o all’autenticazione, come vendite immobiliari o passaggi di proprietà, e richiede il notaio. La pubblica amministrazione e molti soggetti privati accettano la delega per attività standard, ma ciascun ufficio può stabilire moduli e formalità proprie; alcune operazioni non sono delegabili o impongono la presenza fisica dell’interessato, perciò conviene verificare sempre l’avviso dell’ente competente.
Come Compilare una Delega
Compilare una delega efficace significa identificare con precisione chi autorizza, chi viene autorizzato e per quale scopo. Si parte dall’anagrafica del delegante con nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e residenza, includendo un recapito. Si prosegue indicando i dati del delegato con lo stesso grado di dettaglio, così da evitare omonimie. Si descrive poi l’oggetto in modo specifico, evitando formule vaghe: si spiega esattamente quale pratica deve essere svolta, presso quale ufficio o società, e quali poteri si conferiscono, ad esempio presentare documenti, firmare ricevute, ritirare originali o copie conformi. Se l’atto richiede di visionare o utilizzare dati personali, si inserisce un consenso circoscritto al trattamento dei dati strettamente necessari per quella finalità. È utile circoscrivere la durata, indicando se la delega vale per un singolo adempimento o fino a una certa data, così da non lasciare poteri aperti oltre il necessario. Nel testo conviene anche prevedere la possibilità di revoca, che in ogni caso è sempre possibile finché l’atto non è stato compiuto; se si revoca, lo si comunica all’ente destinatario con la stessa forma scritta e allegando documento d’identità.
Perché la delega sia utilizzabile davanti a un ufficio, la sottoscrizione del delegante deve essere riconducibile con certezza alla sua identità. Se la firma avviene allo sportello, l’addetto verifica il documento; se la delega viene presentata da terzi, normalmente si allega la copia del documento di identità del delegante, oltre a quello del delegato, così che l’ufficio possa archiviare la prova. Quando l’ente ammette l’invio telematico, la delega può essere sottoscritta con firma digitale o con identità elettronica secondo le modalità indicate; in alternativa si può firmare in modo autografo e trasmettere scansione insieme alle copie dei documenti. Se la delega proviene da una società, chi firma deve avere i poteri rappresentativi e indicare la qualifica, allegando visura o documentazione equivalente se richiesta.
La compilazione richiede attenzione al destinatario. Nel testo va indicato l’ente o il soggetto a cui la delega è rivolta, con eventuale ufficio o sportello, perché i poteri valgono soltanto per quel rapporto. Alcuni servizi, come quelli fiscali o previdenziali, pretendono modelli dedicati, codici identificativi o registrazioni preventive; in questi casi la delega “libera” non sostituisce il modulo ufficiale e va adattata alle istruzioni. Quando si tratta di ritirare valori o somme, spesso è richiesta un’indicazione espressa della facoltà di quietanzare e, talvolta, l’autenticazione della firma; se si ritirano documenti originali, è utile autorizzare il delegato a firmare per ricevuta e a sottoscrivere eventuali dichiarazioni di conformità. Nel caso di minori o persone sottoposte a tutela, il genitore o il tutore firma come delegante e specifica il titolo in forza del quale agisce, allegando, quando necessario, il provvedimento o la documentazione che attesta i poteri.
Una delega ben scritta si chiude con luogo, data e firma del delegante e, se utile, con la firma per accettazione del delegato, che non è sempre obbligatoria ma rende più chiara l’assunzione dell’incarico. Le copie dei documenti di identità vanno menzionate come allegate. Se il contenuto è sensibile o se il delegato deve accedere a banche dati, si può limitare il perimetro dei poteri e vietare sub-delege, così da mantenere il controllo. In assenza di limiti, il delegato non può comunque compiere atti eccedenti l’oggetto indicato, e l’ente destinatario deve attenersi a quanto risulta dal testo.
Esempio di Delega Generica
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], nat_ a [Comune/Prov.] il [gg/mm/aaaa], C.F. [__________], residente in [indirizzo completo], recapito [telefono/email],
in qualità di interessato/a,
DELEGA
il/la Sig./Sig.ra [Nome Cognome], nat_ a [Comune/Prov.] il [gg/mm/aaaa], C.F. [__________], residente in [indirizzo completo], a compiere in mio nome e per mio conto le seguenti attività: [descrizione precisa dell’atto: es. “ritiro del certificato __________ presso __________”, “presentazione dell’istanza n. ____ e ritiro degli esiti”], presso [ente/ufficio/società e sede].
La presente delega è valida esclusivamente per l’adempimento sopra indicato ed entro la data [gg/mm/aaaa] / ovvero fino a revoca. Autorizzo il delegato a firmare le ricevute e gli eventuali moduli necessari all’espletamento della pratica, nei limiti dell’oggetto indicato. Ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali, autorizzo il trattamento dei dati strettamente necessari all’evasione della presente richiesta.
Allego copia del mio documento di identità in corso di validità e copia del documento del delegato.
Luogo e data: [______________] Firma del delegante: __________________
Il/La delegato/a dichiara di accettare l’incarico: __________________ (firma facoltativa)
