In questa guida viene messo a disposizione un modello lettera di vettura da scaricare.
Come si Compila la Lettera di Vettura
Per “lettera di vettura” si intende il documento che fotografa il contratto di trasporto: indica chi spedisce, chi trasporta, chi riceve, che cosa si movimenta, dove e con quali istruzioni. Nelle spedizioni internazionali su strada la cornice è la Convenzione CMR: la “lettera di vettura CMR” non è requisito di validità del contratto (il trasporto esiste anche senza), ma è la prova privilegiata dei suoi termini. È emessa in tre originali firmati, uno per ciascuna parte, e accompagna la merce fino alla riconsegna; può esistere anche in forma elettronica (e-CMR) quando gli ordinamenti dei Paesi di partenza e arrivo lo consentono. Nel traffico nazionale italiano il contratto di trasporto può essere provato con qualunque scritto idoneo; nella pratica la lettera di vettura convive con il Documento di Trasporto (DDT), che attesta la circolazione fisica della merce ai fini fiscali e logistici: il DDT “parla” alla contabilità, la lettera di vettura “parla” al rapporto di trasporto. Spesso i due flussi si integrano: il vettore viaggia con CMR e allega o richiama il DDT del mittente.
Il valore giuridico del documento è essenziale sotto tre profili. Sul piano probatorio fa fede, salvo prova contraria, di ciò che le parti hanno pattuito: luoghi di presa in carico e consegna, natura e quantità delle merci, istruzioni particolari (temperatura controllata, divieto di trasbordo, contrassegno). Sul piano della responsabilità in ambito CMR la firma del vettore sulla presa in carico attesta l’apparenza esterna dei colli; eventuali riserve circostanziate (imballo danneggiato, colli non ispezionabili, peso dichiarato dal mittente) servono a non far scattare presunzioni di piena conformità. Sul piano della riconsegna la firma del destinatario e le eventuali riserve alla consegna cristallizzano lo stato dei colli e dei danni apparenti: senza riserve tempestive, le pretese per danni “visibili” si indeboliscono; per i danni occulti valgono termini brevi di denuncia. La responsabilità del vettore, salvo cause di esonero, è tipicamente oggettiva entro limiti convenzionali per chilogrammo di merce, salvo dichiarazione di valore o interesse speciale alla riconsegna riportati in lettera e accettati con sovrapprezzo.
Compilare bene la lettera di vettura significa rendere verificabili identità e obblighi. Devono comparire mittente con riferimenti completi, vettore con licenze e contatti operativi, destinatario e luogo di consegna, luogo e data di presa in carico, descrizione merceologica coerente con etichette e imballi, numero dei colli, marchi e numerazioni, peso lordo o quantità, dimensioni quando rilevanti, istruzioni particolari e rese concordate, eventuali contrassegni e divieti, dati per temperature o sigilli. Se la merce è soggetta a regimi speciali è necessario rafforzare l’informazione: pericolose (ADR) con numero ONU, classe e gruppo d’imballaggio; deperibili (ATP) con range di temperatura e mezzi idonei; rifiuti con i riferimenti ambientali e formulari dedicati; merci in “conto lavorazione”, resa per riparazione o conto visione con causali chiare e numero del DDT collegato. Il mittente risponde dell’esattezza dei dati che fornisce, specie su peso, natura e pericolosità; il vettore risponde della diligenza nel trasporto e nella custodia, e deve iscrivere riserve quando non può verificare quantità o stato dei colli. In caso di sostituzione del vettore o subvezione, il documento deve tracciare i passaggi, perché la catena delle responsabilità sia ricostruibile.
La firma non è un formalismo. Alla partenza la sottoscrizione del vettore, anche digitale nei sistemi e-CMR, è la presa in carico; all’arrivo la sottoscrizione del destinatario con indicazione di data, ora, nome leggibile e timbro è la prova di riconsegna. Le riserve devono essere precise e tempestive: “merce danneggiata” in generale serve poco, mentre “1 collo su 20 con schiacciamento lato corto; film lacerato; sigillo n. … integro/non integro” guida davvero le perizie e le responsabilità. Se la consegna è parziale o ritardata, annotazioni e timbri del punto di scarico, unitamente a tracking e geolog, diventano il corredo probatorio in caso di reclamo.
L’elettronico non cambia le regole sostanziali. La e-CMR consente la formazione, firma e conservazione digitale del documento con validità transfrontaliera dove ammessa; richiede piattaforme che garantiscano integrità, autenticità e tracciabilità degli eventi (presa in carico, transiti, consegna, riserve), e procedure condivise su come si identificano le parti e come si gestiscono offline e incidenti di rete. È opportuno stabilire a contratto chi custodisce l’originale digitale, per quanto tempo e come si forniscono esibizioni probatorie a clienti, assicuratori e autorità.
Due punti pratici spesso decisivi chiudono il cerchio. La coerenza documentale tra ordine, DDT, lettera di vettura e fatturazione evita contenziosi su smarrimenti o differenze di quantità; in caso di danno o perdita, la tempestività delle contestazioni e la documentazione fotografica allegate al documento di consegna incidono più di molte parole. Infine, quando la vendita è regolata da Incoterms, ricordare che la lettera di vettura deve riflettere la ripartizione di rischi, costi e documenti tra venditore e compratore: una resa FCA o DAP non cambia il diritto dei terzi ma orienta chi deve procurare il vettore, a chi inviare le istruzioni e quando scatta il passaggio del rischio, e il documento è lo specchio di queste scelte.
Modello Lettera di Vettura
Di seguito è disponibile un fac simile lettera di vettura.
