In questo articolo spieghiamo come scrivere una offerta commerciale e mettiamo a disposizione un fac simile. Sia che ci troviamo a scrivere un testo che poi stamperemo e invieremo come lettera, sia che venga poi spedita via email, redigere una offerta commerciale non è per niente semplice.
Prima di tutto, per riuscire a comporre una buona offerta commerciale dobbiamo riuscire a comunicare nel modo corretto e per fare questo ci dobbiamo domandare:
-A chi vogliamo rivolgerci
-Perchè vogliamo rivolgerci a questa persona o a questo gruppo di persone
-Cosa vogliamo ottenere
In base alla risposta che ci daremo riusciremo quindi a comporre una offerta commerciale perfetta.
Infatti scrivere una lettera commerciale rivolta a tutti difficilmente funziona: bisogna conoscere bene la persona o le persone a cui vogliamo scrivere, piuttosto che l’azienda a cui ci rivolgiamo. Per fare questo dovremo approfondire in tutti i modi possibili, dalle ricerche di mercato sull’azienda, alle informazioni personali riguardi i titoli di studio e gli interessi personali quanto alle persone fisiche. Conoscere le persone a cui ci vogliamo rivolgere ci consentirà di creare una offerta commercale contenente una comunicazione diretta e mirata, creata in funzione del secondo punto, ovvero perchè vogliamo rivolgerci a questa persona o a questo gruppo di persone. La lettera commerciale non deve infatti divagare o dilungarsi in temi che non hanno a che vedere con il proprio scopo. Le persone tendono a non voler perdere il proprio tempo con informazioni inutili, quindi il messaggio deve essere tale da poter far breccia immediatamente, ottenendo l’attenzione del lettore se interessato. Veniamo in questo modo al terzo punto, cosa volgiamo ottenere. Non è detto che stiamo scrivendo una offerta commerciale solo per vendere: magari possiamo essere interessati semplicemente a far conoscere il nostro nome, il nostro marchio o informare su qualche nostro nuovo servizio o prodotto. In ogni caso dobbiamo aver chiaro la reazione che vogliamo scatenare in chi legge il nostro scritto affinchè lo stesso sia efficace.
Detto questo, che possiamo considerarlo come una premessa, diciamo che, dal punto di vista tecnico, un’offerta commerciale deve spiegare quali sono i benefici che il lettore otterrà da quanto gli stiamo illustrando. Al lettore poco interessa di sapere che siamo più bravi degli altri, che siamo leader di mercato o qualsiasi altra informazione autoreferenziale, al lettore interessa piuttosto sapere cosa cambierà per lui grazie a noi.
Abbiamo già detto che la gente non ama sprecare il proprio tempo, questo significa che quanto vogliamo comunicare andrà detto subito, senza dilungarsi in lunghe premesse e tentando di essere il più brevi possibili.
Il tono formale è sempre il più adatto: non ci stiamo rivolgendo a un amico o a un familiare e un tono formale contribuisce a creare quel giusto climax di rispetto e credibilità che ci si attende da una offerta commerciale.
Impatto estetico e corretto uso della lingua italiana sono poi importanti: niete blocchi di testo che disincentivano la lettura e ovviamente niente errori di grammatica e di sintassi. Quest ultimi in particolare darebbero una impressione di poca professionalità.
Infine anche una offerta commerciale ha una propria struttura, mettiamo in intestazione i dati del mittente della lettera, quindi i nostri dati o quelli della azienda che rappresentiamo, a cui faremo seguire i dati del destinatario che posizioneremo in alto a destra. Quindi, sempre in alto a destra, sotto il destinatario inseriremo la data e il luogo cui seguirà a sinistra e in grassetto l’oggetto della lettera. Seguirà quindi il corpo dell’offerta commerciale che si chiuderà da una forma di congedo semplice e dall’antefirma, ovvero la spendita del nome dell’azienda rappresentata. Infine la nostra firma, eventuali post scriptum o allegati.