Fac Simile Offerta Commerciale

In questa guida spieghiamo come scrivere una offerta commerciale e mettiamo a disposizione un fac simile.

Come Scrivere un’Offerta Commerciale

Indipendentemente dal fatto che ci troviamo a scrivere un testo che poi stamperemo e invieremo come lettera, o che venga poi spedita via email, redigere una offerta commerciale non è per niente semplice.

Prima di tutto, per riuscire a comporre una buona offerta commerciale dobbiamo riuscire a comunicare nel modo corretto e per fare questo ci dobbiamo domandare:

-A chi vogliamo rivolgerci

-Perchè vogliamo rivolgerci a questa persona o a questo gruppo di persone

-Cosa vogliamo ottenere

In base alla risposta che ci daremo riusciremo quindi a comporre una offerta commerciale perfetta.

Infatti scrivere una lettera commerciale rivolta a tutti difficilmente funziona: bisogna conoscere bene la persona o le persone a cui vogliamo scrivere, piuttosto che l’azienda a cui ci rivolgiamo. Per fare questo dovremo approfondire in tutti i modi possibili, dalle ricerche di mercato sull’azienda, alle informazioni personali riguardi i titoli di studio e gli interessi personali quanto alle persone fisiche. Conoscere le persone a cui ci vogliamo rivolgere ci consentirà di creare una offerta commercale contenente una comunicazione diretta e mirata, creata in funzione del secondo punto, ovvero perchè vogliamo rivolgerci a questa persona o a questo gruppo di persone. La lettera commerciale non deve infatti divagare o dilungarsi in temi che non hanno a che vedere con il proprio scopo. Le persone tendono a non voler perdere il proprio tempo con informazioni inutili, quindi il messaggio deve essere tale da poter far breccia immediatamente, ottenendo l’attenzione del lettore se interessato. Veniamo in questo modo al terzo punto, cosa volgiamo ottenere. Non è detto che stiamo scrivendo una offerta commerciale solo per vendere: magari possiamo essere interessati semplicemente a far conoscere il nostro nome, il nostro marchio o informare su qualche nostro nuovo servizio o prodotto. In ogni caso dobbiamo aver chiaro la reazione che vogliamo scatenare in chi legge il nostro scritto affinchè lo stesso sia efficace.

Detto questo, che possiamo considerarlo come una premessa, diciamo che, dal punto di vista tecnico, un’offerta commerciale deve spiegare quali sono i benefici che il lettore otterrà da quanto gli stiamo illustrando. Al lettore poco interessa di sapere che siamo più bravi degli altri, che siamo leader di mercato o qualsiasi altra informazione autoreferenziale, al lettore interessa piuttosto sapere cosa cambierà per lui grazie a noi.

Abbiamo già detto che la gente non ama sprecare il proprio tempo, questo significa che quanto vogliamo comunicare andrà detto subito, senza dilungarsi in lunghe premesse e tentando di essere il più brevi possibili.

Il tono formale è sempre il più adatto: non ci stiamo rivolgendo a un amico o a un familiare e un tono formale contribuisce a creare quel giusto climax di rispetto e credibilità che ci si attende da una offerta commerciale.

Impatto estetico e corretto uso della lingua italiana sono poi importanti: niente blocchi di testo che disincentivano la lettura e ovviamente niente errori di grammatica e di sintassi. Quest ultimi in particolare darebbero una impressione di poca professionalità.

Infine anche una offerta commerciale ha una propria struttura, mettiamo in intestazione i dati del mittente della lettera, quindi i nostri dati o quelli della azienda che rappresentiamo, a cui faremo seguire i dati del destinatario che posizioneremo in alto a destra. Quindi, sempre in alto a destra, sotto il destinatario inseriremo la data e il luogo cui seguirà a sinistra e in grassetto l’oggetto della lettera. Seguirà quindi il corpo dell’offerta commerciale che si chiuderà da una forma di congedo semplice e dall’antefirma, ovvero la spendita del nome dell’azienda rappresentata. Infine la nostra firma, eventuali post scriptum o allegati.

Esempi di Offerta Commerciale

Modello 1 — Offerta commerciale per fornitura prodotti (B2B)

Intestazione
Mittente: ___________________ (Ragione sociale, P.IVA, indirizzo, PEC)
Destinatario: ___________________ (Ragione sociale, referente, ruolo)
Data: ___________________ Riferimento offerta: ___________________

Oggetto
Fornitura di ___________________ (descrizione sintetica prodotti/linea) secondo specifiche tecniche allegate.

Descrizione e quantità
Codice/Prodotto: ___________________ — Quantità: ___________________ — Prezzo unitario: € ___________________ — Totale riga: € ___________________
(aggiungere righe secondo necessità)

Valore economico
Imponibile: € ___________________
IVA: € ___________________
Totale offerta: € ___________________

Condizioni di pagamento
Pagamento: ___________________ (es. 30% ordine, 70% consegna / 60 gg DF end of month)
Coordinate bancarie: ___________________
Eventuali garanzie: ___________________

Tempi di consegna e resa
Consegna prevista: ___________________ (data/lead time)
Resa Incoterms®: ___________________ Luogo di consegna: ___________________

Validità e vincoli
Offerta valida fino al ___________________. Disponibilità salvo venduto. Eventuali listini e scontistiche possono essere aggiornati in caso di variazioni materie prime/trasporto previa comunicazione scritta.

Accettazione
Il Cliente accetta l’offerta e le Condizioni Generali allegate (sub A).
Luogo/data: ___________________ Firma: ___________________

Modello 2 — Offerta servizi di consulenza/progetto

Intestazione
Consulente/Società: ___________________ (dati completi)
Cliente: ___________________ (referente, ruolo, sede)
Data/Rif.: ___________________

Oggetto
Offerta per servizi di consulenza in ___________________ (ambito) con obiettivi: ___________________.

Ambito e deliverable
Ambito: ___________________
Deliverable previsti: ___________________
Metodologia: ___________________
Team assegnato e seniority: ___________________

Pianificazione
Durata: ___________________ (es. 12 settimane)
Milestone principali: ___________________
Luogo erogazione: ___________________ (on-site/da remoto)

Corrispettivi
Tariffa: ___________________ (giornaliera/oraria/forfait)
Valore complessivo: € ___________________ + IVA
Spese rimborsabili: ___________________ (criteri, tetti, autorizzazioni)

Termini
Pagamento: ___________________ (es. 40/40/20 su milestone)
Clausole chiave: riservatezza, IP, accettazione deliverable, variazioni d’ambito (change request) come da Condizioni Speciali allegate (sub B).
Validità offerta: fino al ___________________.

Accettazione
Il Cliente approva ambito, corrispettivi e condizioni.
Luogo/data: ___________________ Firma: ___________________

Modello 3 — Offerta abbonamento software/SaaS

Fornitore: ___________________ Cliente: ___________________ Data/Rif.: ___________________

Oggetto
Licenza d’uso e servizi SaaS “___________________” per n. ____ utenti, piano ___________________ (Basic/Pro/Enterprise).

Pacchetto incluso
Moduli attivi: ___________________
Utenti/tenant: ___________________
Storage/limiti: ___________________
Supporto: ___________________ (orari SLA, canali)
Onboarding/Training: ___________________

Prezzi e durata
Canone mensile/annuale: € ___________________ + IVA
Setup una tantum: € ___________________
Durata iniziale: ____ mesi con rinnovo automatico salvo disdetta a ____ giorni.
Sconti: ___________________ (se applicabili)

Service Level Agreement (estratto)
Disponibilità target: ____% / mese.
Tempo risposta: ____ / ____ / ____ (P1/P2/P3).
Penali/crediti di servizio: ___________________.

Termini commerciali
Fatturazione: ___________________ (anticipata/mensile/annuale)
Pagamento: ___________________
Data go-live prevista: ___________________
Validità offerta: fino al ___________________.

Accettazione
Si accettano offerta, ToS e DPA allegati (sub C).
Luogo/data: ___________________ Firma: ___________________

Modello 4 — Offerta lavori/fornitura con posa (capitolato light)

Appaltatore/Fornitore: ___________________ Committente: ___________________ Data/Rif.: ___________________

Oggetto
Fornitura e posa di ___________________ presso ___________________ secondo capitolato allegato (sub D).

Descrizione tecnica sintetica
Materiali: ___________________ (marche/standard)
Prestazioni incluse: ___________________
Esclusioni: ___________________
Sicurezza/cantierizzazione: ___________________

Prezzi
Importo a corpo: € ___________________ + IVA
(e/o) Elenco prezzi a misura: ___________________
Eventuali varianti: solo previa approvazione scritta (ordine di variazione).

Tempi
Inizio lavori: ___________________ Fine lavori: ___________________
Penali ritardo: ___________________ (se previste)
Consegna SAL / collaudo: ___________________

Pagamenti
Acconto: € ___________________
SAL: ____% a SAL n. ____, saldo a collaudo entro ____ gg.
Garanzie: ___________________ (fideiussione, ritenuta garanzia __%)

Validità e condizioni
Offerta valida fino al ___________________. Prezzi salvo imprevisti straordinari documentati come da clausola revisione prezzi (sub E).

Accettazione
Luogo/data: ___________________ Firma: ___________________

Modello 5 — Offerta pacchetto marketing/servizi ricorrenti

Agenzia: ___________________ Cliente: ___________________ Data/Rif.: ___________________

Oggetto
Pacchetto mensile “___________________” comprendente strategia, content, adv e reportistica.

Scope mensile
Strategia/editoriale: ___________________
Produzione contenuti: ___________________ (n. post/articoli/video)
Gestione ADV: ___________________ (budget a carico Cliente)
Report & KPI: ___________________ (metriche, cadenza)

Fee e budget
Fee mensile: € ___________________ + IVA
Setup iniziale: € ___________________
Budget media consigliato: € ___________________ (extra, pagato dal Cliente alla piattaforma)

Termini operativi
Durata minima: ____ mesi, preavviso recesso: ____ giorni.
Flussi approvazione: ___________________
Diritti d’uso contenuti: ___________________ (cessione/licenza, durata, territori)
Clausole: riservatezza, non esclusiva, gestione crisi, policy brand (allegate sub F).

Fatturazione/Pagamento
Fattura il giorno ____ di ogni mese, pagamento ____ gg.
Validità offerta: fino al ___________________.

Accettazione
Luogo/data: ___________________ Firma: ___________________