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Aggiornato il 6 Maggio 2022

Fac Simile di Lettera di Convocazione Riunione

Se devi organizzare una riunione importante e vuoi assicurarti che ci siano davvero tutti, allora forse conviene di più inviare una lettera formale, piuttosto che una mail o un messaggio.

In questo modo, potrai dimostrare di aver invitato quella persona e che era informata del fatto che c’era quella riunione. Ecco quali sono i dati essenziali che non devono mancare e cosa fare. Prima di tutto, scrivi chiaramente l’indirizzo completo del tuo destinatario, con nome e cognome, se utilizzi buste trasparenti da un lato, la tua lettera sembrerà più professionale.

Ora, indica chiaramente nell’oggetto Riunione prevista in data XX/XX/XXXX. Sei pronto a scrivere la tua lettera. Parti indicando di nuovo il destinatario con una formula di saluto. Gentile Nome e Cognome è la formula più utilizzata. Ricorda di inserire eventuali titoli del tuo destinatario. Ricorda che puoi inserire città e data all’inizio, prima dell’oggetto, oppure alla fine del documento, prima della firma.

Ora, sei pronto a scrivere la tua lettera. Scrivi che stai preparando una riunione e hai bisogno di incontrare quella persona. Spiega che ti farà piacere incontrarla. Indica la data della riunione e in quali date si potrebbe spostare. Ricorda al destinatario che può contattarti per definire un orario diverso o chiederti altre date utili. Se vuoi, indica anche quanto durerà più o meno la riunione e di cosa si parlerà. Infine, ricorda alla persona a cui invii la lettera di confermare la sua presenza, in modo da poter essere certi del suo arrivo in tempo. Lascia tutti i tuoi recapiti, nel caso la persona avesse bisogno di chiamarti. Le lettere ci mettono un giorno ad arrivare a destinazione nella stessa città, spesso anche meno. Ti consigliamo lo stesso di inviare la tua lettera diversi giorni prima della riunione, così potrai cambiare la data o i punti all’ordine del giorno se serve.

Completa dando i tuoi Cordiali Saluti e firmando la lettera. Le lettere di convocazione a una riunione dovrebbero essere inviate con raccomandata con ricevuta di ritorno, così saprai quando arriverà a destinazione e potrai avere la certezza che tutti i partecipanti sono stati informati della riunione. Se c’è qualcosa da portare come documenti o se ci sono dei particolari da definire insieme, ricorda di inserire questi passaggi nella tua lettera. Ora, sei pronto a inviare la comunicazione per la tua nuova riunione.

Fac Simile di Lettera di Convocazione Riunione

Atri Moduli Utili Disponibili

  1. Fac Simile di Lettera di Diffida Pagamento
  2. Modello di Verbale Riunione
  3. Modello Lettera di Accompagnamento Fattura
  4. Modello Lettera di Richiesta Sponsorizzazione

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