In questa pagina proponiamo un modello lettera di convocazione riunione da scaricare.
Come Scrivere una Lettera di Convocazione Riunione
Se devi organizzare una riunione importante e vuoi assicurarti che ci siano davvero tutti, allora forse conviene di più inviare una lettera formale, piuttosto che una mail o un messaggio.
In questo modo, potrai dimostrare di aver invitato quella persona e che era informata del fatto che c’era quella riunione. Ecco quali sono i dati essenziali che non devono mancare e cosa fare. Prima di tutto, scrivi chiaramente l’indirizzo completo del tuo destinatario, con nome e cognome, se utilizzi buste trasparenti da un lato, la tua lettera sembrerà più professionale.
Ora, indica chiaramente nell’oggetto Riunione prevista in data XX/XX/XXXX. Sei pronto a scrivere la tua lettera. Parti indicando di nuovo il destinatario con una formula di saluto. Gentile Nome e Cognome è la formula più utilizzata. Ricorda di inserire eventuali titoli del tuo destinatario. Ricorda che puoi inserire città e data all’inizio, prima dell’oggetto, oppure alla fine del documento, prima della firma.
Ora, sei pronto a scrivere la tua lettera. Scrivi che stai preparando una riunione e hai bisogno di incontrare quella persona. Spiega che ti farà piacere incontrarla. Indica la data della riunione e in quali date si potrebbe spostare. Ricorda al destinatario che può contattarti per definire un orario diverso o chiederti altre date utili. Se vuoi, indica anche quanto durerà più o meno la riunione e di cosa si parlerà. Infine, ricorda alla persona a cui invii la lettera di confermare la sua presenza, in modo da poter essere certi del suo arrivo in tempo. Lascia tutti i tuoi recapiti, nel caso la persona avesse bisogno di chiamarti. Le lettere ci mettono un giorno ad arrivare a destinazione nella stessa città, spesso anche meno. Ti consigliamo lo stesso di inviare la tua lettera diversi giorni prima della riunione, così potrai cambiare la data o i punti all’ordine del giorno se serve.
Completa dando i tuoi Cordiali Saluti e firmando la lettera. Le lettere di convocazione a una riunione dovrebbero essere inviate con raccomandata con ricevuta di ritorno, così saprai quando arriverà a destinazione e potrai avere la certezza che tutti i partecipanti sono stati informati della riunione. Se c’è qualcosa da portare come documenti o se ci sono dei particolari da definire insieme, ricorda di inserire questi passaggi nella tua lettera. Ora, sei pronto a inviare la comunicazione per la tua nuova riunione.
Esempio Lettera di Convocazione Riunione
Convocazione riunione interna (azienda/ente)
Oggetto: Convocazione riunione [Team/Reparto/Unità] – [data] ore [__ : __]
Gentile [Nome/Cognome / Colleghi del Reparto ___],
sei/siete convocati alla riunione di [team/reparto] che si terrà il [data] alle [ora] presso [sala/indirizzo] (oppure in videoconferenza su [piattaforma/link]).
Finalità e punti in agenda:
[Punto 1]
[Punto 2]
Varie ed eventuali
Materiali: [link/cartella condivisa].
Conferma presenza entro [data/ora] a [email/telefono]. In caso di impossibilità, indica un sostituto e invia eventuali note prima dell’incontro.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Struttura/Azienda] – [Contatti]
Convocazione assemblea soci/associati
Oggetto: Convocazione Assemblea [Ordinaria/Straordinaria] dei Soci – [denominazione]
Ai/Alle Sig.re/i Soci/e,
è convocata l’Assemblea [ordinaria/straordinaria] di [Denominazione] per il giorno [data] alle [ora] in prima convocazione, e, occorrendo, per il giorno [data] alle [ora] in seconda convocazione, presso [sede/indirizzo].
Ordine del giorno:
[Approvazione bilancio/consuntivo]
[Nomina organi sociali]
[Modifiche statutarie/altro]
Varie ed eventuali
Documenti disponibili presso [sede/sito/area riservata]. Ogni socio potrà farsi rappresentare con delega scritta ai sensi dello statuto. Si prega di presentarsi muniti di documento d’identità.
Distinti saluti,
[Il Presidente/Il Consiglio Direttivo]
[Recapiti – PEC/Email]
Convocazione assemblea condominiale
Oggetto: Convocazione Assemblea Condominiale – Condominio [indirizzo]
Gentile Condòmino/a,
La/Vi invito alla Assemblea del Condominio [___] che si terrà il [data] alle [ora] in [luogo/sala] (eventuale seconda convocazione: [data] alle [ora]).
Ordine del giorno:
[Approvazione rendiconto e preventivo]
[Lavori straordinari/bonus edilizi]
[Nomina amministratore/revoca]
[Regolamento – aggiornamenti]
Varie ed eventuali
Deleghe: ogni condòmino potrà delegare un altro partecipante con delega scritta. Documenti visionabili presso lo studio dell’Amministratore in [indirizzo] nei giorni [__].
Per cortesia, confermi la presenza a [contatti amministratore].
Cordiali saluti,
[L’Amministratore – Nome Cognome]
[Studio – Indirizzo – Recapiti/PEC]
Convocazione consiglio di classe/comitato genitori (scuola)
Oggetto: Convocazione riunione [Consiglio di Classe/Comitato Genitori] – Classe [___]
Alla cortese attenzione di [Docenti/Genitori della classe ___],
si comunica che il [Consiglio di Classe/Comitato Genitori] è convocato per il [data] alle [ora] presso [aula/sede] (o online su [piattaforma/link]).
Ordine del giorno:
[Andamento didattico/valutazioni intermedie]
[Progetti, uscite, PCTO]
[Comunicazioni famiglie/criticità]
Varie ed eventuali
Eventuali materiali saranno disponibili sul registro elettronico/area riservata. Si raccomanda la puntualità.
Cordiali saluti,
[Il Dirigente Scolastico/Il Coordinatore]
[Istituto – Recapiti]
Convocazione comitato di progetto / steering committee (con opzione ibrida)
Oggetto: Convocazione Steering Committee – Progetto [nome progetto] – [data] [ora]
Gentili Membri del Comitato,
siete convocati alla riunione dello Steering Committee del progetto [nome] per il [data] dalle [ora] alle [ora], in presenza presso [sala/indirizzo] e in modalità remota su [piattaforma/link] (Meeting ID/Passcode: [____]).
Agenda proposta:
Stato avanzamento lavori (milestone/indicatori)
Rischi, criticità, decisioni su [tema]
Approvazione change request [codice]
Budget e procurement update
Next steps e calendario prossime riunioni
Conferma partecipazione e preferenza presenza/remoto entro [data]. Inviare eventuali materiali o richieste di integrazione agenda a [email PMO] entro [data/ora].
Grazie,
[Project Manager / PMO – Nome Cognome]
[Azienda/Ente – Contatti]
Fac Simile di Lettera di Convocazione Riunione
Di seguito è possibile trovare il modello lettera di convocazione riunione.
