Se devi organizzare una riunione importante e vuoi assicurarti che ci siano davvero tutti, allora forse conviene di più inviare una lettera formale, piuttosto che una mail o un messaggio.
In questo modo, potrai dimostrare di aver invitato quella persona e che era informata del fatto che c’era quella riunione. Ecco quali sono i dati essenziali che non devono mancare e cosa fare. Prima di tutto, scrivi chiaramente l’indirizzo completo del tuo destinatario, con nome e cognome, se utilizzi buste trasparenti da un lato, la tua lettera sembrerà più professionale.
Ora, indica chiaramente nell’oggetto Riunione prevista in data XX/XX/XXXX. Sei pronto a scrivere la tua lettera. Parti indicando di nuovo il destinatario con una formula di saluto. Gentile Nome e Cognome è la formula più utilizzata. Ricorda di inserire eventuali titoli del tuo destinatario. Ricorda che puoi inserire città e data all’inizio, prima dell’oggetto, oppure alla fine del documento, prima della firma.
Ora, sei pronto a scrivere la tua lettera. Scrivi che stai preparando una riunione e hai bisogno di incontrare quella persona. Spiega che ti farà piacere incontrarla. Indica la data della riunione e in quali date si potrebbe spostare. Ricorda al destinatario che può contattarti per definire un orario diverso o chiederti altre date utili. Se vuoi, indica anche quanto durerà più o meno la riunione e di cosa si parlerà. Infine, ricorda alla persona a cui invii la lettera di confermare la sua presenza, in modo da poter essere certi del suo arrivo in tempo. Lascia tutti i tuoi recapiti, nel caso la persona avesse bisogno di chiamarti. Le lettere ci mettono un giorno ad arrivare a destinazione nella stessa città, spesso anche meno. Ti consigliamo lo stesso di inviare la tua lettera diversi giorni prima della riunione, così potrai cambiare la data o i punti all’ordine del giorno se serve.
Completa dando i tuoi Cordiali Saluti e firmando la lettera. Le lettere di convocazione a una riunione dovrebbero essere inviate con raccomandata con ricevuta di ritorno, così saprai quando arriverà a destinazione e potrai avere la certezza che tutti i partecipanti sono stati informati della riunione. Se c’è qualcosa da portare come documenti o se ci sono dei particolari da definire insieme, ricorda di inserire questi passaggi nella tua lettera. Ora, sei pronto a inviare la comunicazione per la tua nuova riunione.
Fac Simile di Lettera di Convocazione Riunione